İş süreci, bir şirketin hedeflerine ulaşmak için kullandığı bir sistemdir. Bu süreç aynı zamanda müşteriler için değer yaratmak için atılan adımlar olarak da yorumlanabilir. Yöneticiler, ne kadar iyi çalıştıklarını değerlendirmek için iş süreçlerini analiz eder. Yönetici önce o anda çalışan süreçleri analiz eder. Bundan sonra yönetim, mevcut süreçleri iyileştirmek için değişiklikleri belirleyebilir. Süreç iyileştirmeleri, şirketlerin zamandan tasarruf etmesine, maliyetleri düşürmesine veya müşteriler için daha uygun ürünler yaratmasına yardımcı olabilir.
Adım
Bölüm 1 / 2: İş Süreçlerinin Nasıl Oluşturulduğunun Belirlenmesi
Adım 1. İş süreçlerini tanımlayın
İş süreçleri, çalışanların örgütsel hedeflere ulaşmak için günlük olarak gerçekleştirdiği faaliyetleri ifade eder. Bu süreç, şirketin belirli hedeflere ulaşmak için eylemlerini yansıtır. İş süreci, sürece ilişkin tüm varyasyonları veya istisnaları içermelidir. Bir iş sürecini nasıl analiz edeceğinizi anlamak için, bir iş sürecinin nasıl oluşturulduğunu düşünmelisiniz.
- Görevin kapsamını düşünün. Örneğin, müşterilere fatura göndermek için kullanılan süreci güncellersiniz. Görevin kapsamı, görevin kapsamının ne kadar geniş olacağını ifade eder. Bu durumda, kapsamın bir müşteriye gönderilen tüm faturalar olduğunu varsayalım. Müşterilere bir ayda ortalama 200 fatura gönderildiğini siz belirlersiniz..
- İstenen sonucu belirtin. Bu sürecin neyi başarmaya çalıştığını düşünün. Bu durumda, ürün sevk edilir edilmez faturaların her müşteriye doğru bir şekilde gönderilmesini istersiniz. Siparişi gönderirken faturanın fiziksel bir kopyasını göndereceksiniz. Ayrıca her müşteriye bir elektronik fatura e-postası göndereceksiniz.
- Süreçte olan alt süreçleri listeleyin. Bir süreç ne kadar spesifik olursa, analiz edilmesi ve iyileştirilmesi o kadar kolay olur.
- İş süreçlerini belgeleyin. Süreci bir adım listesi olarak belgeleyebilir ve bunları bir akış şemasında göstermeyi düşünebilirsiniz. Süreçler genellikle büyük organizasyonlarda birden fazla departmandan geçer. Örneğin fatura oluşturma süreci, faturalama ve muhasebe departmanlarını içerecektir.
- Tüm girdiler ve çıktılarla birlikte süreçteki çeşitli departmanları veya varlık işlevlerini tanımlayın. Örneğin, bir maaş bordrosu yapmak, üretim departmanının çalışılan işçi sayısını ve saatlerini, İK departmanının oranları ve maaş indirimlerini vb. bulması için girdi gerektirir.
- Sürecin tüm istisnalarını listeleyin. Hemen hemen tüm iş prosedürlerinin istisnaları ve varyasyonları olacaktır. Örneğin, belirli müşterilerin büyük indirimler almasını sağlayabilirsiniz. Bu müşteri, ürünleri büyük miktarlarda sipariş ediyor. Büyük bir indirim yapmak, fatura personelinin faturalama yazılımında hesaplanan indirim tutarını düşürmesini sağlar. Doğru bir fatura oluşturmak için büyük indirimler manuel olarak girilmelidir.
Adım 2. İş sürecini belgeleyin ve ne tür bir iş süreci oluşturacağınızı düşünün
Çeşitli iş süreçlerini türlerine göre ayırmak, iş süreci analizine ve süreç iyileştirmeye yardımcı olacaktır. İki süreç aynı türdeyse, süreç yükseltmeleri benzer olabilir. Belirli bir süreç, bir operasyonel, destek veya yönetim süreci olabilir.
- Operasyonel süreçler, ürünleri müşterilere teslim etmenin günlük görevlerini ifade eder. Müşteriler için fatura oluşturma süreci operasyonel sürece dahil edilebilir. Ödemelerin mümkün olan en kısa sürede tahsil edilebilmesi için müşterilere doğru faturaların gönderilmesi çok önemlidir.
- Destek süreçleri, şirketinizin operasyonel destek faaliyetlerini ifade eder. İnsan Kaynakları Departmanı, şirket destek alanına bir örnektir. Bu departman, departman yöneticilerini yeni çalışanlarla görüşme ve işe alma konusunda destekler. İnsan Kaynakları, müşterilerle doğrudan ilgili olmasa da, operasyon departmanını destekler.
- Her kuruluşun, şirketin genel iş yönünü yürütmek için yönetime ihtiyacı vardır. Bütçenin planlanması ve uygulanması süreci bir yönetim sürecidir. Tüm şirketlerin resmi bir bütçeleme süreci olmalıdır. Bu süreç, yönetimin şirketin bütçesini mali yöneticiyle tartışmasını içermelidir.
