Standart Çalışma Prosedürü (SOP), bir görevi gerçekleştirme adımları hakkında bilgilerden oluşan bir belgedir. Mevcut bir SÇP'nin yalnızca değiştirilmesi ve güncellenmesi gerekebilir veya sıfırdan yazmanız gereken bir senaryoda olabilirsiniz. Çok iş gibi görünebilir, ama gerçekten çok, çok, "çok" kapsamlı bir liste. Başlamak için Adım 1'e bakın.
Adım
Bölüm 1/3: SOP Formatınızı Oluşturma
Adım 1. Formatınızı seçin
SÇP'leri yazarken doğru ya da yanlış yoktur. Bununla birlikte, şirketinizde, bir görevi gerçekleştirmenin tercih edilen yolunu özetleyen, biçimlendirme için bir kılavuz olarak başvurabileceğiniz birkaç SÇP'si olabilir. Durumunuz buysa, şablon olarak mevcut bir SÇP'yi kullanın. Durum böyle değilse, birkaç seçeneğiniz vardır:
- Basit adımlar formatı. Bu, kısa, birkaç olası sonucu olan ve doğrudan konuya yönelik rutin bir prosedür içindir. Gerekli belgeler ve güvenlik yönergelerinin yanı sıra, bu belge okuyucu için yürütme emirlerini içeren basit cümlelerin bir listesidir.
- Adım adım biçim. Bu genellikle uzun prosedürler içindir - bazı karar verme, açıklama ve terminolojiyi içeren on adımdan fazla prosedürler. Bu liste genellikle belirli bir sırayla alt adımları olan ana adımlardır.
- Akış çizelgesi formatı. Prosedür daha çok sonsuz olası sonuçları olan bir haritaya benziyorsa, en iyi seçeneğiniz bir akış şeması olabilir. Sonuçlar her zaman tahmin edilebilir değilse, seçmeniz gereken format budur.
Adım 2. Okuyucularınızı düşünün
SÇP'nizi yazmadan önce göz önünde bulundurmanız gereken üç ana faktör vardır:
- Okuyucularınızın ön bilgisi. Kuruluşunuza ve prosedürlerine aşinalar mı? Terminolojiyi biliyorlar mı? Dilinizin okuyucunun bilgisi ve yatırımıyla eşleşmesi gerekir.
- Okuyucunuzun dil becerileri. Dilinizi anlamayan kişilerin SÇP'nizi "okuma" şansı var mı? Bu mümkünse, resim ve diyagramları alt yazılarla birlikte eklemek iyi bir fikirdir.
- Okur kitleniz. SÇP'nizi aynı anda birçok kişi okuyorsa (her biri farklı bir role sahip), belgeyi oyundaki bir konuşma gibi biçimlendirmeniz gerekir: eylemi 1. kullanıcı gerçekleştirir, ardından 2. kullanıcı vb. Bu şekilde, her okuyucu, sorunsuz çalışan bir iş motorunun nasıl ayrılmaz bir parçası haline geldiklerini görebilir.
Adım 3. Bilginizi düşünün
Sonuç olarak: Bunu yazacak doğru kişi siz misiniz? Bu sürecin ne içerdiğini biliyor musunuz? Hata olasılığı var mı? Nasıl güvenli hale getirilir? Değilse, başka birine vermeniz daha iyi olabilir. Kötü yazılmış SÇP'ler - hatta yanlış - sadece üretkenliği azaltmakla ve organizasyonel başarısızlığa yol açmakla kalmaz, aynı zamanda güvensiz olabilir ve ekibinizden çevreye kadar her şey üzerinde olumsuz bir etkisi olabilir. Kısacası, bu almanız gereken bir risk değil.
Bu size verilen bir projeyse ve tamamlamanız gerektiğini (veya mecbur olduğunuzu) düşünüyorsanız, günlük prosedürleri tamamlayanlardan yardım istemekten çekinmeyin. Mülakatlar yapmak, SOP oluşturma sürecinin ortak bir parçasıdır
Adım 4. Kısa veya uzun SÇP'ler arasında karar verin
Protokollere, terminolojiye vb. aşina olan ve daha çok bir kontrol listesi olan kısa, özlü bir SÇP'den yararlanacak bir grup kişi için bir SÇP yazıyor veya güncelliyorsanız, bunu kısaltılmış biçimde yazabilirsiniz.
