İş planı, bir ekibin ve/veya kişinin bu amaca ulaşmasına yardımcı olabilecek bir dizi hedef ve süreçtir. Bir iş planını okuyarak, bir projenin ölçeğini daha iyi anlayabilirsiniz. İster işyerinde ister akademide kullanılsın, iş planları projeleri düzenli tutmanıza yardımcı olur. Bir iş planı aracılığıyla, neyi başarmak istediğinizi bilerek süreci küçük, hafif görevlere bölersiniz. Bir sonraki projenize daha iyi hazırlanmak için nasıl bir iş planı oluşturacağınızı öğrenin.
Adım
Adım 1. İş planınızın ne için olduğuna karar verin
Bir iş planı geliştirmemizin birçok nedeni var. Projeye iyi hazırlanabilmeniz için bu hedefi önceden belirleyin. Unutmayın, çoğu iş planı belirli bir süre için geçerlidir, örneğin 6 ay veya 1 yıl.
- Ofiste bir çalışma planı, patronunuzun önümüzdeki birkaç ay içinde hangi projeler üzerinde çalışacağınızı bilmesine yardımcı olur. Patronunuz bu bilgilere genellikle yıllık performans incelemesinden sonra veya ekibiniz büyük bir proje üzerinde çalışırken ihtiyaç duyar. Bir çalışma planı, şirketin yeni bir takvimin veya mali yılın başında yaptığı bir stratejik planlama oturumunun sonucu da olabilir.
- Akademik dünyada, çalışma planları öğrenciler tarafından büyük projeler üzerinde çalışmak için veya öğretim görevlileri tarafından dönem başına bir ders programı tasarlamak için uygundur.
- Kişisel projeler için bir iş planı size ne yapmayı planladığınız, nasıl yapacağınız ve ne zaman tamamlamayı planladığınız hakkında bir fikir verir.
Adım 2. Bir giriş ve arka plan yazın
Profesyonel bir çalışma planı için bir giriş ve arka plan yazmalısınız. Patronunuz veya yöneticiniz, iş planını anlamak için ihtiyaç duydukları bilgileri alacaktır. Öte yandan, akademik çalışma planları genellikle bir giriş ve arka plana ihtiyaç duymaz.
- Giriş kısa ve ilgi çekici olmalıdır. Patronunuza bu iş planını neden yaptığınızı hatırlatın. Onu belirli bir süre üzerinde çalışacağınız bir projeyle tanıştırın.
- Arka plan, iş planını neden oluşturduğunuzu vurgulamalıdır. Bunu, örneğin, en son raporun ayrıntılarını veya istatistiklerini sunarak, ele alınması gereken sorunları belirleyerek veya önceki projeler üzerinde çalışırken aldığınız girdi ve geri bildirimlere dayalı diğer nedenleri belirleyerek yapabilirsiniz.
Adım 3. Amaçları ve hedefleri tanımlayın
Hedefler ve hedefler birbiriyle ilişkili iki şeydir. Çalışma planında her ikisi de sonuçların elde edilmesini sağlar. Aradaki fark, hedeflerin genel, hedeflerin daha spesifik olmasıdır.
- Hedefler, projenizin genel resmidir. Çalışma planından istediğiniz nihai sonuçları yazın. Kapsama alanının geniş olduğundan emin olun. Örneğin, bir araştırma makalesini tamamlamak veya yazmayı öğrenmek istediğinizi varsayalım.
- Hedefler spesifik ve somut olmalıdır. Başka bir deyişle, tamamladığınızda hedef listenizdeki adımların üzerini çizebilmelisiniz. Araştırma makaleniz için görüşülebilir kaynaklar bulmak, iyi bir hedef örneğidir.
- Mevcut hedefler çok çeşitliyse, bunları uzun vadeli bölümlere ayırabilirsiniz. kısa boylu, dönem orta, ve terim uzun. Örneğin, şirketin kısa vadeli hedef kitle sayısını üç ayda %30 artırma hedefi, uzun vadeli markanın sosyal medyadaki görünürlüğünü bir yıl güçlendirme hedefinden farklıdır.
- Hedefler genellikle belirli anlamlara sahip eylem fiilleri kullanılarak aktif cümleler halinde yazılır. Örneğin, "planla", "yaz", "iyileştir" ve "ölç". "Öğrenmek", "anlamak" ve "bilmek" gibi belirsiz anlamları olan fiillerden kaçının.
Adım 4. "SMART" hedefleri olan bir çalışma planı geliştirin
SMART, iş planlarında daha somut ve uygulanabilir sonuçlar aramak için yaygın olarak kullanılan bir kısaltmadır.
- Özel ayrıntılı demektir. Kim için tam olarak ne yapacağız? Hizmet edeceğiniz nüfusu ve onlara yardım etmek için kullanacağınız belirli eylemleri tanımlayın.
- Ölçülebilir ölçülebilir demektir. Hedef nicel ve ölçülebilir mi? Sonucu hesaplayabilir misin? Çalışmayı "2012'de Güney Afrika'daki sağlık seviyeleri iyileşecek" şekilde mi planladınız? Yoksa bunu "Güney Afrika'daki yeni doğanlar arasında HIV/AIDS enfeksiyonu vakalarının sayısı 2020'ye kadar %20 düşecek" şeklinde mi yapılandırıyorsunuz?
