Haftalık raporlar, birçok işletmede ve perakende satış ortamlarında veya araştırma projelerinde ve stajlarda yaygın olarak kullanılmaktadır. Kısa, özlü haftalık raporlar yazın, böylece patronunuz kaydettiğiniz ilerlemenin net bir resmini görsün.
Adım
Bölüm 1/3: Bilgileri Düzenleme
Adım 1. Raporun amacını belirleyin
Görevin bir parçası olarak haftalık raporlar göndermeniz gerekse de, raporun amacı işi tutmak değildir. Patronunuzun neden haftalık rapor istediğini bilmek, raporda tam olarak hangi bilgilerin yer alması gerektiğini ve neyin en önemli olduğunu belirlemenize yardımcı olacaktır.
- Genellikle, üzerinde çalıştığınız projenin durumu hakkında yöneticileri güncel tutmak veya karar vermelerine yardımcı olmak için raporlar yazılır.
- Örneğin, bir perakende mağaza yöneticisiyseniz, haftanın satışlarını özetleyen haftalık bir rapor göndermeniz istenebilir. İşverenler bu raporları mağazanın performansını, fiyat seviyelerini ve alınan siparişleri değerlendirmek için kullanır.
- Bir staj veya araştırma projesi için haftalık bir rapor gönderirseniz, raporun amacı patronunuza veya eğitmeninize ne kadar ilerlediğinizi göstermek ve önemli buluşları ve keşifleri paylaşmaktır.
Adım 2. Raporu kimin okuyacağını belirleyin
Hedef kitlenizin kim olduğunu bilmek, bir rapor planlamak için çok önemlidir. Raporu kimin (ve neden) okuyacağını bilmiyorsanız, hangi bilgilerin en önemli olduğunu bilmenin hiçbir yolu yoktur.
- Hedef kitlenizi belirlemek, raporunuzun nasıl yapılandırılması gerektiğini ve hangi dili kullanmanız gerektiğini anlamanıza da yardımcı olacaktır. Örneğin, hedef kitle beş yaşındaki bir grup ise, büyük bir şirketin yöneticileri için yazıyorsanız gerçek bir rapor yazabilirsiniz.
- Ayrıca, hedef kitlenizin zaten bildiklerini ve neleri daha ayrıntılı olarak açıklamanız gerektiğini veya ek referans kaynakları sağlamanız gerektiğini daha net bir şekilde görürsünüz. Örneğin, yasal bir konu hakkında haftalık bir rapor yazıyorsanız ve bir grup avukat tarafından okunacaksa, yasanın ayrıntılı bir özetini vermenize gerek yoktur. Ancak, hukuk bilgisi olmayan yöneticiler veya idareciler için konuyla ilgili bir rapor yazıyorsanız böyle bir özet gerekli olabilir.
- Rapor bir staj, araştırma projesi veya başka bir akademik faaliyet için gerekliyse, dinleyicilerin sizin eğitmeniniz veya eğitmeniniz olmadığını, ancak raporun kendilerine teslim edileceğini unutmayın. Bu bağlamda bir hedef kitle bulmak için projenizin doğasına ve bir bütün olarak disiplininize odaklanın.
Adım 3. Raporun ana noktalarına öncelik verin
Raporunuzu olabildiğince kısa tutmaya çalışmanız gerekse de, hedef kitlenizin tamamını okumaması mümkündür. Buna yanıt vermek için, en önemli bilgiyi veya nihai sonucu raporun başına yerleştirmelisiniz.
- Örneğin, rapor üç farklı marka ekipmanı karşılaştırmayı ve karşılaştırmayı hedefliyorsa ve şirketin ihtiyaçlarına en uygun olduğunu düşündüğünüzü önermeyi amaçlıyorsa, sonuç en başta yazılmalıdır. Ardından, nedenini açıklayabilirsiniz.
- Genel olarak, raporun ilk sayfası sonuçların, tavsiyelerin veya sonuçların bir özetini içermelidir. Daha derine inmek için raporun geri kalanını kullanın; okuyucular ihtiyaç duyduklarında veya bulgularınızı daha iyi anlamak isterlerse daha fazla okuyacaktır.
Adım 4. Bir raporun genellikle deneyimlediği “kaderin” farkında olun
Çoğu durumda, veri saklama gereksinimleri için haftalık raporlar oluşturulur ve uygun arşivlerde dosyalanır. Haftalık raporlar çoğu bağlamda nadiren bütünüyle okunur ve aksini beklememelisiniz.