Adım 3. Süreç verimsizliğinin belirtilerini bulmak için iş süreçlerini analiz edin
İş süreçleri, girdiler (girdiler) ve çıktılardan (çıktılar) oluşur. Emek, enerji, malzeme ve sermaye ekipmanı girdi olarak kabul edilir. Girdiler, gelir ve kar elde etmek için kullanılan varlıklardır. Öte yandan, çıktı fiziksel bir ürün veya hizmettir. Girdiler sürece girer ve çıktılar üretir. Bu sürecin verimsizliklerini aramak için bir analiz yapmanız gerekecektir.
- Süreciniz çıktıları üretmek için girdileri verimli kullanmalıdır. Örneğin, bir tamirhanenin şubesini yönetiyorsunuz. Girdileriniz işçilik, ekipman ve parçalardır. Çıktınız müşteri araç onarım hizmetleridir.
- Uzun bir onarım süresi veya iş birikimi, süreç verimsizliğinin bir göstergesidir. Sorun, bazı müşterilerin onarım programının çok yakın olmasından kaynaklanıyor olabilir.
- Parça değiştirme maliyeti bütçeyi çok aşarsa, süreç verimsizliği belirtileri de görülebilir. Bu durumda sorun, satın alma departmanına veya tedarikçiden gelen parçalara özel olabilir.
- Belirlenen sorunlara dayalı olarak hangi süreçlerin iyileştirilmesi gerektiğini belirleyin. Birkaç iş sürecine öncelik vermelisiniz. İşletmeniz üzerinde en fazla etkiye sahip olan süreci seçin. Örneğin, önce çalışma zamanını düzeltmek isteyebilirsiniz. Uzun işlem süresi, şirketin müşteri kaybetmesine neden olacaktır. Süreci iyileştirmeye öncelik verin.
Bölüm 2/2: İş Sürecini Analiz Etme
Adım 1. Kilit kişilerle şirket içindeki süreçler hakkında konuşun
İyileştirilecek süreci belirledikten sonra, bu sürecin uygulanmasından sorumlu kişilerle süreci tartışın. Önemli katılımcılarla görüşmek için zaman ayırın ve yapılabilecek iyileştirmeleri isteyin.
- Personel eylemlerini ve nedenini sorun.
- Her görevi gerçekleştirmek için gereken girdiyi ve her girdiyi nereden alacağınızı belirleyin. Şirket denim kot üretiyorsa, denim tedarikçisinin kim olduğunu ve hammaddelerin şirkete gönderilme sıklığını bilmeniz gerekir.
- Her görevin çıktılarını ve bunları kimin alacağını belirleyin. Bir atölye yönetiyorsanız, atölye personeli çalışmalarını belgelemelidir. Onarım personeli, bilgileri faturalandırma departmanına iletmeli ve daha sonra müşteri için bir fatura oluşturmalıdır.
- Personelinizin bulduğu süreç verimsizliklerini nasıl ele alacağınıza dair öneriler isteyin.
Adım 2. Her süreç için bir iş akış şeması oluşturun
Süreç akış çizelgeleri, iş süreçlerini tanımlamanıza yardımcı olabilir. Bir akış şeması oluşturmak için süreç tartışmanızdaki belgeleri kullanabilirsiniz. Bu akış şeması, belirli bir iş sürecini tamamlamak için gereken tüm adımlara sahip olmalıdır.
- Bir iş süreci akış şemasının yalnızca çalışanların izlemesi gereken tanımlanmış prosedürleri içermesi gerektiğini unutmamak önemlidir.
- Akış şemaları manuel olarak veya yazılımla çizilebilir. Haritalama olanaklarına sahip kelime ve elektronik tablo programları, akış şemaları oluşturmak için kullanılabilir. Akış şemaları oluşturmak için özel yazılımlar da bulabilirsiniz.
- Akış çizelgeleri, önünüzdeki iş süreçlerini net bir şekilde görmek için çok kullanışlı araçlardır. Bu araç, verimsizlikleri belirlemeyi ve düzeltmeyi çok daha kolay hale getirecektir.
- Süreçte değişiklikler yapıldıktan sonra sonuçları tekrar gözden geçirin ve sürecin beklentilerinizi karşılayıp karşılamadığına bakın. Değilse, analiz sürecini tekrarlayın ve iyileştirilmesi gereken alanları belirlemeye çalışın. İş süreci analizi, işletmenizde devam eden bir faaliyettir.
Adım 3. Süreç iyileştirmelerini bulmak için bir beyin fırtınası oturumu gerçekleştirin
Birçok süreç, işletmenizde birden fazla departmanı içerir. Grup oturumları, birden fazla departmanı etkileyen süreç verimsizliklerini belirleyecektir. Bu oturumlar, katılımcılarla yapılan kişisel görüşmeler sırasında sağlanan bilgileri de doğrulayabilir.
- Alınan bilgileri özetleyin ve süreç katılımcıları ile paylaşın. Bu, daha önce görüşme yapmış ve görüşmemiş katılımcıları içerecektir. Herkesten geri bildirim isteyin. Bu geri bildirim, analiziniz için ek rehberlik sağlayacaktır.
- Süreçte katılımcılardan alınan bilgiler, sürecin nasıl işlediğine ve sorunun ne olduğuna dair size net bir fikir vermelidir.
- Kişilerarası tartışma, bir süreçte değişiklik yapmanın temeli haline gelir. Değişiklikler, maliyet düşürme, süreç döngü süresi azaltma, süreç basitleştirme veya müşterilere yönelik hizmet iyileştirmeleri olabilir.
