Büyük veya küçük tüm işletmelerin tüm işlemlerini izlemesi gerekir. Satılık birçok basit finansal yazılım sistemi var, ancak yine de muhasebe işlemlerinin nasıl çalıştığına dair net bir anlayışa sahip olmanız gerekiyor. Gelir almak veya fatura ödemek gibi tüm ticari işlemleri bir deftere benzer bir muhasebe günlüğüne gireceksiniz. Burada, hesap adı verilen çeşitli kategorileri toplamanız gerekiyor ve bir borç veya alacak (artış veya azalışa göre) kaydedeceksiniz. Örnekler daha sonra verilecektir. Muhasebe yazılımı üreticileri de programlarını oluştururken bu formülü takip ediyor, ancak süreç sıradan kullanıcılar için daha kolay hale getirildi.
Adım
Bölüm 1/3: İşlemleri Girme
Adım 1. Ticari işlemlerle ilgili tüm belgeleri toplayın
Bu belgeler tipik olarak tedarikçi makbuzlarını, hizmet faturalarını (su ve elektrik gibi), müşterilere verilen kredi notlarını, vergi beyannamelerini, düzenlenen çekleri ve bordro bilgilerini içerir. Muhasebe günlüğünü kaydetmeden önce alınan her faturanın ve ödemenin doğru ve doğrulanmış olduğunu kontrol edin. İşlemleri sisteme girmeden önce her şeyin amir veya işletme sahibi tarafından onaylandığından emin olun.
Adım 2. Her işlem türü için farklı hesaplar veya kategoriler oluşturun
Örneğin Nakit, Envanter, Giderler vb. Kaydedilen hesaplar. Bu hesapları bir defterdeki ayrı sayfalar veya kişisel bir bütçede listelenen kalemler dizisi olarak düşünün. Aşağıdaki hesap türlerini ayarlayın:
- Satış veya gelir hesabı, müşterilere yapılan tüm satışları kaydeder.
- Bir gider hesabı, bir işletmenin, örneğin bir işletme tesisini işletmek, ürün yapmak ve ürün satmak için harcadığı tüm parayı kaydeder.
- Ayrıca, işletmelerin nakit, alacaklar (ödenmemiş satışlar) gibi varlıklarını ve bina ve ekipman gibi maddi duran varlıklarını da kaydetmeleri gerekmektedir.
- Bir borç hesabı, işletmenin banka kredileri, ticari borçlar (örneğin tedarikçilere) ve ödenecek maaşlar (zaten çalışanlara ödenmesi gereken ancak ödenmemiş maaşlar) gibi dış taraflardan ödünç aldığı tüm parayı kaydeder.
- Bu büyük kategoriler genellikle daha küçük, özel hesaplara bölünür.
Adım 3. Hesabın borçlandırıldığını veya alacaklandırıldığını belirleyin
Her işlemin borç ve alacak hesaplarını içerdiğini ve toplam borç ve alacak sayısının aynı olması gerektiğini hatırlamak önemlidir. Örneğin, bir müşteriden ödeme aldığınızda, Nakit'i borç ve Alacak Hesaplarını alacak olarak kaydedersiniz. Reklam için ödeme yaptığınızda, Reklam Giderini borç olarak ve Nakit olarak kredi olarak kaydedersiniz.
- Giderler, varlıklar (nakit ve ekipman gibi) ve temettü hesaplarındaki artışları borç olarak kaydedin ve azalışları kredi olarak kaydedin. Borçlar ve gelirler gibi diğer hesaplarda artışlar alacak, azalışlar borç olarak kaydedilir. Bu muhasebe sisteminin kendi mantığı vardır ve hesaplardaki "artış" ve "düşüş" nedenlerini belirlemek için mantığınızı kullanırken hatırlamaya başlar.
- Borç ve alacaklarda günlüğe kaydedilen sayıların aynı olmayabileceğini, ancak toplamların aynı olması gerektiğini unutmayın. Örneğin, bir müşteri bir ürün için kısmen nakit ve kısmen kredi ile ödeme yapıyorsa, nakit olarak iki hesap, yani Nakit ve Alacak Hesapları kaydedilir. Krediyle günlüğe kaydedilen hesap yalnızca bir tanesidir, yani Satış.
- Tüm bilgisayar yazılım sistemleri, tüm hesapları Dergide doğru yerlerine girerek muhasebe günlüklerinin kaydını kolaylaştıracaktır.
- Hisse senedi satışı veya arsa alımı gibi olağandışı bir işleminiz varsa, yevmiye defterinde yeni bir hesap adı oluşturmanız gerekebilir.
Adım 4. Dergiye girilen tüm muhasebe işlemlerini en az iki kez kontrol edin
Her işlem kendi kategorisinde görünecektir: örneğin, yevmiye defterinin bir tarafında borç kaydedilir ve tutar, yevmiye defterinin kredi tarafında görünen tutara eşit olmalıdır.
Örneğin, borç tarafına 500.000 Rp. Borç tarafına Borç Hesapları ve kredi üzerine 500.000 Rp Nakit girerek bir elektrik faturası ödeme işlemi kaydedeceksiniz. notlar bölümüne makbuz numarasını ve kısa bir açıklamayı eklediğinizden emin olun
Adım 5. Yevmiyedeki hesapları periyodik olarak defteri kebire taşıyın
Genel muhasebe, tüm hesaplarınızın bir koleksiyonudur. Örneğin, defteri kebirinizde her bir nakit, alacaklar, borçlar, giderler vb. kategoriler için sayfalar vardır. Ardından, belirli bir süre boyunca her hesap için toplam tutarı görebileceksiniz.
