Profesyonel olma yeteneği, kariyer başarısı elde etmede önemli bir rol oynar. Şirketteki pozisyonları ne olursa olsun, hemen hemen tüm çalışanların telefon görüşmelerine cevap vermesi gerekir. Arayanların kendilerini rahat hissetmelerini sağlamak için, olumlu bir izlenim bırakmak için iyi aramaları nasıl yanıtlayacağınızı öğrenin ve sorulan soruları yanıtlamaya hazır olun.
Adım
Bölüm 1 / 2: Telefon Görüşmeleri Alma
Adım 1. En kısa sürede telefonu açın
Ofis telefonu çaldığında arayanı bekletmek kibarlık değildir. Üçüncü çalıştan önce hemen telefonu açın ve arayan kişiye merhaba deyin.
Adım 2. Ahizeyi yüzünüzün önünde tutun
Hemen konuşmak isteyebilirsiniz ama önce telefondaki ahizenin yüzünüzün önünde olduğundan emin olun. Arayanın tüm bilgileri alması için alıcı doğru konumdayken konuşun.
Adım 3. Konuşmadan önce derin bir nefes alın
Telefonu yüzünüzün önüne yerleştirdikten sonra, merhaba demeden önce kendinizi sakinleştirmek için derin nefes alın ve zihninize odaklanın. Bu şekilde konsantre olurken sakince konuşabilirsiniz.
Adım 4. Şirketinizin adını ve adını belirtin
Bu yöntem arayan kişiye, aramak istediği şirkete zaten bağlı olduğunu söyler. Bu yüzden şirket adınızı ve adınızı bildiğinden emin olun. Önce şirket adını belirtin. Bir telefon geldiğinde söylemek istediğiniz kelimeleri yazabilirsiniz, böylece telefon çaldığında ne söyleyeceğinizi düşünmek zorunda kalmazsınız. İfadeler, çalıştığınız duruma ve koşullara uyarlanabilir.
- Resepsiyonist olarak çalışıyorsanız, şirket hakkında eksiksiz bilgi verin çünkü arayan için ihtiyacı olanı almanın girişi sizsiniz. Örneğin, arayanı "Günaydın/öğleden sonra/akşam. WikiHow'un merkezi burada. Ben Nikita yardım etmek için buradayım" diyerek selamlayın. Bu bilgi sayesinde, arayan kişi şirketinizin adını ve adınızı bilir, böylece konuşmaya devam etmek için daha rahat hisseder. Özel sekreterseniz, işvereninizin adını verin (örneğin, "Bay Miller'ın ofisi burada. Ben Nikita.") çünkü arayan patronunuzla iletişim kurmak istiyor.
- Belirli bir departmanın üyesiyseniz, ilgili soruları sorabilmesi için pozisyonunuzu bilgilendirin, örneğin, "Günaydın. Ben muhasebe departmanındayım Yesika." Bu sayede arayan kişi departmana ve aranacak kişiye bağlı olup olmadığını veya başka biriyle konuşması gerekip gerekmediğini bilir.
Adım 5. Telefonun yanında kırtasiye ve not defteri hazırlayın
Bu sayede arayan kişi mesaj bırakmak veya bilgi vermek isterse anında not alabilirsiniz. Onu bekletmeyin çünkü üzerine yazmak için kağıt ve kalem bulmanız gerekecek.
Bölüm 2/2: Telefonda Konuşmak
Adım 1. Konuşurken gülümseyin
Üzgün olsanız bile, sahte bir gülümseme, sesinizin arayan kişiye daha hoş gelmesini sağlar. Zorla olsa da, bu yöntem ruh halini iyileştirebilir.
Adım 2. Açıkça ve profesyonelce konuşun
Profesyonel bir ortamda çalışırken, sizin ve arayan kişinin açık ve anlaşılır bir şekilde iletişim kurabildiğinizden emin olun. Yavaş bir hızda konuşun ve aktardığınız bilgilerin arayan tarafından anlaşılması için her kelimeyi net bir şekilde söyleyin.