Temel hedefler ve ilgili bilgilerin (tarih, yazar, kimlik numarası vb.) dışında, bu sadece kısa bir adım listesidir. Ayrıntılar veya açıklama gerekmiyorsa, bunu nasıl yapmanız gerektiği aşağıda açıklanmıştır
Adım 5. SÇP'nizin amacını hatırlayın
Açık olan şu ki, kurumunuzda defalarca tekrarlanan prosedürleriniz var. Ancak bu SÇP'nin yararlı olmasının özel bir nedeni var mı? Güvenlik vurgusu yapılmalı mı? Uyum önlemleri? Bu SÇP, eğitim için mi yoksa günlük aktiviteler için mi kullanılıyor? SOP'larınızın ekibinizin başarısı için önemli olmasının bazı nedenleri şunlardır:
- Uyumluluk standartlarının karşılandığından emin olmak için
- Üretim gereksinimlerini en üst düzeye çıkarmak için
- Prosedürün çevre üzerinde kötü bir etkisi olmamasını sağlamak için
- Güvenliği sağlamak için
- Her şeyin programa göre gittiğinden emin olmak için
- Üretimde başarısızlığı önlemek için
-
Eğitim belgesi olarak kullanılacak
SÇP'nizin neyi vurgulaması gerektiğini biliyorsanız, yazınızı bu noktalar etrafında oluşturmak daha kolay olacaktır. SOP'nizin ne kadar önemli olduğunu görmek de daha kolay olacaktır
Bölüm 2/3: SÇP'nizi yazma
Adım 1. Gerekli malzemeyi örtün
Genel olarak teknik SÇP'ler, prosedürün kendisinden "ayrı" olan dört unsurdan oluşur:
- Baş sayfa. Buna 1) prosedürün başlığı, 2) SÇP'nin kimlik numarası, 3) yayınlandığı veya revize edildiği tarih, 4) SÇP'nin uygulandığı kurum/bölüm/şube adı ve 5) SÇP'nin uygulandığı kurum/bölüm/şube dahildir. SÇP'yi hazırlayan ve onaylayanların imzası. Bu bölüm, aktarılan bilgiler açık olduğu sürece herhangi bir formatı kullanabilir.
- içindekiler listesi. Bu, yalnızca kolay başvuru için SÇP'niz yeterince uzunsa gereklidir. Burada bulacağınız basit bir standart çerçevedir.
- Kalite Güvence / Kalite Kontrol. Bir prosedür incelenemiyorsa iyi bir prosedür değildir. Okuyucuların istedikleri sonuçları aldıklarından emin olabilmeleri için gerekli materyalleri ve ayrıntıları hazırlayın. Bu materyal, performans değerlendirme örnekleri gibi diğer belgeleri içerebilir.
-
Referans. Kullanılan veya önemli olan tüm referansları yazdığınızdan emin olun. Başka SOP referansları kullanıyorsanız, gerekli bilgileri eke eklediğinizden emin olun.
Kuruluşunuzun bu SÇP'den farklı bir protokolü olabilir. Kullanabileceğiniz önceki bir SÇP varsa bu yapıyı göz ardı edin ve yapılan prosedürü takip edin
Adım 2. Prosedürün kendisi için aşağıdakileri eklediğinizden emin olun:
- Kapsam ve Uygulama. Başka bir deyişle, sürecin amacını, sınırlarını ve sürecin nasıl kullanıldığını açıklar. Standartları, düzenleyici gereklilikleri, rolleri ve sorumlulukları ve ayrıca girdileri ve çıktıları kapsar.
-
Metodoloji ve prosedürler.
İşin püf noktası - gerekli ekipman da dahil olmak üzere önemli olan adımları ayrıntılı olarak listeleyin. Sıralı prosedürleri ve karar verme faktörlerini dahil edin. "Ön varsayımı" ve olası müdahale veya güvenlik hususlarını belirtin.
- Terminoloji açıklaması. Kısaltmaları, kısaltmaları ve ortak terim olmayan tüm ifadeleri açıklayın.
