Günümüzün dijital dünyasında, staj talebinde bulunmak için e-posta kullanmak giderek daha yaygın hale geliyor. Bir staj ilanı görürseniz veya olası bir staj hakkında bilgi almak isterseniz, lütfen listelenen ilgili kişiye e-posta gönderin. Normal bir mektup yazmak kadar resmi bir e-posta yazdığınızdan emin olun. Uygun selamlama, kapanış ve dilbilgisi kullanın. E-postanızı iki kez kontrol edin ve yanıt için hazır olun.
Adım
Yöntem 1/4: E-posta Yazmaya Hazırlanma
Adım 1. Profesyonel bir e-posta adresi oluşturun
İş e-postaları gönderirken net ve profesyonel bir e-posta adresi kullanın. Takma adlardan veya gereksiz sembol ve sayılardan kaçının. İsimlerin varyasyonları kullanılabilir. Örneğin: [email protected] kullanılabilir.
Mevcut e-posta adresiniz profesyonel olmayan içerik barındıran bir sosyal medya profiline bağlıysa, farklı bir adres oluşturun ve kullanın. Ayrıca sosyal medyadaki kişisel ayarları yapın
Adım 2. Şirketi araştırın
Staj talebinde bulunmadan önce, çalışmak istediğiniz şirket hakkında biraz araştırma yapın. Web sitesini ziyaret et. Şirketle ilgili haber makalelerini okuyun. Şirketinizin sosyal medya gibi erişilebilir özellikleri varsa, bunları öğrenmek için bir hafta boyunca bu özellikleri kullanın. Mektubu oluşturmak için bilginizi kullanın. Potansiyel işverenler, şirket hakkında bir şeyler bilen ve bu bilgiyi derinlemesine gösterebilen adaylara değer verir.
Adım 3. Ortak bir bağlantı bulun
Bir şirkette bir ilişkiye sahip olmak faydalıdır. Bu şirketler için anahtar kelime aramaları yapmak için LinkedIn ve Facebook gibi sosyal ağları kullanın. Şirketteki kişiler görünürse, pozisyonlarını kontrol edin. Kibarca telefonla veya yüz yüze görüşme talebinde bulunun. Staj başvuruları için yol tarifi isteyiniz.
- LinkedIn ile, bir şirkette çalışan tanıdığınız kişilerden diğer kişileri görebilirsiniz. Tanıdığınız kişilerden, sizi tanıdıklarından biriyle temasa geçirmelerini istemekten çekinmeyin. Ancak bunu dikkatli bir şekilde yapın ve aynı kişiden tekrar tekrar yardım istemeyin.
- Birçok üniversite çevrimiçi olarak mezun veritabanları sağlar. Bu siteler aracılığıyla belirli işlere veya işyerlerine sahip kişileri arayabilirsiniz. İletişim bilgilerini sağlayan mezunlar genellikle öğrencilerden e-posta veya telefon görüşmesi almaya açıktır.
- İrtibat kişinizle şirket hakkında konuşurken, staj yapmakla ilgilendiğinizi belirtin. Şirketin organizasyon yapısı, çalışma ortamı, hedefleri vb. hakkında sorular sorun.
Adım 4. Alıcıyı bulun
Staj ilanlarında irtibat kurulacak kişinin adı yer alıyor mu? Öyleyse, kişinin adını ve e-posta adresini kullanın. İlgili kişinin adı listede yoksa, stajyerleri işe almaktan kimin sorumlu olduğunu öğrenmek için şirketle iletişime geçin. Yetkili kimse yoksa, e-postanızı şirketin insan kaynakları bölümündeki kıdemli bir personele gönderin. Şirketteki herhangi biriyle konuşursanız, bunu e-postanın başında belirtebilirsiniz.
Şirket personelinin adını bulamıyorsanız, lütfen "Sayın Bay/Bayan" yazarak bir e-posta gönderin
Adım 5. Belirli bir konu başlığı yazın
Elbette, e-postanızın yüksek hacimli bir gelen kutusunda fark edilmesini istersiniz. Örneğin, “X Şirketi Staj Başvurusu: Amiral” yazabilirsiniz. Mümkünse, işveren tarafından talep edildiği gibi belirli bir konu başlığı kullanın.
