İş başvurularını almaktan sorumlu personel departmanı personeli, genellikle başvuru sahiplerinden sadece bir biyografi değil, bir ön yazı da göndermelerini bekler. İş başvurusunda bulunanlar için bir ön yazı, kendinizi tanıtmanın ve biyolojik verilerinizin neden gerekli nitelikleri karşıladığını kısaca açıklamanın bir aracıdır. Özgeçmiş ve deneyim bilgileri zaten biyografinizde olduğundan, belirli bir şirkette neden çalışmak istediğinizi açıklamak için bir ön yazı kullanın. Bu makale, kişisel, alakalı, profesyonel ve dilbilgisi veya yazım hatası içermeyen bir ön yazının nasıl yazılacağını açıklar.
Adım
Bölüm 1 / 2: Bir Kapak Mektubu Yazmaya Hazırlanma
Adım 1. Mektubu yazma amacını belirleyin
Yazmaya başlamadan önce, kapak mektubunuzu yazarak ulaşmak istediğiniz hedefleri düşünün. Biyoverilerinizi veya kısa özgeçmişinizi personel departmanına gönderirken bir ön yazı ekleyin. İlan edilmemiş bir işe başvuruyor olsanız bile, neden belirli bir şirketi seçtiğinizi belirterek motivasyonunuzu açıklamak için kapak mektubunu kullanın.
- İlan edilen bir boşluğu doldurmak için bir işe başvuruyorsanız, iş için iyi bir aday olduğunuzu açıklayan bir mektup yazın.
- Açık iş pozisyonunu belirtmeden bir ön yazı yazıyorsanız, sahip olduğunuz tüm becerileri ve bunların şirket içinde nasıl kullanıldığını açıklayın.
- Amacınız ne olursa olsun, şirketten bir şey almayı istemek yerine, şirkete ne gibi katkılar yapabileceğinizi kısaca ve tam olarak açıklayın.
Adım 2. Kapak mektubunuzu kime göndermeniz gerektiğini bilin
Yazmadan önce, mektubunuzu kimin okuyacağını bulmaya çalışın. Belirli bir açık pozisyonu doldurmak için başvuruyorsanız, mektubu çalışan ihtiyacı olan ilgili yöneticiye iletilmeden önce okuyacak ilk kişi genellikle personel departmanıdır. Çalışan alımını gerçekleştiren personel, iş başvurularını okuma konusunda oldukça deneyimlidir. Bu yüzden baştan olumlu bir izlenim bırakmaya çalışın.
- Başvuruyu almakla görevli personelin adını bilmiyorsanız, web sitesinde personel yöneticisinin adını arayın.
- Önemsiz gibi görünse de, doğru kişiye mektup göndermek olumlu bir izlenim oluşturmanın bir yoludur.
- Alternatif olarak, mektubun alıcısı olarak eklemeniz gereken kişinin adını sormak için ilgili şirketi arayın.
- Adından alıcının cinsiyetini belirleyemiyorsanız, tam adının ardından "Sevgili" yazın.
- Dian ve Sri isimleri hem erkekler hem de kadınlar tarafından kullanılabilir. Hataları önlemek için alıcının cinsiyetini teyit etmek için şirketin web sitesinde bilgi arayın veya arayın.
Adım 3. İş tanımlarını ve iş ilanlarını inceleyin
Belirli bir iş için başvuruda bulunan bir mektup yazıyorsanız, işi tartışan bir mektup taslağı hazırlayın. İş tanımlarını ve diğer bilgileri arayın ve reklamı olabildiğince ayrıntılı bir şekilde okuyarak anahtar kelimeleri, görevleri ve iş sorumluluklarını tanımlayın. Ön yazınızı, şirkete fayda sağlayacak tüm becerileri ve deneyimi özetleyerek gerekli nitelikleri karşıladığınızı mümkün olan en iyi şekilde açıklamak için kullanın.