- Ancak, bu gerçeği, raporları tahrif etmek veya düşük kaliteli olmaları için üzerlerinde çalışmak için bir bahane olarak kullanmayın. Raporlar kendinizi ve çalışma etiğinizi yansıtmalıdır. Özensiz hazırlanmış bir raporun fark edilmesi muhtemeldir ve “Okumayacağını biliyordum” demek, standartların altında bir iş ürünü üretmek için bir mazeret değildir.
- Raporun bir bütün olarak yüksek kalitede ve iyi yazılmış olması gerekirken, raporun dinleyicilerin okuma olasılığının en yüksek olduğu kısımlarına odaklanın. Bu bölüm genellikle bir yönetici özeti veya tavsiyesidir. En ufak bir hata yapmadan yazmalısınız.
- Üstlerin, ilgi göstermedikleri veya önemli olmadıkları için raporun tüm içeriğini okumadıklarını unutmayın. Üst düzey yönetim veya yönetici pozisyonlarındaki kişiler çok meşguldür ve verimli karar almak için gereken bilgileri toplama konusunda yeteneklidirler. Kesinlikle gerekli olmadıkça raporun tamamını okumazlar, ancak daha sonra tekrar okumak isterlerse diye saklarlar.
Bölüm 2/3: Raporları Biçimlendirme
Adım 1. Bir numune isteyin
Birçok şirketin haftalık raporlar için standart bir formatı vardır ve yöneticiler veya yöneticiler bu şekilde bilgi almaya alışmış olabilir. Farklı formatlar kullanmak hayal kırıklığına ve kafa karışıklığına neden olabilir.
- Satış raporlarının hazırlanmasında bu çok önemlidir. Yöneticiler, raporlara bir bakışta bakmaya ve sayfanın neresinde belirli sayıları veya bilgileri bulacaklarını bilmeye alışkındır. Farklı formatların kullanılması etkisiz bir önlem haline gelir çünkü ihtiyaç duydukları bilgiyi bulmak için raporun tamamını okumak zorunda kalırlar.
- Rapor yazmak için kullanabileceğiniz bir şablon olup olmadığını görmek için yönetici asistanına danışın. Bu şekilde, bir kelime işlemci uygulamasıyla sıfırdan oluşturmanız gerekmez. Birçok şirket, kenar boşlukları, tablolar, paragraf stilleri ve yazı tipleri dahil olmak üzere doğru ayarlara sahip belge şablonlarına sahiptir.
Adım 2. Nakliye yöntemlerini düşünün
Raporu basılı belge veya e-posta eki olarak gönderirseniz, biçim, e-posta metninin bir parçası olarak yazdığınızdan farklı olacaktır.
- Örneğin, raporu bir e-posta eki olarak gönderiyorsanız, e-posta metnine bir yönetici özeti eklemelisiniz. Bu şekilde, okuyucuların raporunuzun ana yönlerini anlamak için eki açmaları gerekmez.
- Raporunuzu fiziksel bir belge olarak gönderirseniz, raporun düzgün bir şekilde tanımlanıp dosyalanabilmesi için büyük olasılıkla bir kapak mektubu veya başlık sayfası eklemeniz gerekecektir.
- Raporunuzu nasıl gönderirseniz gönderin, adınızın tüm sayfalarda yer aldığından ve tüm sayfaların “X of Y” biçiminde numaralandırıldığından emin olun (okuyun: sayfa X of Y toplam). Rapor sayfaları kolayca dağılabilir ve hızlı bir bakışla raporun tamamlanıp tamamlanmadığını ve kimin hazırladığını anlayabilirsiniz.
- Gerekli bilgileri her sayfaya başlık (başlık) olarak kolayca ekleyebilirsiniz. Örneğin başlık şu şekilde olabilir: “Sarita Hakim Satış Raporu, Pazar 23, s. 3/7".
Adım 3. Bir yönetici özeti ekleyin
Yönetici özeti, raporun her bölümü için birkaç cümle ile, genellikle sadece bir veya iki paragraf olmak üzere tüm raporun kısa bir özetidir. Genel fikir, bir yöneticinin bu özeti okuyabileceği ve konuyla ilgili ilk beklentileriyle uyumlu olduğu sürece, daha fazla okumadan harekete geçebileceğidir.
- Yönetici özeti oluştururken, anlaşılması kolay olması için açık ve özlü bir dil kullanmak çok önemlidir. Kitlenizin bu terimlere çok aşina olduğunu bilseniz bile, açıklama gerektiren jargon veya belirli terimlerden kaçının.
