İşiniz müşterilerle telefonla iletişim kurmanızı gerektiriyorsa, çok fazla sesli mesaj bırakmanız olasıdır. Ancak, telefonda bir bip sesi duyulduktan sonra tam olarak ne söylenmesi gerekiyor? İlgili tüm bilgileri sesli posta yoluyla iletmek göz korkutucu olabilir, pek çok ayrıntı gözden kaçabilir. Sesli mesajların doğaçlama teslimini doğru sistemle değiştirin. Hatırlanması kolay birkaç nokta sayesinde, tüm önemli bilgilerin alıcıya iletilmesini sağlayarak geri arama şansının artmasını sağlayabilirsiniz.
Adım
Yöntem 1/3: Kendinizi Tanıtma
Adım 1. Uygun bir ses tonu kullanın
Mesaj kaydedilmeye başlar başlamaz, net ve kolayca duyulabilir bir sesle konuşun. Mırıldanmayın veya çok hızlı konuşmayın. Dinleyicinin dikkatini çekmek için sesinizi çekici ve enerjik hale getirmeye çalışın. Seni göremese bile, sesin net olacak. Bu nedenle, doğru ses tonunu kullandığınızdan emin olun.
- Her kelimeyi yüksek sesle telaffuz edin. Kötü bir sinyal sesinizi bulandırabilir, hatta kelimelerinizin bitmesine neden olabilir. Sıradan konuşmanın sesi, arama sırasında belli belirsiz duyulabilir.
- Ses kaliteniz aramanın amacını yansıtmalıdır. Örneğin, yeğeninizi okuldan mezun olduğu için tebrik etmek için yüksek sesli bir mesaj bırakabilirsiniz. Ancak, taziyelerinizi iletmek isterseniz, ciddi ve saygılı bir sesli mesaj bırakın.
Adım 2. Adınızı söyleyin
Adınızı mesajın başında belirtin. Bu şekilde, arayan kişi kim olduğunuzu bilecektir. “Bu (takma adınız)” gibi basit kelimeler çeşitli durumlarda kullanılabilir. Arayan kişi sizinle hiç tanışmadıysa “Benim adım (tam isim)” gibi daha kibar cümleler de kullanabilirsiniz. Arkadaşlarınız ve aileniz sizi başka bir kimlik olmadan tanıyabilir. Arama işle ilgiliyse, arama alıcısının daha kişisel etkileşim kurabilmeleri için aramanın amacını bilmesi için bir ada ihtiyacı vardır.
- Yukarıdaki adımlar önemsiz gelebilir, ancak sesli mesaj bırakırken genellikle gergin arayanlar tarafından unutulurlar.
- Arayanın sizi tanımasına yardımcı olabilecek profesyonel bir unvanınız veya öz açıklamanız varsa, bunu adınızın ardından belirtin. Örneğin “Benim adım Dr. Arief, Tangerang Genel Hastanesinde radyolog” veya “Bu Tasya, ben Selvy'nin çocuğunuzla aynı sınıfta olan annesiyim.”
Adım 3. Telefon numaranızı belirtin
Adını söyledikten sonra telefon numaranızı belirtin. Çoğu telefon alıcısı, iletişim bilgilerini almak için sesli mesajın sonuna kadar bekler, ancak alıcı bunu hemen kaldırmazsa, mesajı yeniden başlatmaları gerekir. Telefon numarasından bahsederken alıcının iyi duyabilmesi için yavaş ve net konuşmayı unutmayın.
- Bir mesajın başında bir telefon numarası söylemenin basit bir yolu, numaradan (telefon numaranız) “Bu (adın), benim numaram (telefon numaran)” veya “Bu (adın)” gibi bir şey söylemektir.).”
- Arayan Kimliği özelliği, alıcının numaranızı görmesine izin verse de, numaranız kaydedilmemişse veya alıcının sizi başka bir numaraya aramasını istiyorsanız, yine de telefon numaranızı belirtmeniz önerilir.
