İşletmelerin rekabetçi kalabilmelerinin bir yolu, hem operasyonel hem de finansal açıdan iş süreçlerini iyileştirmektir. Bunu yapmak için belirli süreç ilerlemesini ölçmek için bir yol gerekir. "Ölçülemeyen şey yönetilemez." Bir işletme uygun bir ölçüm yöntemine sahip değilse bir süreci yönetemez. Bu nedenle, değişiklikleri uygulamadan önce ve sonra veri toplamak için metrikler (ölçülebilir süreç detayları) kullanılır. Bu metriklerin analizi, süreç değişikliklerinden kaynaklanan iyileştirme miktarını bildiren veriler sağlar. Başlamak için önce ölçmekte olduğunuz sürece uyan bir metrik seçmeniz gerekir.
Adım
Bölüm 1/3: Süreç İyileştirme Sistemini Kurma
Adım 1. Neyin ölçülmesi gerektiğini belirleyin
Yani, "iyileştirme" ile ne demek istiyorsun. Daha güvenilir, daha hızlı, verimli veya başka bir konuda daha iyi bir süreç mi istiyorsunuz? Bu, projenizi netleştirecektir. Sürecinizin ölçülebilir çıktı ürettiğinden emin olun.
Örneğin ürün teslimat hızını artırmak isteyen bir firma teslimat süresini ölçecektir. Veri sayısallaştırma şirketleri, bir partideki veya proses çıktısındaki karakter hatalarının yüzdesini ölçmek isteyebilir
Adım 2. Proje kelime dağarcığınızın tutarlı olduğundan emin olun
Ölçümlerin doğruluğunu ve tutarlılığını sağlamak için yaygın olarak anlaşılan terimleri kullanın. Bu, farklı konum ve tesislerden diğer taraflarla paylaşılan bilgilerin güvenilirliğini sağlar. Bu, yanlış anlamaları önleyecek ve ölçülen tüm değişkenlerin tanımlarını netleştirecektir.
Örneğin, şirket zamanı gün olarak ölçer. Aynı şirketin diğer şubeleri “bir gün” kelimesinin farklı yorumlarına sahip olabilir. Belki de bunu 24 saat değil, 8 saatlik bir iş günü olarak düşünüyorlar. Bu gibi durumlar şirketin şubeleri arasında yanlış anlaşılmalara yol açabilir
Adım 3. Verilerin nasıl toplanacağına karar verin
Veriler işletme genelinde aynı şekilde toplanmalıdır. Örneğin, bir departman veri toplamak için rastgele bir örnek kullanıyorsa, tüm departmanlar buna uymalıdır. Aksi takdirde, veriler karşılaştırılabilir olmayacaktır. Ayrıca ölçü birimleri de aynı olmalıdır. Çıktıyı ölçerken kullanılan ölçü birimlerinin hepsinin aynı olduğundan emin olun.
Örneğin, teslimat hızı dakika veya saat olarak ölçülebilir. Bir birimden diğerine geçmek sadece zaman kaybıdır
Adım 4. Hesaplama hassasiyeti standardını belirleyin
Bu, bir bölümün virgül kalmayana kadar sayıları yuvarlamaması ve diğer bölümün virgülden sonra iki haneye yuvarlaması gerektiği anlamına gelir. Rakamlardaki ayrıntı düzeyindeki fark, sonuçları bozacaktır. Unutmayın, daha küçük birimler daha doğru sonuçlar verme eğilimindedir.
Örneğin, tüm departmanlar sayıların nasıl yuvarlanacağı konusunda anlaşmalıdır
Bölüm 2/3: Proje için Uygun Metriklerin Belirlenmesi
1. Adım. Birincil bir metrik seçin
Anahtar ölçütler, süreç iyileştirmenin çıktılarını veya hedeflerini tanımlar. Örneğin, bir otomobil üreticisi saatte üretilen araba sayısını ölçebilir. Proses iyileştirmesi yapılmadan önce ölçüm esası alınır. Proje sonunda süreç yeniden ölçülür. Daha sonra süreçteki iyileştirmelerin sayısının hesaplanması gerçekleştirilir.