- Raporun diğer tüm bölümlerini tamamladıktan sonra yönetici özetini en sona yazın. Sonuçta, henüz yazılmamış bir şeyi özetleyemezsiniz. Raporunuzda ne yazmanız gerektiğine dair ayrıntılı bir taslağınız olsa bile, yazma sürecinde işler değişebilir.
Adım 4. Raporun paragrafları ve bölümleri için bir yapı oluşturun
Raporu yazmak için kullanılacak formatı anladıktan sonra, raporun amacına uygun bölümleri için bir taslak oluşturun.
- Her şeyin bir bölümden diğerine mantıklı bir şekilde aktığından emin olmak için taslağı kontrol edin ve taslağın rapor için belirlenen hedef kitleye uyacak şekilde tasarlandığından emin olun.
- Genel olarak, rapor bir yönetici özeti, giriş, sonuçlar ve tavsiyeler, bulgular ve tartışma ve bir referans listesi içerecektir. İlgili verileri içeren eklerin yanı sıra daha uzun raporlar için bir içindekiler tablosu ekleyebilirsiniz. Ancak, haftalık raporlar genellikle o kadar uzun değildir.
- Raporun her bölümü belirli bir konuyu ele alır. Bu bölümde, her paragraf bir fikri ele alır. Örneğin, raporun bir bölümünde “Çocukların Popüler Markaları” başlığı varsa, her marka için ayrı bir paragraf yazabilirsiniz. Erkek ve kız çocuk giyimi arasında bir ayrım yapıyorsanız, her marka için bir alt bölüm (uygun altyazılı) oluşturun, ardından markanın sunduğu erkek çocuk giysilerini tartışan bir paragraf ve kız çocukları için başka bir paragraf oluşturun.
Adım 5. Gerekirse bir başlık sayfası veya kapak mektubu oluşturun
Daha kısa raporlar ayrı bir başlık sayfası gerektirmeyebilir, ancak daha uzun raporlar, sizi raporun yazarı olarak tanımlayan ve raporun amacını kısaca açıklayan özel bir sayfa içermelidir.
- Başlık sayfası, yönetici özetinden farklıdır ve özünde, raporun düzgün bir şekilde dosyalanabilmesi için idari amaçları yerine getirmek için gereken bilgileri içerir.
- İşverenlerin haftalık raporlar için ihtiyaç duyduğu özel bir tanıtım sayfası olabilir. Eğer öyleyse, doğru formatı kullandığınızdan emin olun.
- Başlık sayfası en azından raporun başlığını veya açıklamasını (örneğin “Haftalık Satış Raporu”), adınızı ve katkıda bulunan diğer kişilerin adlarını, şirketin adını ve raporu tamamladığınız veya gönderdiğiniz tarihi içermelidir..
Bölüm 3/3: Güçlü Dil Kullanma
Adım 1. Etkili başlıklar ve alt yazılar oluşturun
Başlıklar ve alt başlıklar, okuyucuların, sonuçlarınız veya önerileriniz hakkında daha fazla destekleyici bilgi almak için raporun kendilerini ilgilendiren belirli bölümlerini veya okumak istedikleri şeyleri hızlı bir şekilde bulmasını sağlar.
- Başlık ve alt başlığın, bölüm veya alt bölümdeki içeriği doğrudan ve doğru bir şekilde tanımladığından emin olun.
- Örneğin, haftalık bir satış raporu hazırlarken “Kadın Giyim Trendleri”, “Erkek Moda Trendleri” ve “Popüler Çocuk Markaları” gibi konuları tartışan bölümlere yer verebilirsiniz. Bu bölümlere, belirli trendleri veya popüler markaları vurgulamak için altyazılar yerleştirebilirsiniz.
- Raporların mantıklı ve tutarlı olması için tüm başlıklar için aynı dilbilgisi yapısını kullanın. Örneğin ilk başlıkta “Erkek Giyimde Dayanmak” yazıyorsa, ikinci başlık “Kadın Giyim Satış Rakamları” gibi değil “Kadın Giyim Trendine Yön Vermek” olmalıdır.
Adım 2. Açık ve basit cümleler kullanarak bir rapor yazın
Standart bir “özne-fiil-nesne” düzeninde yapılandırılmış cümlelerle özlü yazı, düşüncenin netliğini sağlar ve önerilerinize ve sonuçlarınıza inanılırlık kazandırır.
- Raporun ilk versiyonunu yazdıktan sonra dikkatlice okuyun ve gereksiz tüm dilleri ortadan kaldırın. Her cümle için eylemi bulun ve eylemi yapanın fiilin yanına yerleştirin. Her cümleyi “kim ne yaptı” diyormuş gibi düşünün.
