Bir işletmeniz varsa, müşterilere mektup yazmanız gerekebilir. Müşterilere yeni etkinlikler veya özel etkinlikler hakkında bilgi vermek için bir şeyler yazabilir veya müşteri şikayetlerine şirket adına yanıt verebilirsiniz. Mektubun sebebi ne olursa olsun, her zaman profesyonel bir tarza sahip olmalısınız.
Adım
Bölüm 1 / 2: Bir İş Mektubu Biçimlendirme
Adım 1. Profesyonel antetli kağıt kullanın
İş mektubu şirketinizin bir temsili olacaktır. Bu yüzden farklı ve kaliteli görünmelidir. İş mektubu ayrıca şirket logonuzu veya markanızı da içermelidir.
Microsoft Word'de önceden tasarlanmış antetli kağıt renk örneklerini kullanarak antetli kağıt oluşturabilirsiniz. Antetli kağıtta bulunan logoyu veya markayı kullandığınızdan emin olun
Adım 2. Bir kelime işlemci programı açın
İş mektuplarını her zaman bilgisayarda yazmalısınız.
- Yeni bir belge oluşturun ve belgeye 2,5 cm'lik bir kenarlık yerleştirin.
- Times New Roman, Georgia veya Ariel gibi bir serif yazı tipi kullanın. Her zaman 12 puntodan büyük olmayan ve 10 puntodan küçük olmayan bir yazı tipi boyutu kullandığınızdan emin olun. Yazı tipi seçimi veya yazı tipi boyutu nedeniyle bir iş mektubunun okunması kolay olmalıdır.
- Belgenin tek bir boşluğa ayarlandığından emin olun.
Adım 3. Blokların şeklini ayarlayın
Blok formu, iş mektuplarında kullanılan en yaygın formattır. Bu form aynı zamanda kurulumu ve takip edilmesi en kolay olanıdır. Her başlık hizalı olmalı ve her başlık arasında bir boşluk bırakılmalıdır. Belgenin altından başlayarak, iş mektubunuz aşağıdaki başlıklara sahip olmalıdır:
- Bugünün tarihi veya mektubu gönderdiğiniz tarih. Tarih önemlidir çünkü hem sizin notunuz hem de alıcının notu olarak kullanılabilir. Ayrıca tarihlerin yasal kullanımları da olabilir. Bu yüzden tarihin doğru olduğundan emin olun.
- İade adresi. Bu bölüm, standart adres stilinde biçimlendirilmiş adresinizi içerir. Adresiniz antetli kağıtta zaten varsa, bu bölümü atlayabilirsiniz.
- Adres içeride. Bu bölüm, mektubu alan kişinin adını ve adresini içerir. Bay / Bayan kelimesinin kullanımı isteğe bağlıdır. Örneğin, Nina Marlina'ya bir mektup yazdıysanız, Bayan Marlina'ya yazabilirsiniz. medeni durumunun ne olduğundan emin değilseniz, onun adına.
- Saygılarımızla. Selamlar "Sevgili Bayan Marlina" veya "Sevgili Nina Marlina" kelimelerini kullanabilir. Mektubu kimin okuyacağından emin değilseniz, “Saygılarımızla” kelimesini kullanın. “İlgili Taraflara” da kullanabilirsiniz, ancak hedef kitlenizin kim olduğunu bilmiyorsanız, yalnızca son çare olarak.
- Mektup gövdesi. Bunu makalenin bir sonraki bölümünde daha fazla tartışacağız.
- Ön yazı, imzalı. "Saygılarımızla" veya "Selamlar" kelimelerini kullanabilirsiniz.
Bölüm 2/2: İş Mektubu Yazma
Adım 1. Kitlenizi tanımlayın
Mektubun tarzı, izleyicinin kim olduğuna bakılmaksızın her zaman profesyonel kalmalıdır. Ancak, mektubunuzu alacak kişiye göre dil veya kelime seçiminizi değiştirebilirsiniz. Başka bir şirketin insan kaynakları departmanı için yazıyorsanız, daha resmi bir dil kullanmanız gerekebilir. Ancak belirli bir müşteri için yazıyorsanız, daha resmi olmayan veya gündelik bir dil kullanabilirsiniz.