Reklamda listelenen tüm gereksinimleri not edin ve ardından bunları ana, destekleyici ve ek gereksinimler olarak gruplandırın
Adım 4. Mektubu taslak haline getirin
Mektupta nelerin açıklanması gerektiğini öğrendikten sonra, bir taslak mektup hazırlamaya başlayın. Ele almak istediğiniz her önemli yönün kısa bir taslağını yazın. Açık ve özlü bir mektup yazmaya çalışın. Aşağıdaki sırayla birkaç paragraftan oluşan bir kapak mektubu yazın:
- İlk paragraf mektubu neden gönderdiğinizi açıklar, örneğin: “Bu mektup aracılığıyla, şu şekilde çalışmak için başvuruyorum…”
- İkinci paragraf, akademik niteliklerinize, iş deneyiminize ve iş tanımınıza veya kişisel özelliklerine göre gerekli olan mesleki becerilere dayalı olarak istihdam için uygun olduğunuzu açıklar.
- Üçüncü paragraf, şirkete yapabileceğiniz katkıyı ve uzun vadeli kariyer planlarınızı anlatmaktadır.
- Dördüncü paragraf, neden bir işe başvurduğunuzu ve işe kabul edilmek için en uygun aday olduğunuzu ortaya koymaktadır. Kısaca bir görüşmeye davet edilmeye hazır olduğunuzu belirtin.
- Mektubu imzalayarak ve tam adınızı ekleyerek bitirin.
Bölüm 2/2: Bir Kapak Mektubu Yazma
Adım 1. Uygun harf biçimini kullanın
Gönderdiğiniz ön yazının profesyonel görünmesi için, mektubun alıcısı olarak tarih, adınız ve adresiniz, şirket adı ve adresi ve personel departmanının adını içeren standart bir mektup formatı kullanın. Standart formatta bir kapak mektubu yazabilmeniz için internette kapak mektubu formatlarını arayın.
- Mektubun sol üst köşesine şirketin adını ve adresini yazın.
- İki boş satırı atlayın ve mektubu yazdığınız tarihi gün sayısı, ay adı ve yıl ile başlayarak yazın.
- İki satır daha atlayın ve ardından mektubu alacak personel departmanı görevlisinin adını yazın. Adı bilmiyorsanız, örneğin “Personel Departmanı” veya “İnsan Kaynakları İşe Alma Müdürü” gibi departmanın adını yazın ve ardından şirket adresini altına yazın.
- İki satırı atlayın ve ardından selamlamayı yazın, örneğin mektubu alan kişinin adını bilmiyorsanız “Sevgili Bay Slamet” veya “Saygılarımızla”. Bundan sonra, bir satırı atlayın ve ardından ilk satırı yazmaya başlayın.
Adım 2. İyi bir açılış paragrafı yazın
Mektuba net ve doğru bir ilk cümle ile başlayın, böylece okuyucu mektubu yazma amacınızın ne olduğunu hemen bilecektir. Mektubun başında istediğiniz işi belirtin, örneğin ilk cümleyle: "Bu mektup sayesinde PT XYZ'de satış elemanı olarak çalışmak için başvuruyorum."
- Birinden iş referansı alırsanız, adını yazın. Personel departmanının referansı sağlayan kişiyi tanıdığından emin olun.
- Örneğin: "Ücret Departmanından Bayan Marisa, PT XYZ'nin bir satış elemanına ihtiyacı olduğu bilgisini verdi."
Adım 3. Ne istediğinizi yazın
İlk paragrafı yazdıktan sonra, kapak mektubunuzu neden gönderdiğinizi açıklamaya devam edin ve kısaca kim olduğunuzu açıklayın. Becerilerinizin, niteliklerinizin ve deneyiminizin, istediğiniz pozisyonu doldurmak için gereken kriterleri karşıladığını açıklayın. Reklamda listelenen anahtar kelimeleri ve terimleri kullanın. Kariyeriniz boyunca deneyimlerinizi kısaca açıklayarak becerileriniz hakkında bilgileri destekleyin.
- Örneğin: Bir işe başvurmak için gereken kriter iyi iletişim kurmaksa, bir mektup yazın: "Müşteri hizmetleri personeli olarak çalıştığım süre boyunca çok iyi iletişim kurabilmem için birçok eğitime katıldım." Ondan sonra, bana bu beceriyi kullanarak çözdüğün bir problemden bahset.