- Gereksiz cümleleri kaldırın ve “farkında”, “bir amaçla” veya “sırasıyla” gibi duraklama ifadeleri kullanın.
- Bu yazım tarzının sıkıcı olduğunu düşünebilirsiniz ancak haftalık raporlar yazmanın amacı eğlendirmek değildir. Bu tarz, amacınızı anlatmak ve okuyucuya bilgi iletmek için en etkilidir.
Adım 3. Yazınızın nesnel ve tarafsız olduğundan emin olun
Önerileriniz, fikirlere veya duygulara değil, somut kanıtlara dayanmalıdır. Okuyucuyu güçlü, açıkça yazılmış gerçeklerle ikna edin.
- Olumsuz veya olumlu çağrışımları olan gereksiz sıfatlardan ve diğer kelimelerden ve deyimlerden kaçının. Bunun yerine, gerçeklere dayalı argümanlar yazmaya odaklanın.
- Örneğin, haftalık raporunuzda satış görevlilerinden biri için bir promosyon önerdiğinizi varsayalım. Öneriyi, öznel veya duygusal ayrıntıları yazmak yerine, çalışanın değerli olduğunu gösteren gerçeklerle destekleyin. “Sari, haftada sadece 15 saat çalışmasına rağmen mağazamızda sürekli olarak yüksek satışlar yapıyor” ifadesi, “Sari benim en cana yakın çalışanımdır ve ona bakmak için saatlerini sınırlamak zorunda olmasına rağmen her zaman elinden gelenin en iyisini yapmaya çalışır” ifadesinden daha iyidir. hasta anne."
Adım 4. Güçlü kelimeler kullanın
Aktif sesle yazarken, okuyucuya cümlede hangi eylemin gerçekleştiğini söyleyen tek kelimeyi, yani fiili kullanırsınız. Gerçekleşen eylemi açıkça tanımlayan kısa, güçlü fiiller kullanın.
- Basit fiiller seçin. Örneğin, "kullanmak", "kullanmak"tan daha iyidir.
- Düşünme, bilme, anlama ve inanma gibi süreçleri tanımlayan fiiller bazen gereklidir, ancak genellikle eylemi tanımlayan fiillerden daha az güçlüdür. Bir ifadede daha derine inmeniz ve onu eyleme dönüştürmeniz gerekebilir. Örneğin, “Önümüzdeki birkaç ayda satışlarımızın artacağına inanıyorum” yazabilirsiniz. İfadeyi değiştirin ve buna neden inandığınızı öğrenin. Ardından, “Tarihsel olarak tatil sezonunda satışlar artar” gibi eyleme yol açan bir cümle yazabilirsiniz. Kasım ve Aralık aylarında satışların artacağını tahmin ediyorum.”
- Eylem odaklı yazmayı sürdürmek için raporu kontrol edin ve edatları kaldırıp daha güçlü fiillerle değiştirmeye çalışın. Örneğin, “genel uzlaşı”, “uzlaşı” olarak basitleştirilebilir ve eğer biri “koruma sağlıyor” ise, “koruyucu” denilerek izlenim daha da güçlendirilir.
Adım 5. Pasif sesten kaçının
Pasif bir sesle yazdığınızda, onu yapan kişiye daha az vurgu yaparsınız ve eylemin nesnesine daha fazla vurgu yaparsınız. Bazı durumlarda siyasi veya diplomatik nedenlerle gerekli olsa da, pasif sesin kullanılması çoğu zaman net olmayan ve kafa karıştırıcı yazılara neden olur.
- Aktif ses, eylemi yapan kişiyi ödüllendirir ve eylemden kimin sorumlu olduğunu raporun okuyucusuna gösterir. Bunun neden önemli olduğunu anlamak için, bir yangınla ilgili “Neyse ki tüm çocuklar kurtuldu” diyen bir makale okuduğunuzu hayal edin. Çocukları kurtaran kişinin (veya kişilerin) kimliği önemlidir. Cümlede "Yerli rahip Peder Johan, yetimhaneyi çevreleyen ve tüm çocukları kurtaran ateşte ileri geri gitti" yazıyorsa, şimdi bu durumda bir kahraman olduğu için kimin övgüyü hak ettiğini biliyorsunuz.
- Etkin cümleler, olumsuz sonuçları olabilecek eylemlerin sorumluluğunu almak için de önemlidir. Raporunuza “Bir hata oluştu” yazarsanız, patronunuz hatayı kimin yaptığını bilmek isteyecek ve uygun cezayı verebilecektir. Bir hata yaparsanız, kabul etmek ve bu davranışın sorumluluğunu almak size gerçekten yardımcı olacaktır.