Adım 4. Bağlantıyı yapın
Bilinmeyen göndericilerden işle ilgili sesli mesajlar duyduğunuzda, insanlar kim olduğunuzu ve aramanın amacını bilmiyorlarsa şüphelenmeye veya ilgilerini kaybetmeye başlarlar. Bilinen bir arkadaşınızın veya numarayı veren kişinin adını söyleyerek onları sakinleştirin. Yine, bu yöntem aramayı daha kişisel hissettirebilir. Sesli mesajlar şüpheli olmayacak ve büyük olasılıkla beklediğiniz yanıtı alacaksınız.
- Dinleyicilere "Bu numarayı teknenizi satacağınızı söyleyen Andi'den aldım" gibi kısa bir giriş yapmaya çalışın.
- İş için aramasanız bile, kişisel bir bağlantı kurmak alıcıyı daha rahat hissettirebilir. "Bu Bob, evin karşısındaki komşunuz" ifadesi kulağa "Bu Bobby Rahmadika Setiawan"dan daha dostça geliyor.
Yöntem 2/3: İhtiyaçlarınızı Açıklama
Adım 1. Ne söyleyeceğinizi önceden düşünün
Sesli mesaj bırakmadan önce, ne iletmeye çalıştığınızı bilmeniz gerekir. Aklınızda belirli bir hedef varsa bu bir sorun değildir, ancak sesli mesajın kaydedildiğini belirten bip seslerini duymak herkesi tedirgin edebilir. İletmek istediğiniz bilgiyi birkaç noktaya bölün ve kapatmadan önce her şeyi açıklayın.
- Özellikle çok önemli sesli mesajlar için mesajı kaydetmeden önce kaba bir komut dosyası yazabilirsiniz.
- Aniden kekelerseniz, kısaca adınızı, iletişim bilgilerinizi ve arama nedeninizi söylemeye odaklanın.
- Bir gece önce bir tarihle ilgili romantik bir mesaj bırakmak için sesli mesaj gönderdiğinizi hayal edin. İletmek üzere olduğunuz sesli mesajı mesajı kaydetmeden önce hayal etmek size gergin ve utangaç olmak yerine sakin, sakin ve rahat bir his verebilir.
Adım 2. Mesajınızı kısa tutun
Sesli mesajınızı 20-30 saniye ile sınırlayın. Nadiren bu süreden daha uzun bir sesli mesaja ihtiyaç duyarsınız. Alıcıların çok uzun ve endişeli mesajlar duymaktan bıkmasını istemezsiniz. Odaklanın ve mesajı doğrudan konuya getirin. Kısa mesajlar, alıcının geri aramakla ilgilenmesi için merak uyandırabilir.
- Öte yandan, sesli mesajınız çok kısaysa, alıcı bunun önemsiz olduğunu düşünebilir ve önce dinlemeden silebilir. Bilinmeyen bir numaradan aradığınızda bu durum yaşanabilir.
- Sesli mesaj bırakmanın amacı, doğrudan bir aramada vermek istediğiniz tüm bilgileri paylaşmak değil, birinin geri aramasını sağlamaktır.
Adım 3. Sesli mesajı en önemli bilgilerle başlatın
Arama nedenlerinizi boş yere geçmeyin. Sadece nasıl olduğunu sormak istiyorsan, söylemen yeterli. Belirli bir ürünü teklif etmek veya bir randevuyu onaylamak istiyorsanız, bunu söyleyin. Mesajın başında aramanın amacından bahsetmezseniz, dinleyicilerin ilgisini hızla kaybeder ve mesajı siler.
- Mesajı iletmek için çok az zamanınız var. Çok fazla konuşursanız, dinleyiciler mesajı önemli bilgiler almadan önce sessize alabilir.
- "Babam hastanede" gibi kötü haberleri doğrudan iletmek ve ardından dinleyici endişelenene kadar etrafta dolaşmak yerine, kalan zamanı sempati ve açıklamalar iletmek için kullanmak daha iyidir.
Adım 4. Mesajları kişisel ve organik olarak bırakın
Telefonda olduğu gibi sert konuşma dürtüsüne direnin. Arkadaş canlısı olun, kendiniz olun ve doğal konuşun. İnsanlar bir satış görevlisinin kendilerine bir şey satın almaya çalıştığını görebilir ve kendilerine kibar bir şekilde yaklaşıldığını hissederlerse sesli mesajınızı dinlemeleri daha olasıdır.
