Çağrı almak günlük yaşamda önemli bir beceridir. İş görüşmesi veya iş başvurusunda bulunduğunuz şirketten arama gibi profesyonel durumlar sizi daha resmi bir ortamda arayabilir. Bir arkadaşınızdan, sevdiğiniz kişiden veya aile üyenizden bir arama alırsanız, daha rahat ve doğal bir şekilde yanıt vermek en iyisidir. Bilinmeyen veya özel bir numaradan gelen bir aramaya cevap verirseniz, daha kibar ve dikkatli bir şekilde cevaplamanız en iyisidir.
Adım
Yöntem 1/3: Ofiste Çağrı Alma
Adım 1. Profesyonel tutun
İşyerinde bir çağrı aldığınızda, sizi kimin aradığını her zaman bilemezsiniz. Bir çağrıyı profesyonel bir şekilde almak, konuşmayı doğru başlatacaktır.
- Şüpheye düştüğünüzde, basit bir selamlama ile yanıt verin: "Merhaba, Söz burada."
- Telefon numarasının geldiğini görebilseniz bile, iş arkadaşınızın cep telefonunu arayan patronunuz olabilir! "Hey, ne oluyor?" diyen bir telefon geldi. olumsuz ve ciddi olmayan bir izlenim verebilir.
Adım 2. Konuşmaya odaklanın
Konuşmanın gerçekten "içinde" olun. Her ne yapıyorsanız bırakın ve hazırlanmak için biraz zaman ayırın.
- Telefonu elinize almadan önce yansıtmak istediğiniz yüzü takın. Arayan kişi bunu ses tonunuzda duyabileceği için gülümser, kaşlarını çatar veya sıkılırsanız fark yaratırsınız.
- Arama sırasında internette hiçbir şeye tıklamamaya veya dikkatinizi dağıtmamaya çalışın. Dinlemezseniz, arayan öğrenebilir.
Adım 3. Önce kendinizi adlandırın
Bir iş durumunda, bir çağrı alma prosedürü adınızı ve çalıştığınız şirketi belirterek başlar: "Günaydın, PT ile iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. A B C. Dans ile. Yardımcı olabileceğim bir şey var mı?"
- Gelen arama şirket içinden ise ve bunu biliyorsanız, bölümünüzü ve adınızı belirterek kabul edebilirsiniz: “Merhaba, finansla, Dans edin. Yardımcı olabileceğim bir şey var mı?" Bu karşılama, arayanın doğru kişiye bağlandığını ve yardıma hazır olduğunuzu gösterecektir. Görüşmenin her iki taraf için de daha keyifli olması için ses tonunuzu samimi tutun.
- Birçok ofis durumunda, her çalışanın uyması gereken aramaları yanıtlamak için yönergeler vardır. Selamlamalarınız ne kadar aptalca olursa olsun, her zaman samimi olduğunuzu gösterin – tüketiciler, sesinizin heyecanlı olup olmadığını veya sadece bu selamları okurken anlayabileceklerdir: "Tofu Evi'ne hoş geldiniz, tüm tofuların evi!" İnanarak söylemezsen kulağa gülünç gelecek.
Adım 4. Uygun bir nezaket düzeyiyle kabul edin
Sabırlı, saygılı ve hoş olun. Arayan kişiye yardım etmek için elinizden geleni yapın. Kimin aradığını anlayana kadar çok rahat konuşmamaya çalışın.
- Arayan kişi kendini tanıtmazsa, "Kiminle konuştuğumu öğrenebilir miyim?" deyin. Onları geri aramanız veya başka bir telefona bağlamanız gerekebileceği ihtimaline karşı kimin aradığını bilmek önemlidir. Bu ifade ayrıca arayan kişinin kendisine kibarca davranıldığını ve önemli bir kişi olduğunu bilmesini sağlar. Sizinle birden fazla kez iletişime geçen insanlarla iyi iş ilişkileri kurmak önemlidir.
- Üzgün olsanız bile kaba görünmemeye çalışın. İş durumlarında sözlerinizin ve eylemlerinizin çalıştığınız şirketi yansıttığını unutmayın. Şirketinizin adına zarar verirseniz, işiniz başarısız olabilir ve patronunuz bunu hafife almaz.