- Sağlık ve güvenlik uyarısı. Ayrı bir bölümde ve bir sorun oluştuğunda adımlar ile birlikte yazılacaktır. Bu bölümü atlamayın.
-
Ekipman ve malzemeler.
Gerekli şeylerin tam listesi ve ekipmanın, ekipman standartlarının vb. ne zaman ve nerede bulunacağı.
-
Uyarılar ve kesintiler. Temel olarak, sorun giderme kısmı. Oluşabilecek olası sorunları, nelere dikkat edilmesi gerektiğini ve ideal nihai ürünü nelerin etkileyebileceğini listeleyin.
- SÇP'nizin kafa karıştırıcı uzun cümleler içermemesi ve kolay referans olması için bu konuların her birine kendi bölümünü (genellikle sayılar veya harflerle belirtilir) verin.
- Bu tam bir liste değil, prosedür adımlarının sadece küçük bir kısmı. Kuruluşunuz, dikkat edilmesi gereken diğer yönlerden bahsedebilir.
Adım 3. Yazınızı kısa ve okunması kolay tutun
Muhtemelen okuyucularınız bu SÇP'yi eğlence için okumayı seçmemiştir. Bu belgeyi kısa ve net tutmak isteyeceksiniz - aksi takdirde dikkatleri dağılacak ve belgeyi ürkütücü ve anlaşılması zor bulacaklar. Genel olarak, cümlelerinizi mümkün olduğunca kısa tutun.
- İşte kötü bir örnek: Kullanmaya başlamadan önce hava çıkışındaki tüm tozu temizlediğinizden emin olun.
- İyi bir örnek aşağıdaki gibidir: Kullanmadan önce hava çıkışındaki tüm tozu temizleyin.
- Genel olarak, "siz" kelimesini kullanmayın. Bu kelime ima edilmelidir. Aktif bir sesle konuşun ve cümlelerinize komut fiilleriyle başlayın.
Adım 4. Gerekirse, bir görevi tamamlama sürecine dahil olan görevlilerle görüşün
Yapmak isteyeceğiniz son şey tamamen yanlış bir SÇP yazmaktır. Takımın güvenliğini, etkinliğini, zamanlarını tehlikeye atıyorsunuz ve süreci, takım arkadaşlarınızın rahatsız edici bulabileceği bir şey düşünmeden açıklıyorsunuz. Gerekirse soru sorun! Elbette tam prosedürü yazmak isteyeceksiniz.
Tüm rol ve sorumlulukları kapsaması için bilmiyorsanız çeşitli kaynaklara sorabilirsiniz. Bir ekip üyesi standart işletim prosedürlerini takip etmeyebilir veya başka bir üye prosedürün yalnızca bir kısmında yer alabilir
Adım 5. Uzun metni diyagramlara ve akış şemalarına ayırın
Sizi korkutan belirli bir veya iki adımı eklerseniz, okuyucuların işini kolaylaştırmak için bir grafik veya diyagram oluşturun. Bu, belgenin okunmasını kolaylaştıracak ve her şeyi anlamaya çalıştıktan sonra zihne bir duraklama sağlayacaktır. Ek olarak, belgeleriniz daha eksiksiz ve iyi yazılmış olacaktır.
SÇP'nizi güçlendirmek için çizelgeler veya diyagramlar eklemeyin; bunu yalnızca gerektiğinde veya dil engelini aşmaya çalışıyorsanız yapın
Adım 6. Her sayfada bir kontrol belgesi gösterimi olduğundan emin olun
SOP'niz büyük olasılıkla birçoğundan biridir - bu nedenle, kuruluşunuzun muhtemelen her şeyi belirli bir referans sistemiyle kataloglayan bir tür büyük veritabanı vardır. SOP'niz bu referans sisteminin bir parçasıdır ve bu nedenle bulunması için belirli bir tür kodu gerektirir. Notasyonu faydalı bulacağınız yer burasıdır.