Bir senaryo okuyormuş gibi konuşmak, dinleyicinin aynı şeyi sunmak için aradığınız birçok kişiden sadece biri olduğu izlenimini verecektir
Yöntem 3/3: Sesli Postayı Kapatma
Adım 1. Belirli bir soru veya istekte bulunun
Mesajı sonlandırırken, alıcının neden geri aramasını istediğinizi açıklayın. Onu telefonu açmaya motive edecek belirli bir soru sorun veya bir istekte bulunun. Sesli mesajı duyduktan sonra alıcının kafası karışmışsa veya gideceğiniz yerden emin değilse, mesaj başarısız olmuştur.
- "Gönderilen tarifi beğenirseniz bana bildirin" veya "Bu teklifle ilgili fikirlerinizi duymak isterim" gibi ifadeler kullanmayı deneyin.
- Belirli bir istekte bulunursanız, yalnızca "Geri ara, tamam" demek yerine, insanlar geri aramaya daha motive olurlar.
Adım 2. Adınızı ve iletişim bilgilerinizi yeniden belirtin
Adınızı ve telefon numaranızı tekrarlayarak mesajı sonlandırın. Alıcının yanlış duymaması ve not alabilmesi için telefon numaranızı iki kez tekrarlayın. Alıcı geri aradığında, ne zaman zamanınız olduğu ve ne zaman aramak için en iyi zamanın olduğu gibi tüm yararlı ayrıntıları eklediğinizden emin olun.
- Bir mesajın sonunda telefon numarasını ikiden fazla söylemek çok fazla ve mesajın alıcısı için rahatsız edici olabilir.
- Mesaj arkadaşlarınıza veya ailenize gelişigüzel bir şekilde iletiliyorsa bu adımı uygulamanıza gerek yoktur.
Adım 3. Mesajı kelimesi kelimesine sonlandırmayın
Kapatma zamanı geldiğinde, gereksiz yere sohbet etmeye veya mesajları uzatmaya devam etmeyin. Alıcı, önemsediğiniz biri değilse, tatlı sözler bırakmanıza gerek yoktur. Mesajınız ne kadar uzun olursa, alıcıdan o kadar az ilgi görür. Bu nedenle, sonunda odağı kaybetmeyin. Verilen zaman için teşekkür edin ve iletişime devam etmesine izin verin.
- "Senden haber almayı dört gözle bekliyorum" gibi kapanış sözleri, "İyi günler" gibi sevimsiz ticari kelimelerden çok daha sıcak ve etkilidir.
- Sonuçlara atlamayın veya mesajınızı sonunda özetlemeyin. Alıcının belirli ayrıntıları prova etmesi gerekiyorsa, mesajınızı daha sonra tekrar oynatabilir.
İpuçları
- “Bu kişi ne istiyor?” diye düşündüren bir sesli mesajınız olduğu zamanı hatırlayın. Duymak istediğiniz bir sesli mesaj bırakın.
- Mesajın alıcısıyla olan etkileşiminizle hala ilgiliyse, telefon numaranıza ek olarak bir e-posta adresi veya iletişim bilgisi sağlayın.
- Saatle ilgili bilgiler içeren bir mesaj bırakırsanız tarihi belirtmeyi unutmayın.
- Gülümsemek! Gülümsemeniz görünmese bile iletilecektir.
- Hassas bir konuyu ele almak için arıyorsanız, sesli mesajda paylaşılan bilgileri başka kimsenin duymaması için sınırlayın.
- Acil bir durumda veya doğal bir afette, iyi olduğunuzu iletmek için sesli mesaj kullanın.
Uyarı
- Birinin geri aramasını sağlamaya çalışıyorsanız, onlara geçmişteki arama başarısızlıklarınızdan bahsetmeyin. Bu, dinleyiciyi rahatsız edecek ve sizinle iş yapmaktan kendini rahat hissetmeyecektir.
- Profesyonel olarak, telefondaki kişi cevap vermezse her zaman sesli mesaj bırakmalısınız. Sesli mesaj olmadan çok sayıda cevapsız arama görmek, işletmenizin önemli olmadığını gösterir.
