Maliyet analizi, dört tür ekonomik değerlendirmeden biridir (maliyet fayda analizine, maliyet etkililik analizine ve maliyet fayda analizine ek olarak). Adından da anlaşılacağı gibi, maliyet analizi, birincil sonuçtan bağımsız olarak bir programın uygulanmasının maliyetlerine odaklanır. Maliyet analizi, bir projenin uygunluğunu veya güvenilirliğini belirlemek için herhangi bir başka ekonomik değerlendirme yapmadan önce önemli bir ilk adımdır.
Adım
Bölüm 1/3: Hedefleri ve Kapsamı Tanımlama
Adım 1. Maliyet analizine neden ihtiyaç duyulduğunu bilin
Maliyet analizinin kapsamı bu nedenlere bağlı olacaktır, bu nedenle analizin kapsamını düşünmeden önce, maliyet analizi sonuçlarının asıl sorunuza cevap vereceğinden emin olmanız gerekir.
- Sadece bir bütçe hazırlamak veya gelecek için plan yapmak için bir maliyet analizi yapıyorsanız, kapsam genellikle sadece organizasyon düzeyindedir.
- Öte yandan, belirli bir hizmetin fizibilitesini ve maliyetini belirlemek gibi daha dar ve spesifik bir amaç için, yalnızca belirli hizmetlere yönelik daha dar bir maliyet analizi gerektirebilir.
Adım 2. Maliyet analizi bakış açınızı belirleyin
Maliyet analizine neden ihtiyaç duyduğunuza ek olarak, “kimin” maliyetlerinin analiz edilmesi gerektiğini de bilmelisiniz. Bu, toplanacak verileri ve nasıl sınıflandırılacağını belirler.
- Örneğin, bir müşteriye belirli bir hizmeti sunmanın maliyetini hesaplamak isteyebilirsiniz. Eğer öyleyse, maliyetlere onun bakış açısından bakın ve alınan (veya faturalandırılacak) hizmet ücretlerinin miktarını, yere ulaşımı ve diğer maliyetleri göz önünde bulundurun.
- Sadece bir programın maliyetini bilmek istiyorsanız, genellikle şirket giderlerine bakacaksınız. Ayrıca, bir program sunmanın başka bir program teklif etmenizi engelleyip engellemediği gibi fırsat maliyetlerine de bakıyor olabilirsiniz.
Adım 3. Sunulan programları çeşitlendirin
Programı tanımlama şekliniz, maliyet dağılımının nasıl analiz edileceğini belirleyecektir. Kuruluş, kolayca ayırt edilebilen programlar yürütüyorsa, bölünme açıkça görülebilir. Çakışan programlar veya aynı kaynakları paylaşan programlar için bunların nasıl ayrılacağını belirleyin.
- Örtüşen programlar, ayrı ayrı değerlendirilmek yerine bir dereceye kadar bir araya getirilebilir. Organizasyonun işleyişine göre en mantıklı yolu seçin ve mümkün olduğunca verimli çalışmaya çalışın.
- Programların ayrıştırılması gerekip gerekmediğini belirlemek için her programın sunduğu hizmetlere, hizmetleri sunmak için gereken kaynaklara ve hizmetlerin kime verildiğine bakın. İlgili iki programda bu faktörlerin 3'ünden 2'si aynıysa, bunları bir maliyet analizinde birleştirebilirsiniz.
Adım 4. Değerlendirmek istediğiniz zaman dilimini belirleyin
Maliyetleri nasıl sınıflandırdığınız ve hesapladığınız, uzun vadeli (birkaç ay veya yıl) veya kısa vadeli (birkaç hafta veya yalnızca bir kez) gibi maliyetlerin analiz edildiği süreye bağlıdır.
- Örneğin, belirli bir hizmetin fizibilitesini belirlemeye çalışıyorsanız, önce o hizmeti üretmenin ne kadara mal olacağını belirleyin. Kuruluşun hizmetin maliyetlerini karşılayıp karşılayamayacağını belirlemek için uzun vadeli bir maliyet analizi yapacaksınız.
- Yalnızca tahminler yerine doğru gelir verileri elde etmenizi sağlayacak bir zaman aralığı seçmek genellikle daha iyidir. Bu, daha fazla ekonomik değerlendirme için temel olarak maliyet analizini kullanmayı planlıyorsanız yararlıdır.
Bölüm 2/3: Maliyetleri Sınıflandırma
Adım 1. Mümkünse önceki maliyet analizi raporlarını gözden geçirin
Kuruluş zaten bir maliyet analizi yaptıysa, aynı veya benzer bir maliyet sınıflandırma yöntemini uygulayın. Bu şekilde, iki rapor karşılaştırılabilir ve zaman içinde daha kullanışlı hale getirilebilir.
Benzer kuruluşların aynı hizmetleri yaptığı veya sunduğu maliyet analizlerine bakmayı da deneyebilirsiniz
Adım 2. Değerlendirilmekte olan programın tüm doğrudan maliyetlerini listeleyin
Doğrudan maliyetler, ekip üyeleri, hammaddeler ve malzemeler ile gerekli tüm mobilya veya teçhizat için maaşları ve faydaları içerir. Sunulan program veya hizmetin türüne bağlı olarak, sözleşme, lisans veya sigorta ücretlerine de tabi olabilirsiniz.
- Doğrudan maliyetler, bir maliyet analizinde değerlendirilen programlar veya hizmetler için özel olarak katlanılan maliyetlerdir. Bu ücret diğer programlarla paylaşılmaz.
