Teknik şartname belgesi, bir ürün veya üretim sürecinin yerine getirmesi gereken kural ve gereksinimleri içeren bir belgedir. Belgede listelenen gereksinimleri ve kuralları karşılamayan ürünler veya üretim süreçleri, spesifikasyonları karşılamaz ve genellikle spesifikasyon dışı olarak adlandırılır. Teknik şartnameler, üretim veya teknik hizmet sözleşmeleri düzenlenirken sözleşme yerine getirme kurallarını belirlemek için kullanılır.
Teknik özellik belgesi yazmak için aşağıdaki ipuçlarını kullanın.
Adım
Yöntem 1/3: Genel Hususları Almak
Adım 1. Açık veya kapalı bir belirtim yazmak isteyip istemediğinize karar verin
- Açık bir belirtim yazmayı düşünün. Açık şartname belgesi, bu performansın nasıl elde edileceğini açıklamadan, yalnızca elde edilecek performansı açıklar. Böylece uygulayıcılar, spesifikasyonları karşılamak için her türlü çabayı göstermekte özgürdürler. Örneğin, bir bilgisayar bellek belirtimi yazıyorsanız, kullanılması gereken belirli bellek türünü belirtmeniz gerekmez.
- Kapalı bir belirtim yazmayı düşünün. Kapalı şartname belgesi, ulaşılacak performansı tanımlamanın yanı sıra, ürün tasarımı veya üretim süreçlerinde kullanılması gereken ekipman, teknoloji ve montaj yöntemlerini de açıklar. Örneğin, bir makine montajı spesifikasyon belgesi, operatörün hidrolik olarak çalışan bir motor kullanmasını gerektirebilir.
Adım 2. Mevcut özellikleri değerlendirerek gereksinimleri belirleyin
Adım 3. Yazma stilinizi belirleyin
- Kısa doğrudan cümleler kullanın.
- Göreceli zamirleri kullanmaktan kaçının. Metinde ne demek istediğinizi açıkça belirtin.
- Alanda yaygın olarak kullanılan teknik terimleri ve kısaltmaları açıklar. Teknik terimleri açıklamak için belgenin başına bir "tanımlar" bölümü ekleyin.
Adım 4. İçindekiler tablosu oluşturun
Ürünün veya üretim sürecinin genel gereksinimlerini belgenin başına ve ardından daha özel bölümlere koyun.
Yöntem 2/3: Belirtim Oluşturma
Adım 1. Ürün veya üretim süreci tarafından karşılanması gereken tüm ihtiyaçları yazın
Bir ihtiyacı tanımlamak için "zorunluluk" kelimesini kullanın. "Must" kelimesinin ifade ettiği ihtiyaçların uygulayıcı tarafından eksiksiz olarak yerine getirilmesi gerekmektedir. İhtiyacı belirlemek için aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurun ve gerektiğinde diğer faktörleri ekleyin:
- Ürünün uygun ağırlığını ve/veya boyutunu belirleyin.
- Ürünü çalıştırmak için uygun çevre koşullarını tam olarak tanımlayın. Ürün aşırı nem veya sıcaklıkta performans düşüşüne maruz kalırsa, bunu teknik özelliklere yazın.
- Ürünün veya üretim sürecinin performansına tolerans gösterin.
- Ürüne veya üretim sürecine uygulanması gereken üçüncü taraf işçilik veya güvenlik standartlarını tanımlayın. Örneğin, ürününüzün UL veya CSA sertifikasını geçmesini isteyebilirsiniz.
- Ürün veya üretim sürecinin ulaşması gereken belirli teknik özellikleri tanımlayın. Örneğin, bir elektronik üretim süreci belirtiminde arayüz gereksinimlerini ve üretim hızını belirtebilirsiniz, mekanik bir üretim süreci belirtimi için ise bir yoğunluk veya kapasite standardı belirtebilirsiniz.
- Ürünün veya üretim sürecinin ömrünü belirleyin. Ürün veya üretim süreci periyodik bakım gerektiriyorsa, spesifikasyona sürecin ayrıntılı bir açıklamasını ekleyin. Spesifikasyonda, bakımın gerekli olduğu koşulları ve bakımın ne sıklıkla yapılması gerektiğini listelemelisiniz.
Yöntem 3/3: Belirtimi Sonlandırma
Adım 1. Spesifikasyon için bir başlık ve kontrol numarası oluşturun
Ayrıca gözden geçirilebilecek bir şartname belgesi oluşturduğunuzdan emin olun.
Adım 2. Belirtimleri yayınlayabilen ve değiştirebilen yetkiliyi tanımlayın ve onay olarak bir imza alanı ekleyin
Adım 3. Spesifikasyonları eleştirel bir şekilde okuyun
Kendinizi deneyimsiz bir uygulayıcı veya mümkün olan her yerde spesifikasyonları atlatarak paradan tasarruf etmek isteyen bir uygulayıcı olarak konumlandırın. Bundan sonra, acemi uygulayıcılara yardımcı olmak ve kurnazlığın boşluklarını kapatmak için özellikleri gerektiği gibi ayarlayın.