- Dört paragraf formatında bir kapak mektubu yazmak, kısa ve anlaşılır bir mektup üretecek ve personel departmanındaki personel tarafından tamamlanıncaya kadar okunacaktır.
Adım 4. İlgili başarıları da yazın
Personel departmanı genellikle kapak mektubunu hızlı bir şekilde okur. Bu nedenle, istediğiniz işle alakalı başarıları ve başarıları listelediğinizden emin olun. Bu yöntem, işe alım görevlilerinin sizi diğer başvuru sahiplerine göre avantajı olan bir başvuru sahibi olarak hatırlamasını sağlar. Mektubun geri kalanından farklı görünmeleri için başarılarınızı nokta nokta yazın.
- Yazılı formdaki kısa bilgiler mektubun okunmasını kolaylaştırır. Bununla birlikte, bir kompozisyon şeklinde sunulan bilgiler, iyi yazma ve iletişim becerilerini gösterir.
- Okuyuculara güçlü bir ilk izlenim vermek için en etkileyici başarıyı ilk satıra yazın.
- Coşku, profesyonellik ve güven arasında bir denge kurun.
Adım 5. Mektubu takdir ederek bitirin
Mektubunuzu okuduğunuz veya iş başvurunuzu değerlendirdiğiniz için teşekkür eden olumlu bir kapanış cümlesi yazın, örneğin: “İlginiz için teşekkür ederim. Bu mektupla yaptığım iş başvurusuyla ilgili daha fazla haber bekliyorum.” Ayrıca mektubun başında belirtilen adrese veya bio'daki iletişim bilgilerine başvurarak sizinle nasıl iletişim kuracağınızı iletin.
- Kapanış selamı olarak "Saygılarımızla" veya "Wasalam" yazın, ardından imzalayın ve tam adınızı yazın.
- Tam adın imzanın altına yazılması gerektiğini unutmayın.
Adım 6. Basit bir format kullanın
Ön yazı resmi bir yazı olduğu için yazının formatına ve editörlüğüne bu durum yansıtılmalıdır. 2,5 cm kenar boşluğu olan standart başvuru mektubu formatını kullanın ve okumayı kolaylaştırmak için Times New Roman veya Arial yazı tipini kullanın. Düz, düz beyaz kağıda siyah mürekkeple yazdırın.
- Bir e-posta gönderiyorsanız, normal bir mektup yazıyormuş gibi net bir konu ve alıcının adını ekleyerek resmi tutun.
- Başvurunuzu e-posta ile göndermek istiyorsanız uygun bir e-posta adresi kullanın. Adınızı veya baş harflerinizi kullanarak bir e-posta adresi oluşturun. [email protected] e-posta adresine asla iş başvurusu göndermeyin.
Adım 7. Postayı dikkatlice inceleyin
Mektubu göndermeden önce iyice okumalı ve kontrol etmelisiniz. Yazım hatası, imla ve dilbilgisi hataları olan harfler, yalnızca kendiniz ve profesyonelliğiniz hakkında kötü bir ilk izlenim verir. Ön yazı, başvurunun bir parçasıdır ve iletişim becerilerinizi ve ayrıntılara gösterilen özeni yansıtır.
- Elektronik bir cihazda yalnızca yazım denetimi programına güvenmeyin.
- Görünmeyen hatalar varsa duyulması için kapak mektubunu yüksek sesle okuyun.
- Mektubu bir süreliğine saklayın ve gözleriniz dinlendikten sonra tekrar okuyun.
İpuçları
Mümkün olduğunca tek sayfalık bir ön yazı hazırlayın. Personel departmanı kısa, profesyonel bir mektubu takdir eder
Uyarı
- Dijital çağda, birçok kişi elektronik cihazlar aracılığıyla başvuru mektupları ve biyodata göndermeyi tercih ediyor. Gönderdiğiniz iş başvurusu e-postasının içeriğinin standart iş mektubu formatına uygun olduğundan emin olun.
- Bir iş başvurusunu e-postayla göndermek istiyorsanız, profesyonel ve iş mektubu yazma stilini koruyun.