- Kamu hizmetleri (su ve elektrik dahil) gibi genel giderler, program veya hizmetin kendi konumu varsa, doğrudan maliyetler olabilir.
Adım 3. Dolaylı maliyetler
Dolaylı maliyetler, genel idari giderleri veya yönetim maaşlarını ve ödenekleri, tesisleri, ekipmanı ve başka bir program veya hizmetin katkıda bulunduğu diğer her şeyi içerir. Dolaylı maliyet olarak sınıflandırılan şey, kuruluşun sunduğu programları veya hizmetleri nasıl ayırdığınıza bağlı olacaktır.
Özellikle ayrı bir program veya hizmet hesaplanırken bu dolaylı maliyetleri ayırmanız gerekir
Adım 4. Analizin amacını yansıtacak şekilde maliyetleri düzenleyin
Maliyet analizi raporu nihayetinde kuruluş için faydalı olmalıdır. Geniş finansal kategorilere güvenmek yerine, maliyet analizinin hedeflerini doğru bir şekilde yansıtan kategorileri seçin.
Standart kategoriler personel maliyetleri, işletme maliyetleri ve başlangıç maliyetleri olabilir. Her kategoride, hangi maliyetlerin doğrudan ve dolaylı maliyetler olarak sınıflandırıldığını belirleyin
Bölüm 3/3: Maliyetlerin Hesaplanması
Adım 1. Mali raporları ve bilgileri toplayın
Analize dahil edilmesi planlanan her bir maliyet türü için, ilgili maliyetleri hesaplayabilmek için gereken veri kaynaklarını not edin. Maliyetleri tahmin etmek istiyorsanız, güvenilir tahminler yapabilmeniz için gereken bilgileri içeren bir rapor listesi oluşturun.
- Gerçek maliyet bilgilerini mümkün olduğunca kullanın. Bu, maliyet analizinizin güvenilirliğini ve kullanışlılığını artıracaktır.
- Tahminler için, mümkün olduğunca dar bir şekilde uygulanabilecek güvenilir kaynaklar arayın. Örneğin, ücreti tahmin etmeniz gerekiyorsa, ulusal bir yerine bir şehirdeki çalışanlar için ortalama oranı kullanın.
Adım 2. Programın doğrudan maliyetlerini toplayın
Toplanan bilgileri kullanarak, doğrudan gözden geçirilen programla ilgili maaşlar, ekipman, hammaddeler ve diğer maliyetlerin masraflarını toplayın. Bu maliyetleri analiz edilen zaman aralığına uzatın.
- Uzun vadeli bir maliyet analizi yapıyorsanız, doğrudan maliyetleri önce haftalık veya aylık olarak hesaplayın, ardından genişletin.
- Personel maliyetlerini hesaplarken, ilgili programda çalışan çalışanlara sağlanan faydaların maliyetini (veya değerini) mutlaka hesaba katın.
Adım 3. Dolaylı maliyetleri analiz edilen programa tahsis edin
Dolaylı maliyetleri tahsis etmek için, her bir maliyetin birkaç program arasında nasıl bölünebileceğini belirleyin. Bundan sonra, ilgili programlardaki maliyetlerin oranını hesaplayın.
Örneğin, İK direktörünün maaşını tahsis ettiğinizi varsayalım. Bu müdür program personelinden sorumlu olduğu için maaşının kadrodaki çalışan sayısına göre bölünmesi doğaldır. Toplam 10 çalışanınız varsa ve 2'si incelenen programa veya hizmete atanmışsa, bir maliyet analizinde yönetici maaşının yüzde 20'sini programa tahsis edebilirsiniz
Adım 4. Varlığın amortismanını hesaplayın
Mobilya veya ekipman dahil olmak üzere kuruluşun sermaye varlıkları, programı uygulamak veya değerlendirilmekte olan hizmeti sağlamak için kullanılacaksa, varlığın amortismanı program veya hizmetin toplam maliyetine dahil edilmelidir.
Amortismanın hesaplanması zor olabilir. Varlıkları amortismana tabi tutma konusunda deneyimli değilseniz, bir muhasebecinin hizmetlerini kullanmanızı öneririz
Adım 5. Gizli maliyetleri göz önünde bulundurun
Değerlendirilen organizasyona ve programa bağlı olarak, bütçede veya mali geçmişinde görünmeyen ek maliyetler olabilir. Sonuçların daha güvenilir olması için bu maliyet tahminlerini analize dahil edin.
- Örneğin, bir vakıf için program maliyet analizi yapıyorsanız, gizli maliyetler gönüllü çalışılan saatlerin, bağışlanan hammaddelerin veya bağışlanan alanın tahmini değerini içerebilir.
- Gizli maliyetler ayrıca fırsat maliyetlerini de içerebilir. Örneğin, bir programı başlatmak, bir kuruluşun diğer programları sunma becerisini etkileyebilir.
Adım 6. Bulgularınıza dayanarak sonuçlar çıkarın
Maliyet analizi yapma hedefinize geri dönün ve yapılması gereken eylemi belirleyin. Program veya hizmetle ilişkili gelecekteki maliyetlerin tahminlerini veya tahminlerini de dahil edebilirsiniz.
- En azından, maliyet analiziniz belirli bir programı veya hizmeti çalıştırmanın maliyeti için gerçek bir rakam sağlayacaktır.
- Maliyet analiziniz, nihai bir karar vermeden önce daha fazla analizin gerekli olduğunu gösteren yeni soruları da gündeme getirebilir.