Her sayfanın sağ üst köşesinde kısa bir başlık veya kimlik numarası, revizyon numarası, tarih ve "sayfa # / #" olmalıdır (çoğu formatta). Kuruluşunuzun tercihlerine bağlı olarak bir dipnota ihtiyacınız olabilir (veya yukarıdaki gösterimi bir dipnota yazabilirsiniz)
Bölüm 3/3: Başarının ve Doğruluğun Sağlanması
Adım 1. Prosedürü test edin
Prosedürünüzü test etmek istemiyorsanız, muhtemelen iyi yazmamışsınızdır. Süreç hakkında sınırlı bilgisi olan birinin (veya genel bir okuyucu temsilcisinin) onlara rehberlik etmesi için SÇP'nizi kullanmasını sağlayın. Hangi sorunlarla karşılaştılar? Eğer öyleyse, sorunu çözün ve gerekli onarımları yapın.
- SOP'nizi birkaç kişinin test etmesi en iyisidir. Farklı bireyler, farklı türde yanıtlara izin vererek (yararlı olması beklenen) farklı sorunlar yaşayacaklardır.
- Prosedürü daha önce hiç yaptırmamış biri üzerinde test ettiğinizden emin olun. Önceden bilgisi olan herkes görev adımlarını gerçekleştirmek için SÇP'niz aracılığıyla değil kendi bilgilerine güvenecektir, bu nedenle amacınıza ulaşılamaz.
Adım 2. SÇP'nizi prosedürü uygulayan kişiler tarafından gözden geçirin
Sonunda, patronunuzun SÇP hakkındaki görüşü gerçekten önemli değil. Bu SÇP, ilgili işi gerçekten yapanlar için önemlidir. Bu yüzden SÇP'yi patrona göndermeden önce, işi yapacak (veya yapmış) kişilere işi gösterin. Ne düşünüyorlar?
Onları dahil etmek ve sürecin bir parçası olduklarını hissettirmek, SÇP'lerinizi kabul etme olasılıklarını artıracaktır. Hatta bazı harika fikirleri bile olabilir
Adım 3. Danışmanınızın ve Kalite Güvence ekibinin SÇP'yi gözden geçirmesini sağlayın
Ekip size yeşil ışık yaktıktan sonra danışmanınıza gönderin. Gerçek içeriğe verdikleri girdi daha az olabilir, ancak herhangi bir şeyi kaçırdıysanız, SÇP'nizin biçim gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını ve ayrıca SÇP'yi resmileştirme ve sisteme girme protokolünü size söyleyeceklerdir.
- Bu onayların denetim izini sağlamak için bir belge yönetim sistemi kullanarak onay için doğrudan SÇP'ler. Bu süreç bir organizasyondan diğerine farklılık gösterebilir. Temel olarak, işlerin yönergelere ve kurallara uymasını istiyorsunuz.
- Yetkili imzalar gereklidir, ancak çoğu kuruluş artık elektronik imzaları kabul etmekten çekinmemektedir.
Adım 4. Onaylandıktan sonra SÇP'nizi uygulamaya başlayın
Bu, söz konusu çalışan için resmi bir eğitim olabilir (sınıf eğitimi, bilgisayar tabanlı eğitim vb.) veya SOP kağıdınızın banyoda asılı kalması anlamına gelebilir. Ne olursa olsun, işinizi yayın! Bunu yapmak için çok çalıştın. İltifat alma zamanı!
SOP'lerinizin güncel kaldığından emin olun. Bu SÇP güncel değilse, güncelleyin, güncellemelerin yeniden onaylanmasını ve belgelenmesini sağlayın, ardından SÇP'yi gerektiği gibi yeniden dağıtın. Ekibinizin güvenliği, üretkenliği ve başarısı bu SÇP'lere bağlıdır
İpuçları
- Paydaşları her zaman dahil etmeyi unutmayın, böylece belgelenen süreç gerçek süreç olur.
- Netlik için kontrol edin. Çifte yorum olmadığından emin olun. Prosedüre aşina olmayan birine prosedürü gösterin ve prosedür hakkında ne düşündüklerini söylemelerini isteyin; Şaşırmış olabilirsiniz.
- Okuyucuların süreci net bir şekilde görebilmesi için akış şemaları ve görüntü temsilleri kullanın.
- Adımları açıklamak için basit Endonezyaca kullanın.
- Onay almadan önce insanlardan belgenizi incelemelerini isteyin.
- Her sürüm değişikliği için belge geçmişinin kaydedildiğinden emin olun.