- Kitlenizi belirlemeniz aynı zamanda kitlenizde kafa karışıklığının önüne geçeceğiniz anlamına gelir. Okuyucularınızın anlayamayacağı terimler kullanmaktan kaçının. Örneğin, müşteriler şirketinizin uzay programı için kullanılan kısaltmaları muhtemelen bilemeyeceklerdir, bu nedenle bunları harflerle kullanmaktan kaçının.
- İyi bir iş mektubu yazmanın bir numaralı kuralı, açık, özlü ve kibar olmasıdır.
Adım 2. İlk satırda mektubun amacını açıklayın
Mektubun amacını düşünün. Müşterilerin şehrin yeni bir bölümündeki yeni yerinizi bilmesini sağlamak mı? Müşterilere ödenmemiş faturaları veya bakiyeleri hatırlatmak için mi? Veya müşteri şikayetlerine cevap vermek için mi? Bu hedefi göz önünde bulundurarak, okuyucunun mektubun ne hakkında olduğunu hemen bilmesini sağlayan bir ilk satır yazın. Açık olmayan mektubun amacını yazmayın. Direk konuya girin.
- Bir işletme sahibi olarak fikrinizi ifade ediyorsanız "Ben" ile başlayın. Bir şirket veya kuruluş adına yazıyorsanız "biz"i kullanın.
- "Bu mektupla sizi bilgilendiriyoruz" veya "Bu mektupla soruyoruz" gibi doğrudan ifadelere odaklanın. Bir işletme sahibi olarak bir mektup yazıyorsanız, bir "Ben" ifadesi de kullanabilirsiniz. Örneğin: "Sizinle iletişim kurdum çünkü" veya "Son zamanlarda şunu duydum … ve hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorum …"
- Örneğin, (işletme sahibi) Nina Marlina'ya geçen aydan bu yana ödenmemiş bir fatura hakkında yazdıysanız, mektuba şöyle başlayın: "Mart 2015'ten beri hesabınızda ödenmemiş bir bakiyeniz olduğu için sizinle iletişime geçtim."
- Veya bir şirkette çalışansanız ve şirketin uzay programıyla ilgili bir müşteri şikayetine yanıt vermek için yazıyorsanız, mektuba şöyle başlayın: "Mars uzay programımızla ilgili şikayetinizi aldık."
- Okuyucuların bir yarışma kazandıklarını veya bir lisansüstü programda yer aldıklarını bilmelerini sağlamak için bir mektup yazıyorsanız, "Size bunu söylemekten mutluluk duyuyorum…" veya "Biz size söylemekten mutluluk duyuyorum" gibi bir ifadeyle başlayın. sana bunu söylemeyi çok isterim…"
- Kötü haber veriyorsanız, şöyle bir ifadeyle başlayın: "Bunu size yüreğimiz buruk bir şekilde söylüyoruz…". Veya, "Dikkatli bir şekilde düşündükten sonra, yapmamaya karar verdim…".
Adım 3. Pasif değil, aktif cümleler kullanın
Sıradan konuşmada pasif sesi her zaman kullanırız. Ancak pasif ses, yazınızı sıkıcı veya kafa karıştırıcı gösterebilir. Aktif cümleler iş mektuplarında çok daha etkilidir çünkü daha iddialı bir dil üslubu gösterirler.
- Pasif cümleye bir örnek: "Sizin için hangi şikayeti ele alabilirim?" Cümlenin öznesi, yani müşteri ("siz"), cümlenin başında değil, sonunda görünür.
- Etkin bir cümle örneği şu olabilir: "Şikayetinizi ele almak için ne yapabilirim?" Cümlenin aktif sesteki bu versiyonu okuyucu için çok daha net ve anlaşılması daha kolaydır.