Yöntem 2/4: İlk Paragrafı Yazma
Adım 1. E-postanın alıcısının adını resmi olarak söyleyin
İlk satırda, iletişim kurulacak kişinin adına, unvanına ve cinsiyetine bağlı olarak e-postayı “Sevgili Dr/Bay/Bayan Smith” ile başlatın. "Merhaba Mary" veya "Merhaba" yazmayın. Profesyonel bir mektup yazarken normalde kullandığınız formaliteleri kullanın.
Kişinin cinsiyetini belirleyemiyorsanız, tam adını belirtin. Örneğin, "Sevgili Romantik Veriler" yazın
Adım 2. Kendinizi tanıtın
E-postanın alıcısına adınızı ve durumunuzu belirtin (örneğin, X Üniversitesi'ndeki üçüncü sınıf biyoloji öğrencisi). İster çevrimiçi, ister gazetede, isterse bir irtibat kişisi aracılığıyla staj bilgilerini nasıl elde ettiğinizi açıklayın. Ortak bir muhatabınız varsa bunu hemen açıklayın. Örneğin, [program direktörü/profesörüm/vb], [unvan ve isim] yazabilir ve sizinle iletişim kurmamı önerebilirsiniz.
Adım 3. Uygunluğunuzu belirtin
İşin başlangıç ve bitiş tarihlerini ve bu tarihlerin esnek olup olmadığını açıklayınız. Örneğin, bahar dönemi stajı artı tam zamanlı yaz stajı yapmak istiyorsanız bunu da açıklayın. Haftada kaç saat çalışabileceğinizi açıklayın.
Adım 4. Stajın amacını belirtin
Kurs sınavı için staja ihtiyacınız var mı? Mümkünse, staj fırsatlarının peşinde koşmanın öncelikle deneyim kazanmak ve iş sorumlulukları ve tazminat konusunda esnek olmak olduğunu açıklayın. Stajdan kazanmayı umduğunuz becerileri yazın.
Adım 5. Şirket hakkında hayran olduğunuz yönleri açıklayın
Şirketin organizasyonuna ilişkin değerlendirmesi hakkında bildiğiniz veya düşündüğünüz bir şeyi açıklayın. Olumsuz haberlerden bahsetme. Mektubunuzu olumlu yapın. Örneğin, şunu söyleyebilirsiniz: [Şirket adı] olağanüstü bir üne sahiptir ve bu şirketin [İhmal edilen hayvan bakımı için ücretsiz bütçe] taahhüdüne değer veriyorum.
Yöntem 3/4: İkinci Paragrafı Yazma
Adım 1. Niteliklerinizi ve deneyiminizi tartışın
Birkaç cümleyle kurs, önceki iş deneyimi ve ilgili yetenekler hakkındaki bilgileri açıklayın. Bilginizin şirkete nasıl fayda sağlayabileceğini gösterin. İş pozisyonları ve gönüllü pozisyonları ve bu deneyimlerin sizi bu pozisyonlara nasıl hazırladığı hakkında bilgileri ekleyin. Şirkete nasıl katkıda bulunabileceğinizi vurgulayın. Potansiyel işverenlerin, size verilen görevleri yerine getirebileceğinize güvenmeleri gerekir.
- Güçlü fiillerle iş deneyimini tanımlayın. “İki yıldır pazarlama stajyeriydim” yazmak yerine, “Pazarlama stajyeri olarak 50 çalışanı olan bir işletme için yeni içerik oluşturuyor, dijital ve basılı broşürler tasarlıyor ve sosyal medyayı yönetiyorum.
- Beceriler, sosyal medyayı kullanmak, etkinlikler düzenlemek veya çeşitli başka şeyler olabilir.
