İş yerinde yeni bir pozisyon almadan önce yöneticiniz veya amiriniz genellikle sizden işinize devam edecek çalışana eşlik etmenizi isteyecektir. Proaktif olarak ayrıntılı hazırlıklar ve devir teslimleri yaparak geçiş döneminde yardımcı olmaya istekli olmanız, sorunsuz şirket faaliyetleri sağlamanın ve iş değiştirdiğinizde veya yeni bir pozisyon aldığınızda mükemmel bir itibar oluşturmanın bir yoludur.
Adım
Bölüm 1/3: İş Devir Teslimine Hazırlık
Adım 1. Devir teslim planını tartışmak için patronunuzu davet edin
Geçiş sırasında yapmanız gerekenleri ayrıntılı olarak tartışmak için patronunuzla görüşün. İşinize ve patronunuzun liderlik tarzına bağlı olarak, örneğin birkaç günlüğüne veya birkaç haftalığına yedek bir çalışanı eğitmeniz veya eğitmeniz istenirse, devir sırasında sizden çok katkıda bulunmanızı isteyebilir.
- Genellikle, resmi devir tesliminin kanıtı olarak belgeler hazırlamanız gerekir.
- Bu planı patronunuzla tartışın. Ne kadar katkıda bulunmayı umduğunu ve geçiş sırasında neye öncelik vermeniz gerektiğini sorun.
Adım 2. Devir teslim belgesinin taslağını hazırlayın
Patronun beklentilerini ayrıntılı olarak öğrendikten sonra bir devir teslim belgesi taslağı hazırlayın. Bu belge, hazırlanmanıza yardımcı olmanın yanı sıra, geçiş sırasında teslim edilmesi gereken görevleri ve bilgileri içerir. Devir teslim belgesinde aşağıdakiler bulunmalıdır:
- Günlük aktiviteler, iş ve iş öncelikleri hakkında detaylı bilgi.
- Mevcut pozisyonunuzda yapılması gereken önemli şeylerin ve yerine getirilmesi gereken sorumlulukların bir açıklaması.
- Yerinizi alacak kişiden ne beklenir.
- Liste, bir sözleşme veya iş programı gibi sunulması gereken önemli dosyaları içerir.
Adım 3. Bitmemiş görevleri tamamlayın
İşleri hemen değiştirmeniz gerekiyorsa, devam eden herhangi bir işi tamamlamaya çalışın. Bu başarıdan memnuniyet sağlamanın yanı sıra, başkalarının çalışmalarına sıfırdan başlamalarına da yardımcı oluyorsunuz. Bu şekilde, olumlu bir izlenim bırakabilecek ve iyi bir itibar oluşturabileceksiniz.
- Ne kadar zor olursa olsun, son teslim tarihine yaklaşan bir görev varsa daha çok çalışın.
- Son teslim tarihine yaklaşan yeni bir görevi tamamlamak, karmaşıklıkları henüz anlamayan insanlar için çok zor olabilir.
Adım 4. İş arkadaşlarınızla konuşun
Geçiş dönemi başlamadan önce, iş arkadaşlarınızla devir planı hakkında görüşmek için zaman ayırın ve önceliklerinizin neler olduğunu sorun. Farkında olmadığınız yeni bir sorun varsa bu fırsatı değerlendirerek bilgi alın ve çözüm belirleyin.
- Yeni sorunlar genellikle bir hamle öncesinde çok fazla bir etki yaratmaz, ancak zaten biliyorsanız, sizin yerinize geçecek kişiye aktarılabilirler.
- Planlarınızı ve taşınma tarihlerinizi iş arkadaşlarınızla paylaşmak için bu fırsatı kullanın. Ayrıca kendilerini hazırlayabilmeleri için geçiş dönemi hakkında onları bilgilendirin.
- Geçiş döneminde iş verimliliği düşme eğiliminde olduğundan iş arkadaşlarınıza taşınma planlarınız hakkında bilgi vermelisiniz.
Adım 5. Yazılı olarak resmi bir devir teslim belgesi hazırlayın
Geçiş dönemine hazırlanmanın son adımı, resmi bir devir teslim belgesi hazırlamaktır. Bir taslak hazırlarken, tüm önemli bilgileri listeleyin ve açıklayın ve ardından bu plandan etkilenecek olan üstler ve yönetim ile görüşün. Devir teslim evraklarını tamamlayın ve halefinize işe başlamadan birkaç gün önce gönderin. İçerik işe göre değişebilir, ancak devir belgesi en azından aşağıdakileri içermelidir:
- Görev listesi ve çalışma programı.
- Devam eden çalışma hakkında bilgi.
- Takvim, planlanan faaliyetleri ve son teslim tarihlerini içerir.
- Anahtar kelime bilgileri ve oturum açma prosedürleri.
- İşle ilgili kişilerin listesi.
- Bir bilgisayardaki dosya ve dizinlere erişim kılavuzu.
Bölüm 2/3: Geçişten Geçmek
Adım 1. Mümkün olduğunca çok zaman ayırın
Yerinize geçen çalışan işe başladıktan sonra taşınmamış olabilirsiniz ve o işini anlayana kadar size eşlik etmeniz istenebilir. Geçiş döneminin uzunluğu belirsizdir, günler veya haftalar olabilir. Ancak kendinize ne kadar çok zaman verirseniz, o kadar çok bilgi aktarabilirsiniz.