- "Hayır", "yudum" veya "hayır" gibi standart olmayan kelimeler söyleme. Her bir kelimeyi "evet" veya "hayır" gibi net bir şekilde söyleyin, böylece her iki taraf da ne söylendiğini iyi anlar. Gerektiğinde "Teşekkür ederim" ve "Rica ederim" diyerek kibar olun.
- İsim veya telefon numarası vermek gibi sayıları veya harfleri paylaşmanız gerekiyorsa, fonetik alfabeyi (konuşma seslerinin telaffuzu) öğrenin. Bu şekilde, B ve P harfleri gibi aynı sese sahip harfleri telaffuz ettiğinizde arayanların kafası karışmaz. Budi'nin adını yazarken, "Bali kelimesinin B'sini" açıklayarak B harfini telaffuz edin.
Adım 3. Arayanları profesyonelce karşılayın
Arayanı adıyla selamlamak yerine, özellikle arayanı şahsen tanımıyorsanız, adını söylemeden önce "Bay Jon" gibi "baba" veya "anne" dediğinizden emin olun. Adı hatırlamaya çalışın ve konuşma boyunca söyleyin.
Size adını söyler söylemez arayanın adını not edin, böylece unutmazsınız
Adım 4. Gerekirse arayanları diğer kişilerle bağlayın
Bir şirketi veya ofisi arayan biri, genellikle bilgi bulmak istedikleri veya bir sorunla karşı karşıya oldukları için yardıma ihtiyaç duyar. Bir soruyu cevaplayamıyorsanız veya bir çözüm bulamıyorsanız, yardım edebilecek biriyle konuşmak isteyip istemediğini sorun. Bu adım, arayanı önemsediğinizi ve sorunun hızlı bir şekilde çözülmesine yardımcı olmak istediğinizi gösterir.
- Ofis telefonları genellikle çağrıları aktarmak için sistemi kullanır. Ofisinizdeki telefonların transfer edilebilir olup olmadığını öğrenin ve nasıl çalıştıklarını öğrenin. Değilse, aramanız gereken kişinin telefon numarasını öğrenin ve arayan kişiyle paylaşın.
- Arayan kişiye kibarca onu başka birine bağlayıp bağlayamayacağınızı sorun. Örneğin, "Üzgünüm, sorunuzu yanıtlayamıyorum. Doğrudan Pak Bambang ile konuşabilmeniz için telefon hattını aktarsam nasıl olur? Bir çözüm sağlayabilir." Telefon hattını aktarmadan önce arayanın kabul ettiğinden emin olun.
- Yardımcı olabilecek kişi ofiste değilse, arayanın mesaj bırakmak isteyip istemediğini sorun. Mesajı yetkili kişilere iletmeyi unutmayın.
Adım 5. Konuşmayı profesyonelce sonlandırın
"Teşekkür ederim" veya "Günaydın/öğleden sonra/akşam" demek, arayan kişiye konuşmanın bittiğini ve telefonu kapatabileceğini bildirmenin bir yoludur. Konuşmanın devam edip etmediği konusunda kafanız karışmasın.
Arayanın kapatmasını bekleyin. Telefon görüşmesini alan sizseniz, arayanın söylemek istediği her şeyi bitene kadar söylemesine izin verin. Konuşması bitmeden telefonu kapatırsanız, kaba görünebilir veya bilgi kaybedersiniz
İpuçları
- İş yerinde kişisel telefon görüşmeleri yapmayın. Arkadaşlarınızla sohbet etmek için değil, iş için ofistesiniz. Bir arkadaşınızla sohbet etmek veya mesaj atmak istiyorsanız, öğle tatiliniz veya çalışma saatiniz bitene kadar erteleyin.
- Dikkat dağıtıcı şeylerden kaçının. Arayanın ilgilenildiğini hissettirmek için devam eden işi erteleyin ve arayan kişiye odaklanın. Dikkatinizi dağıtmayın veya soruları cevaplamak veya yardım sağlamak için çok meşgul görünmeyin.
- Telefonda yemek yerken, içerken veya sakız çiğnerken konuşmayın, çünkü konuşmanız anlaşılması zor olacak ve arayanın takdir edilmediğini hissettirecektir.
- Arayan kişi şikayette bulunsa veya kaba davransa bile empati gösterin, sakin olun ve profesyonel bir yanıt verin.