Adım 2. Akademik veya ders dışı başarıyı listeleyin
Akademik niteliklerinizi yazın. Daha önce bir liderlik rolünüz olduysa, yükümlülüklerinizi ve/veya başarılarınızı tanımlayın. Hiç bir komiteye başkanlık ettiniz mi? Hiç bir ekibi yönettiniz mi? E-posta okuyucularınızın dikkatini kaybetmemek için kısa olun.
Kendinizi tanımlamak için sıfatlar kullanmak yerine, niteliklerinizi gösteren somut örnekler kullanın. Örneğin, "Ben hırslı bir öğrenciydim" demek yerine, "Sınıfımdaki öğrencilerin yüzde 10'unda sürekli olarak yer alıyordum" yazın
Yöntem 4/4: E-postayı Sonlandırma
Adım 1. Ne zaman iletişime geçebileceğinizi belirtin
Başvurunun durumunu takip etmek için işverenle ne zaman ve nasıl iletişime geçeceğinizi tartışın. İletişim bilgilerinizi, yani adınız, e-posta adresiniz, telefon numaranız ve uygunluk durumunuzu sağlayın. Yazabilirsiniz: Telefon veya e-posta ile ulaşılabilir. Bana ulaşamazsanız, sizi [önümüzdeki Pazartesi] arayacağım.
Adım 2. E-postayı sonlandırın
E-posta okuyucularınıza, sizinle ilgili bilgileri incelemeye zaman ayırdıkları için teşekkür etmek kibarlıktır. “Hoşçakal” gibi sıcak bir kapanışla bitirin. Daha önce telefonda veya şahsen bir e-posta okuyucusuyla konuştuysanız, "Selamlar" gibi bir selamlama kullanabilirsiniz. Resmi bir mektupta kapanış mektubu olarak "Teşekkürler" veya sadece "Selamlar" kullanmayın. Tam adınızı yazın, örneğin sadece Nita'yı değil, Nita Laksamana.
Adım 3. Ekleri inceleyin
İstenmeyen staj e-postalarına özgeçmiş eklemeyin. İşverenler, şirket aktif olarak stajyer aramıyorsa, özellikle eklerle ilgili bir işyeri politikası varsa, ekli dosyaları açmak istemeyebilir. Staj duyurusu özgeçmiş isterse, belgeyi PDF formatında ekleyin (farklı bir sistemle açıldığında biçimlendirmenin kaybolabileceği/değişebileceği Word belgesinin aksine).
Bazı işverenler e-posta eklerini açmayacaklarını belirtebilirler. Öyleyse, ön yazınızı ekleyin ve e-postanın gövdesine devam edin. İşverenlerin belgeler arasında ayrım yapmasını kolaylaştırmak için bunları birbirinden ayırdığınızdan emin olun
Adım 4. Söz verildiği gibi takip edin
Şirketten haber alamazsanız, başka bir e-posta gönderin veya tercihen bir telefon görüşmesi yapın. Şu şekilde yazabilirsiniz: Sayın Dr. Hansen, benim adım [adınız] ve geçen hafta [sonbahar] bir staj fırsatı hakkında gönderdiğim bir e-postayı takip ediyorum. Bu pozisyonu tartışma fırsatını takdir ediyorum. Teşekkürler. Saygılarımla, Nita Amiral.
İpuçları
- E-posta mesajları geçici bir iletişim aracı olma eğiliminde olduğundan, bir kapak mektubu eklemek resmi bir his yaratır. Bir kapak mektubu ekliyorsanız, e-posta mesajı kısa ama kibar olmalı, işverene hitap etmeli, kim olduğunuzu, neden başvurduğunuzu belirtmeli ve özgeçmiş ve kapak mektubunun ekte olduğunu açıklamalıdır. E-posta mesajına adınızı yazın ve iletişim bilgilerinizi girin.
- Normal bir e-posta gibi bir e-posta oluşturmayın. İşverenlerin staj aramak için genel yöntemler kullanmadığınızı bilmeleri için gönderdiğiniz her e-posta hakkında spesifik olun.