Adım 5. Mesajı not almaya hazır olun
Patronunuzla veya iş arkadaşınızla konuşmak için biri ararsa, ancak aramaya cevap verecek tek kişi sizseniz, kibarca kimin aradığını sorun ve ne olduğunu sorun. Dikkatlice dinleyin ve mümkün olduğunca çok ilgili bilgiyi kaydedin:
- İletişim kurmak istedikleri kişi aramaya cevap veremezse, “Üzgünüm ama Pak Bambang şu anda ofisinde değil. Mesajı kaldırabilir miyim?"
- Adını, telefon numarasını ve arama nedenini not ettiğinizden emin olun. Aramanın aciliyetini ölçün-arayan kişi önümüzdeki iki saat içinde veya bir hafta içinde ilgilenmesi gereken bir işi varmış gibi görünüyor mu? Arama önemli bir iş aramasıysa, konuyu olabildiğince hızlı ve verimli bir şekilde ele almalısınız - bu nedenle mesajı mümkün olan en kısa sürede aradan çıkardığınızdan emin olun.
Adım 6. Şirket bilgilerini arayan aramalara karşı dikkatli olun
Arayanı tanımıyorsanız ve sizinle ve başka bir iş arkadaşınızla ilgili ayrıntıları sorarsa, şirketinizin dahili bilgilerini çok fazla vermemeye dikkat edin.
- Arayan kişi size adını ve şirketini söylese bile, güvenilir bir arayan olmadığı sürece yine de dikkatli olmalısınız. Emin değilseniz, aramayı bir dakikalığına erteleyin ve iş arkadaşınızdan tavsiye isteyin: “Daha önce Bay Haris ile bir işimiz var mıydı? Bu şirketin çalışma süreci ve kapasitesi hakkında bir sürü soru sordu ve ben onun güvenilir biri olduğundan emin olmak istedim.”
- Bir iş durumunda, “Üzgünüm efendim/hanımefendi. Şirket politikamız, bu tür bilgileri vermemizi yasaklar. Neden ihtiyacın olduğunu öğrenebilir miyim?” ve oradaki kişi hakkında kararınızı verin.
Yöntem 2/3: Özel Telefon Görüşmeleri Alma
Adım 1. Selamlamaları kimin aradığına göre özelleştirin
Sizi kimin aradığını biliyorsanız, telefondaki isme ve deneyimlerinize dayanarak, lütfen o kişiye yüz yüze görüşüyormuş gibi hitap edin. Kimin aradığını bilmiyorsanız, aramayı daha resmi bir şekilde yapın ve arayanın ne demek istediğini söylemesini bekleyin.
- Uluslararası kabul görmüş standart selamlama için "Merhaba?" deyin. Selamlamanızın sonunda, soru sorar gibi hafif yükseltilmiş bir sesle telefonu açın. "Merhaba?" Bu, arayanın selamınıza yanıt vermesini sağlayacak ve çoğu durumda neden aradığını açıklayacaktır.
- Arkadaşınız arıyorsa, rahat bir şekilde merhaba deyin: “Hey, Jono! Nasılsın dostum?"
- Amiriniz, tanıdığınız veya potansiyel işvereniniz ararsa, onları daha kibar bir şekilde, ancak biraz aşinalıkla karşılayın: "İyi günler, Bay Sungkar. Nasılsınız?"
- Kimin aradığını bilmiyorsanız, "Alo?" gibi basit bir şey söyleyin.
Adım 2. “Merhaba?
, cevabı bekle. “Merhaba?” dediğinizde, arayan kişiden kendisini tanıtmasını istiyorsunuz. Aşağıdaki örneğe bir göz atın (kelimeleriniz gözü pek, ve arayanın sözleri italik yazılır:
- "Merhaba?"
- "Merhaba Jono, ben Tono."
- "Ah, merhaba Tono! Neden, dostum?"
- "Hayır, sadece bu gece bir etkinliğiniz olup olmadığını sormak istedim? Burada "Yıldız Savaşları" filmini izlemek istiyorum."
- "Yıldız Savaşları'nı izlemek ister misin! İzlememek çılgınlık!"
Adım 3. Selamlamanızı oluşturun
Telefon aramaları alma konusunda daha deneyimli hale geldikçe, tekrar tekrar kullandığınız selamlama kalıpları ve cümleleri geliştirmeye başlayabilirsiniz.