- Bir defteri kebir, işlemleri kaydeden bir derginin aksine, bilgileri hesaba göre kaydeder. Başka bir deyişle, defteri kebire taşınan bir işlem, defterde en az iki yerde (hesaplar) olacaktır.
- Örneğin, satışlarda müşterilerden alınan nakit makbuzlar, yevmiyeye tek bir işlem olarak kaydedilecek ve borçta nakit ve alacakta gelir muhasebeleştirilecektir. defteri kebire aktarıldığında, bu girişler ayrı yerlerde kaydedilir: nakit ve gelir hesapları. Bu şekilde, işlemlerin her bir hesabı nasıl etkilediğini görebilirsiniz.
- Genel muhasebe defterindeki kayıtlar, işlemin kaynağının tespit edilebilmesi için tarihli olmalıdır. Bazı muhasebeciler ayrıca, örneğin bir seri numarası şeklinde bir referans numarası da içerir, böylece işlemler tekrar yevmiyede kolayca izlenebilir.
Bölüm 2/3: Muhasebe İşlemlerinin Dengelenmesi
Adım 1. Her muhasebe işlemi girdiğinizde kapatmadan önce defteri kebiri dengeleyin
Her işlem için kaydedilen sayıların ve hesapların doğru olduğundan emin olmak için mizanları ve diğer raporları hazırlayın. Kaç işlem kaydedilirse kaydedilsin, toplam borçlar toplam kredilere eşit olmalıdır.
Manuel olarak veya bir bilgisayar programı ile not alırsanız, kategoriden bağımsız olarak borç ve alacaklardaki tüm sayılar toplanır. Toplam borç ve alacak tutarı aynı olmalıdır
Adım 2. Deneme Bakiyesindeki hataları kontrol edin
Borçlar kredilere eşit değilse, yevmiye kayıtlarınızda hatalar bulmanız gerekecektir. Aslında, örneğin çift kayıt veya yanlış hesaba girilen işlemler nedeniyle borç ve alacak tutarları aynı olsa bile hatalar meydana gelebilir.
- Örneğin, bir müşteriden ödeme aldığınızda, Nakit kaydetmiş ancak Alacak Hesaplarını kaydetmeyi unutmuş olabilirsiniz, bu nedenle günlük, alacakların hala ödenmemiş gibi görünmesine neden olur. Böylece, borçtaki tutar krediden farklı olacaktır.
- Bazı durumlarda, hataları bulmak için günlükteki ilk girişe kadar kayıtları izlemeniz gerekebilir. Bu nedenle, takibin kolay olması için işlem tarihi ve/veya referans numarasının yevmiye defterine kaydedilmesi gerekir.
Adım 3. Gelir tablosu, bilanço ve sermaye değişim raporu için raporları çalıştırın
Bu finansal raporlar manuel olarak veya bir muhasebe yazılım sistemi ile yapılabilir. Bu raporlardan işletmenizin tam bir resmini elde edersiniz.
- Örneğin, gelir tablosu belirli bir süre boyunca yapılan harcamalardan elde edilen geliri çıkaracaktır ve bu rapordan şirketin kâr veya zarar ettiğini bilirsiniz.
- Bilanço, şirketin tüm varlıklarını ve yükümlülüklerini gösterir. Şirket varlıkları nakit, ekipman, arazi ve alacak hesaplarını içerir. Borçlar, ödenecek hesapları ve ödenecek senetleri içerir.
- Önceki dönemlerde hissedarlara temettü (ödül) ödediyseniz, özkaynak değişim tablosuna da ihtiyacınız olacaktır. Bu rapor, üretilen kâr miktarını (net gelir değil) eksi ödenen temettüleri gösterir. Birikmiş karlar, şirkete yeniden yatırılan kazançları temsil eder.
Bölüm 3/3: Muhasebe İşlemlerinin Ayrıntılı Kayıtlarının Tutulması
Adım 1. Günlüğe girilen her işlemin kısa bir açıklamasını ekleyin
Örneğin, "nakit televizyon reklam ödemeleri, Şubat 2016." Böylece her bir işlemin kayıt altına alınmasının miktarı, nedeni ve süreci daha net olacaktır.
Adım 2. İşlem günlüğünüzün bir yedeğini alın
Hatalar veya ilerideki sorular için yedekleme yapılması gerekir. Tüm kayıtların dokümantasyonu, bir dizi kayıt ve bir derginin tarihi tek bir pakete girilerek dosyalanabilir. Herkes defteri kebirde yevmiye kayıtlarını arayabilir ve ardından yedek belgelere kolayca erişebilmelidir.
Adım 3. En az bir yıl boyunca tüm belgelerin basılı kopyalarını saklayın
Buna, tüm faturalar ve diğer işlem belgeleri ile birlikte yevmiye kayıtları ve defterler dahildir. Tüm bu belgeler denetim ve vergi nedenleriyle gereklidir.
Adım 4. Belgeleri en az yedi yıl boyunca elektronik olarak saklayın
Kağıt belgelerinizi ileri geri tarayın ve iki elektronik durumda saklayın: biri ofiste, diğeri acil durumlarda kullanılmak üzere başka bir yerde. Son birkaç yılda kurumlar vergisinin denetlenme olasılığı her zaman vardır, bu nedenle bu belgelerin saklanması gerekir.
İpuçları
- Günlüğünüzü her gün dengeleyin. Tüm hataları izleyin ve hemen düzeltin. Bu o kadar önemlidir ki muhasebe öğrencileri için ilk derslerden biri olur.
- Muhasebe sisteminin anlaşılması ve işlemlerin nasıl girileceğinin birden fazla çalışan tarafından bilinmesi için çapraz eğitim çalışanları sağlayın.