- Başarılabilir ulaşılabilir demektir. Elinizdeki kaynaklarla ayrılan süre içinde tamamlayabilir misiniz? Var olan tüm sınırlamalar göz önüne alındığında, hedefiniz gerçekçi olmalıdır. Şirketiniz küçükse, satışları %500 artırmak mantıklıdır. Satışları %500 artırmak, pazara hakim olan bir şirket için neredeyse imkansız bir hedeftir.
- İlgili ilgi alanları ile ilgilidir. Hedefin, arzu ettiğiniz hedef veya strateji üzerinde bir etkisi olacak mı? Genel sağlık için önemli olmasına rağmen, lise öğrencilerinin boy ve kilosunu ölçmenin doğrudan ruh sağlığı prosedürlerinde değişikliklere yol açabileceği doğru mu? Hedeflerinizin ve çalışma yöntemlerinizin açık ve sezgisel bir bağlantıya sahip olduğundan emin olun.
- zamana bağlı zamana bağlı. Hedefe ne zaman ulaşıldı ve/veya bunu başardığınızı ne zaman anladınız? Proje bitiş tarihini belirleyin. Ayrıca, varsa, tüm sonuçların elde edilmesiyle projenizin erken sona ermesine ne tür bir nihai sonucun neden olabileceğini de belirtin.
Unutmayın, değişikliği hesaplamak için bir temel sayının belirtilmesi gerekir. Güney Afrika'da kaç yenidoğana HIV/AIDS bulaştığını bilmiyorsanız, vaka sayısının %20 oranında azalmasını nasıl sağlayabilirsiniz?
Bazı durumlarda, çalışma planınızdaki hedeflere ulaşılabilir olduğundan emin olmak için bir uzmana danışmanız gerekebilir
Adım 5. Sahip olduğunuz kaynakları listeleyin
Bu listeye, amaç ve hedeflerinize ulaşmak için ihtiyacınız olan her şeyi yazın. Kaynaklar, çalışma planınızın ne için olduğuna bağlı olarak çeşitli biçimler alır.
- Ofisteki kaynaklar arasında finansal bütçeler, çalışanlar, danışmanlar, binalar veya odalar ve kitaplar bulunur. Çalışma planı daha resmi ise ayrıntılı bir bütçe ekleyebilirsiniz.
- Akademideki kaynaklar arasında kütüphanelere erişim; kitaplar, gazeteler ve dergiler gibi araştırma materyalleri; bilgisayar ve internet erişimi; ve ayrıca sorularınız olduğunda size yardımcı olabilecek profesörler veya diğer kişiler.
Adım 6. Mevcut sınırlamaları tanıyın
Sınırlar, amaç ve hedeflerinize ulaşma çabalarınızın önüne geçebilecek engellerdir. Örneğin, okulda veya kolejde araştırma ödevleri yaparken, programınız çok sıkışık oluyor, bu yüzden iyi araştırma yapamıyor ve yazamıyorsunuz. Bu nedenle, sınırınız yoğun bir programdır. Çalışma planınızı etkili bir şekilde tamamlayabilmeniz için dönem boyunca diğer taahhütleri ortadan kaldırmayı deneyin.
Adım 7. Kim sorumlu?
Hesap verebilirlik, iyi bir planın önemli bir unsurudur. Her görevi tamamlamaktan kim sorumludur? Bir görev üzerinde çalışan bir ekip olsa bile, görevin zamanında tamamlanmasından bir kişi sorumlu olmalıdır.
Adım 8. Bir strateji yazın
İş planınızı gözlemleyin, ardından hedeflerinizi ve hedeflerinizi gerçekleştirmek için kısıtlamaların üstesinden gelirken kaynaklarınızı nasıl kullanacağınıza karar verin.
- Ayrıntılı bir eylem listesi yazın. Hedeflerinize ulaşmak için her gün veya her hafta ne olması gerektiğini belirleyin. Ayrıca diğer ekip üyelerinin yapması gereken işlemleri de listeleyin. Bu bilgileri düzenlemek için proje yönetimi yazılımı veya kişisel bir takvim kullanabilirsiniz.
- Bir program yapın. Geçici bir çalışma programı oluşturabilirsiniz, ancak zaman zaman öngörülemeyen olaylar veya durumlar ortaya çıkabilir. Bu nedenle, gecikmeleri önlemek için programınızda yer açın.
İpuçları
- Projeniz büyükse kilometre taşlarını tanımlayın. Kilometre taşları, bir proje boyunca belirli hedeflere ulaşıldığını vurgulayan noktalardır. Sürecin ne kadar ilerlediğini gözlemlerken ve aynı zamanda iş planından sapmadığından emin olduğunuzda bunu bir yansıma noktası olarak da düşünebilirsiniz.
- Size uygun bir iş planı oluşturun. İsteğinize veya ihtiyaçlarınıza bağlı olarak ayrıntılı olabilir, kapsamlı olabilir. Resim ve renkleri kullanarak bir kağıda veya profesyonel bir yazılımla yazabilirsiniz. Sizin için en doğal ve etkili olanı kullanın.
