Çoğu ebeveyn, hastalık nedeniyle izin istemekten, hatta bir çocuğun sorunları hakkında konuşmaktan çeşitli nedenlerle okul yılında en az bir kez çocuklarının öğretmeniyle iletişime geçmek zorundadır. Çoğu öğretmen, yazışma sürecini daha kolay ve daha hızlı hale getiren e-posta kullanır, ancak mektup veya not da yazabilirsiniz. Doğru mektup veya e-posta ile çocuğunuzun öğretmeni ile açık ve güçlü bir iletişim kurabilirsiniz.
Adım
Yöntem 1/2: E-posta Gönderme
Adım 1. Ne zaman e-posta göndereceğinizi bilin
Tanıştırmalardan daha ciddi konuları tartışmaya kadar, çocuğunuzun öğretmeniyle iletişim kurmak isteyebileceğiniz çeşitli nedenler vardır. Çocuğunuzun öğretmeniyle iletişim kurmanız için bazı yaygın nedenler şunlardır:
- Taşındığınızda veya çocuğunuz yeni bir okulda okumaya başladığında kendinizi tanıtın.
- Sorunu tartışın.
- Çocuğun çalışmasını veya ilerlemesini sorun.
- Buluşmak isteyin.
- Çocuğun özel ihtiyaçları veya aile sorunları gibi özel bir sorunu öğretmeni bilgilendirin.
- Çocuk hastalık veya diğer ihtiyaçlar nedeniyle evde olmadığında izin isteyin.
Adım 2. Öğretmene eksiksiz ve profesyonel bir e-posta yazmak için ihtiyacınız olan bilgileri toplayın
Eksiksiz bilgi iletişimi daha verimli hale getirecek ve öğretmene saygı duyduğunuzu ve tartışılan konuları ciddiye aldığınızı gösterecektir.
- Çocuğunuza öğretmeninin adını sorun veya okulun web sitesinde öğretmenin adına bakın.
- Çocuğunuzun özel ihtiyaçları varsa, doktor teşhisi ve çocuk yerleştirme belgeleri gibi gerekli belgelerin kopyalarını hazırlayın.
Adım 3. Topladığınız bilgileri kullanarak e-postanın ilk taslağını oluşturun
Taslaklar, sorununuzu tam olarak tanımlamanıza olanak tanır. İşiniz bittiğinde taslağınızı yeniden okuyun ve gerekirse düzenleyin.
- E-posta adresinizi "Kime" alanına yazmaktan kaçının, böylece yanlışlıkla bir taslak e-posta göndermezsiniz.
- Taslağınızı olabildiğince kısa ve öz tutun.
- E-postaları kişisel, kibar ve profesyonel bir tonda yazın.
- Kendini tanıt. Çocuğunuzun adını söyleyin ve e-postayı neden yazdığınızı açıklayın. Örneğin, "Sevgili Bayan Jasmin, benim adım Ros ve ben Upin ve Ipin'in ebeveyniyim. Bu mektubu yazıyorum çünkü Upin'in Matematikten sonra zor zamanlar geçirdiğini anlıyorum."
- E-postanın özünü, çözmek istediğiniz sorunu belirterek 1-3 paragraf uzunluğunda yapın. Çocuğunuzu yapıcı bir şekilde desteklemenin yollarını da sormak isteyebilirsiniz.
- E-postayı teşekkür ederek kapatın ve daha fazla danışma için iletişim bilgilerinizi ekleyin. Örneğin, "İlginiz için teşekkür ederim. Öğretmen e-posta veya +628123456789 aracılığıyla benimle iletişime geçebilir. Umarım Upin'in sorunu sizin yardımınızla yakında çözülebilir."
Adım 4. E-postayı olumlu bir not alın
Bir taslak yazarken, e-postanızın tonunu olabildiğince olumlu tutun. Çocuğunuzun sorunlarıyla uğraşırken çabuk sinirlenebilirsiniz, ancak e-postalarda olumlu ve proaktif bir ton tutmak, çocuğunuzun öğretmeni ile açık ve üretken bir diyalog açabilir.