- Yazılı pasif cümleleri bulmak ve ortadan kaldırmak için "di-" ile başlayan fiilleri arayın. Bulduğunuzda, cümledeki eylemi tanımlayın, kimin yaptığını bulun ve cümlenin başına ve ortasına taşıyın.
Adım 6. Görsel öğeleri kullanarak bilgileri iletin
Tablo ve grafikleri okumak ve takip etmek, aynı bilgiyi sağlayan paragraflardan çok daha kolaydır, özellikle aktarılacak bilgi çok sayıdan oluşuyorsa.
- Okuyuculara yararlı olacak ve raporun amacını yansıtacak şekilde bilgi aktarmak için doğru görsel öğeleri seçin.
- Örneğin, yün ceket satışlarındaki artış eğilimini göstermek için bir çizgi grafiği seçebilirsiniz. Bilginin bu şekilde sunulması, her ay satılan yün ceketlerin sayısını içeren bir tablodan, artışı göstermede daha etkili olacaktır, çünkü tablo, okuyucunun tüm sayılara bakmasını, bunları karşılaştırmasını ve bir artış olduğunu fark etmesini gerektirir. Tüm bunlar basit bir çizgi grafiği görüntüleyerek yapılabilir.
- Gözün görsel öğelere çekildiğini unutmayın. Bu öğelerin düzgün ve düzenli göründüğünden ve sayfanın üst kısmında doğru konuma yerleştirildiğinden emin olun. Öneriniz veya sonucunuz için önemli olan görsel öğeleri sunmanız yeterlidir.
Adım 7. Jargonu ortadan kaldırın
Her endüstrinin veya akademik disiplinin, bazı kaçınılmaz terimleri ve iyi bilinen kitaplardan veya makalelerden popülerlik kazanan moda sözcükleri vardır. Bazen yardımcı olsa da, bu kelimeler genellikle değer katmaz veya mesajı etkili bir şekilde iletemez.
- Raporlarınızda gereğinden fazla kullanmamak için yaygın sektör anahtar kelimelerinin bir listesini yazmak faydalı olabilir. Rapor tamamlandığında, bu kelimeleri belgede arayabilir ve gerekirse değiştirebilirsiniz.
- Okuyucu için, modaya uygun anahtar kelimelerin aşırı kullanımının bu alanda "bilgili" olduğunuz anlamına gelmediğini, aksine tam tersi bir izlenim yarattığını unutmayın. Genel olarak, yöneticiler ve yöneticiler daha yaşlıdır ve bu tür yüzlerce kelimenin gelip geçtiğini görmüşlerdir. Çok fazla kullanırsanız, tembel olduğunuzu ve neden bahsettiğinizi bilmediklerini veya sadece onları etkilemeye çalıştığınızı düşünürler.
- Ayrıca aşırı karmaşık terimler kullanmaktan da kaçınmalısınız. Örneğin, yasal bir konuyu özetleyen bir rapor yazıyorsanız, bu onu çok fazla yasal jargonla doldurmanız gerektiği anlamına gelmez.
Adım 8. Dikkatli bir karakter kontrolü yapın
Tipografik ve dil bilgisi hatalarıyla dolu raporlar okuyucular için rahatsız edici olabilir ve sizin hakkınızda olumsuz bir imajı yansıtabilir. Uygun bir karakter kontrolü yapmak için yeterli zamanınız olması için, son teslim tarihinden önce raporu hazırlayın.
- Kullanmakta olduğunuz kelime işlemci uygulamasında bir dil bilgisi ve yazım denetimi programı çalıştırın. Bu program, özellikle homofonik hatalara neden olan yazım hatalarını (örneğin, "koşul" yazmak istediğinizde "yüklü" yazarak) birçok hatayı atlayacaktır.
- Tersten (arkadan öne) dikkatli karakter kontrolü yapmak, hataları kaçırmadığınızdan emin olmanın iyi bir yoludur. Üstelik ne yazmak istediğinize aşina iseniz, beyin bunları otomatik olarak tamamladığı için eksik kelimeler gibi hataları geçeceksiniz. Arkadan öne doğru kontrol ederseniz bu olmayacak.
- Raporları sesli okumak, hataları tespit etmenin ve yazma stilini düzenlemenin başka bir etkili yoludur. Belirli bir cümleyi veya paragrafı okumakta zorlanıyorsanız, okuyucular da aynı zorluğu yaşayacağından, o kısmı anlamak zor olabilir. Daha iyi akabilmeleri için zor parçaları düzeltin.