Eksiksiz bilgi verdiğinizden ve hiçbir şeyin gözden kaçırılmadığından emin olmak için, yerine geçecek kişiyi çeşitli günlük aktivitelere dahil edin
Adım 2. Önemli belgeleri doğrudan gönderin
Geçiş döneminde, önemli veri ve belgeleri şahsen teslim etmeniz gerekecektir. Bu şekilde, önemli işlerin doğru yapıldığından ve önceliklerin net bir şekilde tanımlandığından emin olabilirsiniz. Ek olarak, ikinizin, taşınmadan önce daha fazla tartışılması gereken bilgileri tartışmak için hala zamanınız var.
- Ona önemli bilgileri açıklamak için bu fırsatı kullanın ve iyi bir devir yapmak için çok faydalı şeyler isteyebilir.
- Tartışırken, çalışma durumuna genel bir bakış sağlamak için zaman ayırın ve hiçbir bilginin gözden kaçırılmaması için konuşmanın içeriğini açıklayın.
Adım 3. Yardım sağlamak için çaba gösterin
İkiniz de hala aynı ofiste çalışıyorsanız, destekleyici ve proaktif olun. Bir sorun varsa, nedenini belirleyerek ve birlikte çözüm bularak yardım sağlayın. Yeni çalışanlar genellikle ilk birkaç gün kendilerini rahatsız veya rahatsız hissederler ve soru sorarak sizi rahatsız etmezler.
- Gerekirse destek ve yardım sağlamaya hazır olduğunuzu açıkça belirtin.
- Bu şekilde, ikiniz de geçiş sırasında sorumlulukları yerine getirmek için birbirinize destek olabilirsiniz.
Adım 4. Devir teslimi tartışmak için son bir toplantı yapın
Devam etmeden ve tam bir devir teslim etmeden önce, sizin yerinize geçecek kişiyle bir görüşme yapın. Ondan sorular hazırlamasını ve uğraştığı şeylerle ilgili notlar almasını isteyin. Bu toplantı, rolünü ve sorumluluklarını anlamasını sağlamak için iyi bir fırsattır.
- Daha fazla açıklığa kavuşturulması gereken tüm konular toplantıda tartışılabilir.
- Nerede çalıştığınıza bağlı olarak, patronunuzu bir toplantıya davet edip etmeyeceğinizi düşünün.
- Patronunuza toplantının ne zaman ve nerede olacağını söylemelisiniz. Paylaşmak istediği herhangi bir öneri veya bilgisi olup olmadığını sorun.
Bölüm 3/3: Uzun Vadeli Bir Kalkınma Planının Hazırlanması
Adım 1. Şirket tarafından sağlanan desteği ve eğitimi açıklayın
Teslim ederken, başkaları için en iyi başarı şansını açarak katkıda bulunma isteğini gösterin. Sadece görevlerden ve işten vazgeçmek yerine, kendini profesyonel olarak geliştirmesi ve eski patronuna işte her zaman sağlıklı ve başarılı olması için destek sağlaması için yedek tavsiyenizi verin.
- İşle ilgili eğitim programı bilgilerini sağlayın.
- Çalışmaya başladığınızda, bilginizi ayarlamak ve artırmak için eğitimlere katılmış olabilirsiniz.
- Bu bilgiyi işinize devam eden kişiye iletmeyi ve onu fırsattan en iyi şekilde yararlanmaya teşvik etmeyi unutmayın.
Adım 2. Çalışma kültürünü göz ardı etmeyin
Yerinizi alacak kişiyle çalışmak için bir süre daha zamanınız varsa, işin sadece teknik yönlerine odaklanmayın. Her ofis, yeni gelenler için bunaltıcı veya kafa karıştırıcı olabilen benzersiz bir çalışma ortamına ve kültürüne sahiptir. İşleri ve gerçek ofis durumlarını açıklamak için zaman ayırın.
- Onu ofise götürün ve tüm çalışanlarla tanıştırın.
- Yeni ve mevcut çalışanların rollerini ve sorumluluklarını açıklayın.
- Yeni bir çalışan olarak farklı görevler alıyorsa veya sorumlulukları ve iş öncelikleri farklı şeylere odaklanıyorsa, eski çalışanın bunu anladığından emin olun.
Adım 3. Ayrıntılı iletişim bilgilerini sağlayın
Yeni bir çalışana yardım etmek istiyorsanız, sizinle nasıl iletişim kuracağını ona söyleyin ve ciddi bir sorunu olduğunda veya bilgiye ihtiyacı olduğunda sizinle iletişime geçebileceğini bildirin. Ancak, herkes işlerini değiştirdikten veya yeni bir pozisyon işgal ettikten sonra yardım etmeye istekli değildir. Bu genellikle eski üstlerle olan ilişkilerden etkilenir.
- Çoğu zaman, sorunlar sadece e-posta yoluyla iletişim kurarak çözülebilir.
- Taşınmış olsanız bile, yardım etmeye istekli olmak iyi bir izlenim bırakacak ve itibarınızı artıracaktır.