- Çocuğunuzun öğretmeninde suçlayıcı bir dil kullanmaktan kaçının.
- "Anlayın", "işbirliği yapın" ve "konuş" gibi kelimeler kullanın.
- "Pozitif" ve "proaktif" gibi sıfatlar kullanın.
- "Upin'e göre matematik öğrenmekte zorlanıyor. Bunu nasıl değiştireceğimizi ve öğretmenin Upin'in yeteneklerini geliştirmesine nasıl yardımcı olabileceğimizi bilmek istiyoruz."
Adım 5. E-posta yazarken dürüst olun
Çocuklar dürüst yaratıklardır ve mektubunuzdaki yalanlar kendi çocuğunuzun dilinden çıkabilir. E-postayı olabildiğince dürüst bir şekilde yazın, ancak e-postaya profesyonel bir hava katın.
Doğrudan meselenin kalbine gidin. Örneğin, "Bir müzede çalışmam gerekiyor ve oğlumu okumaya götürmek istiyorum. Cuma günü okula dönmeden önce bitirmesi gereken bir ödev var mı?"
Adım 6. E-postanızı yeniden okuyun ve düzenleyin
E-postanın kaba bir taslağını yazdıktan sonra, e-postanın içeriğini ve tonunu düşünün, ardından gerekirse e-postayı düzenleyin. Bir e-postayı düzenlemek, e-postanın gövdesini eklemenize veya kaldırmanıza ve ayrıca yazım, noktalama işaretleri ve dil bilgisi hatalarını bulmanıza olanak tanır.
- Gözden geçirilmiş e-postanın dürüst ve proaktif bir selamlama, mektup gövdesi ve kapanış içerdiğinden emin olun.
- Suçlayıcı görünebilecek hataları veya cümleleri tespit etmeye yardımcı olmak için mektubu yüksek sesle okuyun.
- Mektubunuzu okumak için bir ortak, arkadaş veya eğitim uzmanından yardım almayı düşünün. Yardım istediğiniz kişi, mektubunuzu daha güçlü veya daha profesyonel hale getirmeyi önerebilir.
Adım 7. Taslağı düzenledikten sonra, çocuğunuzun öğretmeninin mektuba daha açık olmasını sağlamak için samimi ve profesyonel bir kapanış mesajı ve selamlama yazın
Kapanış mesajları ve dostane selamlar da yapıcı bir yanıtın önünü açar.
- Çocuğunuzun öğretmeninin takma adıyla selam yazın. Örneğin, "jasmin madam" ve ardından virgül.
- Öğretmen daha önce tanışıp ona adıyla hitap etmeyi teklif etmedikçe, öğretmenin adını kullanmaktan kaçının.
- "Selamlar" ve ardından virgül ile kapatın. Çocuğunuzun öğretmeninden bir cevap beklemek için "Bu mektubun ilginizi çekeceğini umuyoruz hanımefendi, teşekkür ederim" yazmak da isteyebilirsiniz.
- Adınızı ve iletişim bilgilerinizi belirtin.
Adım 8. Çocuğunuzun öğretmenine başvurmak için e-postanıza bağlı olarak uygun belgeleri ekleyin
Referanslar, çocuğunuzun öğretmeninin probleminizi anlamasına yardımcı olacaktır.
Açılması kolay bir formatta bir referans dosyası hazırlayın
Adım 9. E-postanın gönderileceği öğretmenin e-posta adresini yazın
E-posta adresinin doğru olduğundan emin olmak için çocuğunuzun okul web sitesini kontrol edin.
- Eşler veya diğer yetkili öğretmenler gibi diğer ilgili taraflara e-posta gönderin.
- E-postanın teslim edildiğinden emin olmak için kendinizi BCC'ye dahil etmeyi düşünün.
Adım 10. Göndermeden önce taslağı bir kez daha okuyarak e-postanın son taslağını düzenleyin
Düzenleme, belirli bilgileri veya e-postadaki hataları unutmayı önleyecektir.