- Pasif sesi kullanmak, yanlış veya hoş olmayan noktalara dikkat çekmeden mesajınızı iletmenin iyi bir yolu olabilir. Ancak pasif sesi yalnızca bu durumda kullanın. Genel olarak, aktif ses bir iş mektubunda çok daha etkilidir.
Adım 4. Varsa, önceki olaylara veya okuyucularla önceki iletişimlere bakın
Nina Marlina ile geçen ayın başlarında ödenmemiş faturası hakkında bir uyarı ile iletişime geçmiş olabilirsiniz. Ya da belki müşteriler geçen ay bir konferansta uzay programıyla ilgili hayal kırıklıklarını dile getirdiler. Daha önce okuyucularla iletişim kurduysanız, bunu belirtin. Bu, okuyucuya önceki bağlantılarınızı hatırlatacak ve iş mektubunu daha acil ve önemli hale getirecektir.
"Ödenmemiş faturanızla ilgili önceki mektubuma göre…" veya "Mart ayında yaptığınız ödeme için teşekkürler" gibi ifadeler kullanın. Veya "Mayıs ayındaki bir konferansta uzay programıyla ilgili sorunlarınızı duymak çok faydalı oldu."
Adım 5. Yardım için bir istek veya teklifte bulunun
Çalışan bir ilişki şeklinde kibar bir talepte bulunarak veya yardım teklifinde bulunarak okuyucuya olumlu bir dil tarzı gösterin.
- Diyelim ki müşterilere faturaları ödemeye çalışan bir işletme sahibisiniz. Şu gibi ifadeler kullanın: "Ödenmemiş faturanızla derhal ilgilendiğiniz için teşekkür ederim."
- Şirketiniz adına yazdığınızı varsayalım. Şu gibi ifadeler kullanın: "Sizinle ve İnsan Kaynakları başkanımızla yüz yüze bir görüşme ayarlamak istiyoruz."
- Ayrıca okuyucuların sahip olabileceği soruları veya endişeleri yanıtlamayı teklif etmelisiniz. "Faturalandırmanızla ilgili tüm sorularınızı veya endişelerinizi yanıtlamaktan memnuniyet duyarım" veya "Size bu program hakkında daha fazla ayrıntı vermemizi ister misiniz?" gibi ifadeler kullanın.
Adım 6. Mektubu özetleyin
Sizin tarafınızdan veya okuyucu adına bir harekete geçirici mesaj ekleyin. Bu talep, belirli bir tarihe kadar ödeme talebi veya okuyucu ile resmi bir toplantı ayarlama hakkında bir not olabilir.
- Gelecekte mektubun alıcısıyla iletişim kurmak için bir cümle ekleyin. "Seni gelecek hafta bütçe toplantısında görmeyi dört gözle bekliyorum." Veya “Genel merkezimizi ziyaretiniz sırasında bu konuyu sizinle daha ayrıntılı tartışmak için sabırsızlanıyorum.”
- Mektubunuzla birlikte eklediğiniz belgeleri kaydedin. "Ödenmemiş faturalar ekli" veya "alan genişletme programımızın bir kopyası ekli" gibi ifadeler ekleyin.
- Mektubu bir kapanış cümlesi ile bitirin. Bir müşteri veya müşteri için "Saygılarımızla" veya "Saygılarımızla" kullanın.
- Hiç tanımadığınız insanlara resmi mektuplar için "Selamlar" kullanın.
- İyi tanıdığınız veya iş ilişkinizin olduğu birine yazıyorsanız "Selamlar" veya "Saygılarımızla" kullanın.
Adım 7. Harfi düzeltin
Harf yazım hatalarıyla doluysa, tüm dikkatli biçimlendirme ve yazma işlemleri boşa gider!
- Edilgen sesi kullanan her cümleyi arayın ve cümleyi aktif bir cümleye dönüştürmeye çalışın.
- Çok uzun veya net olmayan ve doğrudan olan cümlelere dikkat edin. İş mektuplarında, daha az genellikle daha iyidir, bu nedenle mümkünse cümle uzunluğunu azaltın.
