Mektupların rolüne daha kolay, daha ucuz ve daha hızlı bir alternatif olarak e-postanın popülaritesi arttıkça, bu çevrimiçi medya aracılığıyla gönderilen düğün, doğum günü kutlamaları ve hatta sosyal toplantılar için davetlerin sayısı da artmaktadır. Genellikle davetliler, etkinliğe katılabilecek misafir sayısını ölçmek için RSVP sistemi ile bir e-posta gönderir. Ancak ne yazık ki, LCV sistemi Endonezya'da çok popüler değil, bu nedenle yanıt vermekte zorlanacaksınız. Merak etme! Bu makale, yanıt vermenin doğru yolunu ve zamanını belirleme, doğru yanıtı oluşturma ve yanıtınızın davetli tarafından alınıp alınmadığını doğrulama konusunda çeşitli ipuçları içerir.
Adım
Bölüm 1/3: Yanıt Vermek İçin Doğru Yolu ve Zamanı Belirleme
Adım 1. Bir karar verin
Atmanız gereken ilk adım, davetiyede belirtilen etkinliğe katılıp katılmamaya karar vermektir. LCV e-postasını alır almaz bunu düşünün.
- Etkinliğin yerini düşünün ve şehir dışına çıkmanız gerekip gerekmediğini düşünün. Örneğin şehir dışında düzenlenen bir etkinliğe katılmak için elbette uçak bileti almak için daha fazla harcamanız gerekiyor değil mi?
- Etkinlik sırasında başka bir etkinliğe katılmak zorunda olmadığınızdan emin olun.
- Eşinizin ve en yakın akrabalarınızın da katılabileceğinden emin olun. Unutmayın, size en yakın kişilerin bulunması da karar verme sürecinizi etkileyecektir.
Adım 2. Olayın doğasını tanımlayın
Aslında, farklı olayların doğası, farklı tepki tonları ve formalite seviyeleri gerektirecektir. Bu nedenle, istenmeyen hataların oluşmasını önlemek için bir yanıt göndermeden önce olayın doğasını anlamanız gerekir.
- Etkinlik, örneğin bir komşunun evinde bir barbekü daveti gibi gayri resmi ise, genellikle gayri resmi bir yanıt vermeniz gerekecektir. Ayrıca, yanıt göndermeniz gereken süre daha kısa olma eğilimindedir.
- Etkinlik bir düğün, doğum günü partisi veya diğer önemli kutlamalar gibi resmiyse, genellikle resmi olan bir yanıt vermeniz gerekir.
Adım 3. Etkili bir yanıt verin
Olayın detaylarını okuyup karar verdikten sonra hemen etkili bir yanıt verin. Yani vereceğiniz cevap ile davete uyup uymayacağınızı teyit edin.
- Davet eden tarafından listelenen LCV tarihini okuyun. Unutmayın, son teslim tarihinden önce yanıt vermeniz gerekiyor!
- En kısa sürede yanıt verin. Davet eden kişi size yanıt vermeniz için bir veya iki ay verse bile, bu, yanıt için oyalanma fırsatını değerlendirmeniz gerektiği anlamına gelmez! Bunun yerine, daveti kabul etmeye veya reddetmeye karar verdikten hemen sonra yanıt verin.
Bölüm 2/3: Yanıt Oluşturma
Adım 1. E-postanın konusunu belirtin
Nasıl ve ne zaman yanıt vereceğinizi belirledikten sonra mesajınızı yapılandırın. Başlamak için, e-postaya yanıtınızı belirten ve etkinliğin doğasına uygun bir konu ekleyin.
- Resmi davetler için de resmi olan cümleler kullanın. Örneğin, "Roger ve Anna 11 Mayıs'taki Baloya ve Akşam Yemeğine Davetleri Geri Çevirdi" yazın.
- Karmaşık komşularınıza yapılan donmuş davetler gibi resmi olmayan davetler için, "11. Barbeküye Gelemez" yazmanız yeterlidir.
Adım 2. Bir selamlama ekleyin
E-postayı uygun bir selamlama ile açmak önemlidir çünkü yanıtınızın tonunu belirleyecek olan selamlamadır. Ayrıca doğru selamlama, davetliye karşı duygularınızı ve bakış açınızı da vurgulayacaktır.
- Uygun selamlama örneklerine "Kime", "En iyi arkadaşıma" veya "Günaydın/öğleden sonra/akşam/akşam" gibi basit selamlar verilebilir.
- Resmi olmayan etkinlikler için, "John ve Marcy'ye" gibi kısa ve basit bir selamlama söylemeniz yeterlidir.
Adım 3. E-postanın gövdesinde mesajı oluşturun
E-postanın gövdesine yazılan mesaj, özellikle hem yanıtınızı sonuçlandıracağı hem de olayın doğasını yansıtacağı için yanıtınızın en önemli parçası olabilir. Bir daveti kabul etmek veya reddetmek için kullanabileceğiniz bazı cümle örnekleri:
- Böyle bir davete gayri resmi bir yanıt verin. Örneğin, "Barbekü daveti için teşekkürler Tom. Ama maalesef o gün şehir dışında olacağımız için katılamadık.”