Adım 2. Temel metrikleri iş metrikleriyle birleştirin
İş metrikleri, operasyonel süreç iyileştirmelerinin şirketin hedeflerinden birine nasıl ulaştığını ölçer. Örneğin, birincil metrik ürün üretimini hızlandırmaksa, iş metriği karı artırabilir veya sabit maliyetleri azaltabilir. Temel metrikler ile iş metrikleri arasında bir neden-sonuç ilişkisi vardır. Bu tutarsızlık, temel ölçütlerdeki iyileştirmelerin şirket performansını da iyileştirmesinin nedenini açıklıyor.
Adım 3. Olası beklenmeyen sonuçları göz önünde bulundurun
Süreç iyileştirme projeleri sonucunda beklenmeyen yükler ortaya çıkabilir. Birincil ölçü neyin iyileştirilmesi gerektiğini ölçüyorsa, neyin değişmemesi gerektiğini ölçmek için başka sonuç ölçütleri olacaktır. Sonuçsal metrik veriler proje öncesinde, sırasında ve sonrasında elde edilmelidir. Bir projedeki olası sonuç ölçütlerinden yalnızca birkaçı çıktı kalitesi üzerinde önemli bir etkiye sahiptir ve dikkate alınmalıdır.
Örneğin, teslimat hızını artırmak isteyen bir şirket, kötü taşıma ve ürün hasarı nedeniyle artan maliyetlerle karşılaşmamalıdır. Bu durumda, ürün kusurlarının oranı sonuçsal bir ölçüdür
Adım 4. Mali ölçütleri tanımlayın
Tasarruf, mutlaka şirketin birincil ölçütü değildir. Ancak şirketlerin süreç iyileştirmelerinin finansal sonuçlarını izlemesi gerekiyor. Bu, projenin muhasebe maliyetleri ile karıştırılmamalıdır. Finansal ölçütler, üstlenilen projelerin finansal faydalarını analiz etmek için bir araç olmalıdır. Birçok şirket, proje tamamlandıktan sonra bir yıla kadar finansal ölçümleri izlemeye devam ediyor.
Örneğin, üretim süresindeki bir artışın şirketin gelirini artırması beklenebilir. Şirket, değişikliğin uygulandığı andan itibaren kâr gibi diğer faktörlerle birlikte geliri izleyecek ve süreç değişikliğinin etkisinin nasıl olacağını ölçecektir
Bölüm 3/3: Veri Toplama
Adım 1. Zamanı ölçün
Süreç süresi, bir ürün veya hizmeti en son hale getirme sürecindeki adımların uzunluğunu ölçer. Diğer zaman ölçütleri, bir projenin değer kattığı süreyi veya bir müşteri talebine yanıt vermek için geçen süreyi ölçer. Metrik hesaplaması, teslimat süresinin bir yüzdesi olabilir.
İşlem süresini azaltmaya yönelik stratejilerin işi artırdığı kanıtlanmıştır. Bu, ürünlerin veya hizmetlerin üretimini ve daha hızlı teslimatını artırabilir. Mal veya hizmetlerin fiyatı ve kalitesi rakiplerinkiyle aynıysa, müşteriler daha hızlı kabul edilen mal veya hizmetleri satın almayı seçecektir. İşlem süresi azaltılabilirse, yeni siparişler ve iş alma şansı daha yüksek olacaktır
Adım 2. Maliyetleri ölçün
Maliyet metriği, üretim sürecinin toplam maliyetini değerlendirir. Bu metrik aynı zamanda üretim seviyelerine göre işletme maliyetlerini de ölçer. İşlem başına maliyet, bir birim üretmenin maliyetini ölçer. Maliyet tasarrufu, işlem başına maliyet düşüşünü ölçer. Emek tasarrufu, mal veya hizmet üretmek için gereken çalışma saatlerindeki azalmayı ölçer.
