Günümüzde e-posta, SMS, telefon ve anlık mesajlaşma uygulamaları dışında en yaygın kullanılan iletişim araçlarından biridir. E-posta göndermek çok yaygın bir faaliyet haline geldi, o kadar çok insan iyi bir e-posta yazmayı unutuyor. İyi bir e-posta, ilettiği mesajda profesyonellik ve dürüstlük gösterir, bu nedenle bir e-posta mesajını nasıl biçimlendireceğinizi bilmelisiniz.
Adım
Adım 1. E-postanın konusunu yazın
E-posta mesajının konusu, mesaj içeriğinin kısa bir özeti olarak hizmet eder. E-postanızın konusu, alıcıya e-postanın içeriği hakkında birkaç kelimeyle bir fikir verebilmesi için tam hedefte olmalıdır.
- Örneğin, işle ilgili bir e-posta gönderiyorsanız, "Arabanızı seviyorum. Güzel mavi, güzel lastikler de" gibi çok fazla ayrıntı içeren uzun bir konu yapmayın.
- E-postayı "Mavi bir sedan almakla ilgileniyorum" gibi bir konuda göndererek ne demek istediğinizi açıklayın.
Adım 2. Uygun selamları kullanın
E-postaya hemen söylemek istediklerinizle başlamayın. "Günaydın/öğleden sonra" veya "Selamlar" gibi genel selamlar kullanın. Kesinlikle tanımadığınız insanların soru yağmuruna tutulmak istemezsiniz, değil mi? Aynı görgü kuralları e-posta için de geçerlidir.
Selamlamayı daha kişisel hale getirmek için, selamlamaya alıcının soyadını ekleyin
Adım 3. Mesajın gövdesini yazın
Mesajın türüne ve alıcısına bağlı olarak mesajı istediğiniz gibi yazabilirsiniz.
- Yakından tanıdığınız birine e-posta yazıyorsanız, e-postayı kişisel bir tonda yazabilirsiniz. Ancak, bir iş e-postası yazıyorsanız, mümkün olan en profesyonel dili kullanmaya çalışın.
- Ayrıca mesajın formatına da dikkat etmelisiniz. Okunması zor bir tür, boyut ve biçimlendirme kullanmayın ve büyük harflerden kaçının. Siber uzayda, büyük harfler öfkeyi ifade eder.
Adım 4. Bir kapanış selamı ekleyin -- sadece e-postayı sonlandırmayın
"Selamlar" gibi bir kapanış selamlaması veya başka bir uygun selamlama kullanılabilir.
E-postanızla eşleşen bir kapanış selamı seçmelisiniz. Kesinlikle bir iş e-postasının sonuna "Selamlar" yazmak istemezsiniz çünkü bu kabalık olur, değil mi?
Adım 5. İmza ekleyin
E-posta adresiniz gönderdiğiniz her e-postada adınızı içerse bile, gönderdiğiniz her e-postada imza kullanmanızı öneririz. İmzanızda düz metin veya görsel (logo, marka vb.) kullanabilirsiniz.
İmzayı oluşturmak için kullandığınız web e-posta istemcisindeki veya hizmet sağlayıcısındaki "İmza" seçeneğini kullanın
İpuçları
- E-postanızı biçimlendirmenin yanı sıra, uygun bir e-posta adresi de kullanmalısınız. Çocukluk arkadaşınıza "[email protected]" aracılığıyla e-posta göndermek yine de sorun olmayabilir, ancak bu e-postayı patronunuza iş e-postaları göndermek için kullanmamalısınız.
- E-posta yazarken iyi internet görgü kuralları kullanın. Bilinmeyen kişilere spam e-postalar veya mesajlar göndermeyin.
- Aynı alıcıya birden fazla mesajın gönderilmesini önlemek için göndermeden önce e-postanızı iki kez kontrol edin. Birden fazla e-posta gönderirseniz, mesajlarınız Spam olarak işaretlenebilir.