- Bu nitelikteki bir davete resmi bir yanıt verin. Örneğin, "Higginsons, Josh ve Belinda'nın 5 Kasım 2019'daki düğününe katılma daveti aldı." Başka bir örnek, "John ve Sarah Appleby, Marta Rodriguez'in doğum günü partisine davetinizi kabul etmekten çok memnunlar."
- Resmi bir ret cezası örneği şu olabilir: "Parker ailesi, Josh ve Belinda'nın 5 Kasım 2019'daki düğününe katılamadı."
Adım 4. Bir kapanış selamı yazın ve adınızı ekleyin
Mesajı yazdıktan sonra, cevabı uygun bir kapanış selamı ile bitirin. Aslında, bir kapanış selamı yazmak sadece bir formalite değildir, aynı zamanda o kişiyle olan ilişkinizin türünü ve onlar hakkında ne hissettiğinizi de temsil edebilir.
- “Selamlar” veya “Teşekkürler” gibi resmi bir kapanış selamı seçin.
- “Selamlar” veya “Selamlar” gibi resmi olmayan bir kapanış selamı seçin.
- Kapanış selamını yanıtınızla eşleştirin. Örneğin, daveti reddetmeniz gerekiyorsa "Büyük pişmanlıkla" veya daveti kabul ederseniz "Teşekkür ederim" yazın.
- E-postanın sonuna adınızı yazın. Resmi olmayan etkinlikler için takma adınızı ve davet edilen diğer kişilerin takma adlarını yazmanız yeterlidir. Ancak, daha resmi bir etkinlik için, tam adınızı ve davet edilen diğer konukların adını yazmak iyi bir fikirdir. Davetli ile çok yakın bir ilişkiniz varsa, "Smith Ailesi" yazmanız yeterlidir.
Bölüm 3/3: Otomatik E-postalarla Başa Çıkma ve Olası Sorunları Giderme
Adım 1. E-postada otomatik bir düğme varsa “reddet” veya “kabul et” seçeneğine tıklayın
Bugün birçok kişi, resmi davetler için e-posta şeklinde gönderilen otomatik bir LCV hizmetini kullanmakla daha fazla ilgileniyor. Büyük olasılıkla, otomatik LCV e-postası üçüncü bir taraf aracılığıyla iletildi ve içinde "reddet" veya kabul et" seçeneği bulunan bir düğme var.
- Böyle bir e-posta alırsanız, davetliye özel bir e-posta göndermeniz gerekmez.
- Bir davet kabul edildiğinde veya reddedildiğinde, yanıt üçüncü bir tarafa gönderilecek ve davet eden kişiye iletilecektir.
- Otomatik e-posta hizmetleri genellikle doğum günü partileri, toplantılar, sosyal toplantılar vb. gibi yarı resmi etkinlikler için kullanılır.
Adım 2. E-postanın gövdesindeki "makbuz iade" seçeneğini tıklayın
Bunu, e-posta sağlayıcınızın size, söz konusu kişinin yanıtınızı alıp almadığını veya yanıtınızı açıp açmadığını onaylayan bir e-posta göndermesi için yapın. Bu şekilde, mesajın gönderilip gönderilmediğini bileceksiniz.
- Farklı e-posta sağlayıcılarının da "iade makbuzu" seçeneğiyle ilgili farklı politikaları olabileceğini unutmayın.
- Bazı e-posta servis sağlayıcıları bu seçeneği bile sunmaz.
Adım 3. Planlarınız değişirse bir takip e-postası gönderin
Aslında, planların değişmesi kaçınılmaz bir olasılıktır. Daha önce kabul edilmiş bir daveti reddetmeniz veya bunun tersini yapmanız gerekiyorsa, değişikliği doğrudan davet edene yanıt olarak ilettiğinizden emin olun.
- Otomatik bir e-postada yanlışlıkla “Kabul Et” seçeneğine bastıysanız, ilgili kişiye özel e-posta yoluyla hatayı netleştirin.
- Daha önce aldığınız bir daveti reddetmek istiyorsanız, reddetmeyi doğrudan davet edene iletin. Örneğin, "Özür dilerim, şu veya bu nedenle, Sarah ve ben 14'ünde 20. evlilik yıldönümünüze katılamadık" başlıklı "LCV Değişiklikleri" konulu bir e-posta gönderin. Umarım yakın gelecekte tekrar buluşabiliriz, tamam!”
- Daha önce reddettiğiniz bir daveti kabul etmek isterseniz, değişiklikleri de doğrudan davet edene iletin. Örneğin, "Merhaba! Davet kotası hala müsaitse, etkinliğinize katılmaktan memnuniyet duyarım" yazan "LCV Değişiklikleri" konulu bir e-posta gönderin.
- Yanıttaki değişiklikler mümkün olan en kısa sürede iletilmelidir. Yaklaşan etkinlik gayri resmi veya yarı resmi ise, yanıtınızı bir süre önceden değiştirmiş olmanız daha olasıdır. Ancak, etkinlik resmi ise (örneğin bir düğün), yanıttaki değişiklikler önceden, en az bir ay önceden yapılmalıdır.