Adım 11. Çocuğunuzun öğretmenine yanıt vermesi için zaman tanıyın
Öğretmenler meşgul yaratıklardır, bu nedenle e-postalarınıza her zaman hemen yanıt veremeyebilirler veya ilgilenemeyebilirler. Öğretmeni geri aramadan önce biraz bekleyin.
- Hızlı bir yanıta ihtiyacınız varsa tarihi yazın.
- E-postanız bir hafta sonra yanıtlanmadıysa mektubu veya e-postayı yeniden gönderin.
Yöntem 2/2: Yazılı Mektuplar Gönderme
Adım 1. Yazılı bir mektubu ne zaman göndereceğinizi bilin
Yazılı mektuplar e-postalardan daha kişiseldir ve bazı durumlarda gereklidir. Aşağıdaki durumlarda yazılı bir mektup göndermek isteyebilirsiniz:
- Teşekkür etmek için.
- Kendinizi kısaca tanıtın.
- Çocuğunuz hasta olduğunda veya okula gidemediğinde izin isteyin.
Adım 2. Mektubu, çocuğunuzun öğretmeninin okuması için mümkün olduğunca düzgün bir şekilde yazın
El yazınızın okunmasının kolay olduğundan emin olun.
- Yazınız kötüyse, yavaş yazın ki yazınız daha net olsun.
- Kolayca solan kurşun kalemler veya tükenmez kalemlerle yazmaktan kaçının. Tercihen tükenmez kalem kullanın.
- Bir bilgisayarda çizim yapmayı ve ardından mektubunuzu elle yazmayı düşünün. Taslaklar, yazmak istediklerinizi daha net düşünmenizi sağlar.
- İsterseniz mektubu bilgisayara yazın, yazdırın ve ardından mektubu imzalayın.
Adım 3. Mektubunuzu yazın
Mektubu manuel olarak yazmayı seçerseniz, önceki adımdaki e-postayı yazarken yaptığınız işlemin aynısını izleyin. Ancak, konuşmak istediğiniz şey çok ciddi değilse, bir teşekkür notu gibi, birkaç kez taslak yazmanıza gerek yoktur.
- Varsa iyi kırtasiye malzemeleri kullanın. Ama değilse, temiz ve kırışık olmayan kağıt kullanın.
- Mektubun üzerine tarihi yazın.
- Tarihin altına bir selamlama yazın, örneğin "Bayan Jasmin" ve ardından virgül koyun.
- Önceki adımdaki e-posta öğeleriyle aynı öğeleri kullanın ve mektubunuzun kısa ve öz olduğundan emin olun. Örneğin, "Bayan Jasmin, ben Ros, Upin ve Ipin'in ebeveyniyim. Upin'in Matematiği anlamasına yardım ettiğiniz için teşekkür ederim. Okuldan sonra, Bayan Jasmin'e anlamadığı soruları sık sık soruyor. Yardımcı olabileceğim bir şey varsa Upin daha iyi anladı., lütfen bana bildirin. Teşekkürler. Ros."
- Mektubunuzu imzalayın, ardından gerekirse adınızı yazın.
Adım 4. Hataları, eksik bilgileri veya soluk mürekkebi ve okunaksız parçaları önlemek için göndermeden önce mektubunuzu kontrol edin
Önemli bir hata bulursanız mektubu yeniden yazın
Adım 5. Mektubu gönderin
Mektubun formalitesine veya aciliyetine bağlı olarak bir mektubu birkaç şekilde gönderebilirsiniz, örneğin:
- Posta ile. Mektubun üzerinde öğretmenin adını belirttiğinizden ve okulun adresini mektubunuza eklediğinizden emin olun.
- Kendim gönderdim. Okula kendi mektubunu gönder. Okul personeli onu çocuğunuzun öğretmenine teslim edecektir.
- Çocuğunuz aracılığıyla. Çocuğunuza bir mektup da bırakabilirsiniz, ancak vermeyi unutabilir. Dilerseniz mektubu çocuğunuzun okul formasına sokabilirsiniz.