İşletme gelirleri düşmeye başladığında bir maliyet azaltma stratejisi önem kazanır. Örneğin Bank of America, 2011 yılında kredi ve alım satım gelirlerinde bir düşüş yaşadı. Bu nedenle, hissedarlarına ödeme yapmaya devam etmek için işgücünü azalttı. Banka yöneticileri ve danışmanları, şirkete zarar vermeden paradan tasarruf etmek için silinebilecek işleri belirlemek için maliyet ölçütlerini kullanmaya karar verdiler
Adım 3. Kaliteyi ölçün
Kalite ölçütleri müşteri memnuniyetini ölçer. Müşteri memnuniyeti verileri anketler, müşteri şikayetleri ve diğer geri bildirimler yoluyla elde edilebilir. Kalite ölçütleri, bir sürecin müşteriye değer katıp katmadığını da değerlendirir. Bu ölçüm aynı zamanda hata ve yeniden işleme sıklığına da bakar. Hataların yüzdesi, ürün kusurları düzeyinde görülecektir. Tamamlanma yüzdesi ve doğruluk düzeyi, hatasız süreçlerin sıklığını ölçer.
- Sağlık sektörü, büyük ölçüde kalite ölçütlerine dayanmaktadır. Kalite iyileştirme verilere dayalı olmalıdır. Analistler, sağlık hizmeti sunumundaki farklılıkları belirlemek için finansal ve klinik verilere bakarlar. Hizmet sağlama süreci bölünür ve ardından yüksek kaliteli sonuçlar veren bir süreç oluşturmak için savurgan veya gereksiz alanlar aranır. Maliyet düşürme, belirli bir kalite seviyesini iyileştiremiyor veya koruyamıyorsa değer katmaz.
- Kaliteyi iyileştirmenin anahtarı, etkinliği azaltmadan verimliliği artırmaktır. Verimlilik, bir ürün veya hizmeti sunmak için gereken kaynak miktarını ifade eder. Etkinlik, ürün veya hizmetin hedeflerine ne kadar iyi ulaşıldığını ifade eder.
Adım 4. Çıktıyı ölçün
Çıktı metrikleri, belirli bir süre boyunca sağlanan bir ürün veya hizmetin miktarını ölçer. Üretim hedefleri müşteri talepleri ile uyumlu olmalıdır. Çıktı metrikleri ayrıca biriktirme listesine ve fazla envantere de bakar (her ikisinin toplamı minimum olmalıdır). Son olarak, devam etmekte olan ürün veya hizmetlerin sayısını belirlemek için devam eden işler ölçülür.
Üretimde çıktıyı artırmaya yönelik bir strateji, standartlaştırılmış iştir. Örneğin, otomotiv endüstrisinde, otomobil üreticilerinin otomobil montajı için standart yöntemleri vardır. Üreticiler, çıktıyı artırmak için üretim süreci standartları belirleyebilir. Metrikler, bir sürecin çıktıyı ne kadar iyi geliştirdiğini analiz etmeye yardımcı olabilir. Ürün, belirli bir süre içinde, sayısı artan yeni standartlaştırılmış bir işlemle yapılırsa, işlemin başarılı olduğu söylenir
Adım 5. Sürecin karmaşıklığını ölçün
Bu metrik, üretim sürecinde geçilmesi gereken adım sayısını ölçer. Bu metrik aynı zamanda el değişiklikleri veya süpervizör onayı talepleri nedeniyle süreç yavaşlamalarının sıklığını da gösterir. Süreçteki adımların sayısı, değer katma sürecinin adımlarıyla birlikte sayılır. Bu adımlar ürünü veya hizmeti daha değerli kılar. Metrik ayrıca kusur onarımları için ürün iadelerinin sıklığını da ölçer.