- Kendinizi “Merhaba, bu Jono” veya “Jono burada” gibi bir selamlama ile tanımlamayı düşünün.
- "Merhaba?", "Hey!", "Haiyah!", "Hey, nasılsın?" veya "Hey, neredeydin?" gibi resmi olmayan varyasyonlarla yaratıcı olmayı düşünün. Bu resmi olmayan selamlama, arkadaşlardan ve profesyonel olmayan tanıdıklardan gelen aramaları almak için uygundur.
Adım 4. Çağrıları yanıtlayamadığınızda kullanmak için sesli postayı ayarlayın
Arkadaşlarınızdan ailenize ve patronunuza kadar herkes muhtemelen zaman zaman sesli mesajınızı duyacaktır, bu yüzden onu kibarca ve fazla uzatmadan kaydettiğinizden emin olun. Sadece arkadaşlarınızın arayacağından emin değilseniz, şakalardan uzak durun.
- De ki, “Bu Jono'nun sesli mesajı. Maalesef şu anda telefonu açamıyorum. Lütfen bir mesaj bırakın, mümkün olan en kısa sürede geri arayacağım.”
- Sabit hat kullanıyorsanız, aile ses kayıtları oluşturmayı düşünün. “Merhaba, bu Jono ailesiyle. Maalesef şu anda telefonu açamayız. Lütfen bir mesaj bırakın, mümkün olan en kısa sürede geri arayacağız!”. Bu aile kayıtlarıyla eğlenebilirsiniz; tüm aile üyelerinizin aynı anda konuşmasını sağlamaya çalışın veya aile üyelerinizin mesajın bir kısmını bireysel olarak söylemelerini sağlayın.
- Arayandan sadece bir mesaj bırakmasını istemek yerine, "Lütfen adınızı, telefon numaranızı ve arama amacınızı belirtin, sizi en kısa sürede geri arayacağım." Bu daha spesifik yöntem, genellikle çok sayıda iş araması alan telefon numaranız için daha uygundur.
Yöntem 3/3: Bilinmeyen Numaralardan Telefon Araması Alma
Adım 1. Sizi kimin aradığını düşünün
Herhangi birinden (yeni bir tanıdıktan, kuruluşunuzdan veya potansiyel bir işverenden) bir arama bekliyorsanız, aramayı düşünerek yapın. Çağrının biraz daha resmi mi yoksa daha az resmi mi olduğunu değerlendirin, ancak her ihtimale karşı resmi olmayı seçin.
- Bu durumda kibarca ve yarı resmi olarak cevap verin. “Merhaba?” gibi basit selamlar kullanılabilir. Kendinizi doğrudan tanımlamanız gerekmez - arayan kişi sizi şahsen tanıyorsa veya adınız listede varsa, "Merhaba, Jono ile konuşabilir miyim?" diye sorabilir.
- Çağrı “bilinmiyor” veya “engellendi” diyorsa, çağrıyı cevaplamanız gerekmez. İsterseniz telefonu açın veya arayanın sesli mesaja mesaj bırakıp bırakmadığını görmek için bekleyin. Önemli bir işin varsa onu geri arayabilirsin.
Adım 2. Meraklı aramalara dikkat edin
Bir arama alırsanız ve aramanın aptalca ve rahatsız edici olduğu ortaya çıkarsa, bu muhtemelen bir şaka aramasıdır. Bazı meraklı arayanlar genellikle kaba ve barizdir, ancak diğer meraklı arayanlar, aramanın çok önemli olduğunu düşünmeniz için sizi kandırmaya çalışırlar. Meraklı arayanlarla, zorbalarla uğraştığınız gibi ilgilenin: sessiz kalır ve dırdırlarını takip ederseniz, kazandıklarını hissedeceklerdir. Kimin aradığını tahmin edebiliyorsanız, sessiz kalmak ve bir tuzağa düşmüş gibi davranmak yardımcı olabilir. Amerika'daki bazı telefon şirketleri arama izleme hizmetleri sunmaktadır: telefonu kapattıktan sonra *69'u tuşlarsanız, otomatik mesajlaşma hizmeti sizi en son arayan numara hakkında herkese açık bilgiler gönderir.
Adım 3. Tele pazarlamacılara dikkat edin
Bilinmeyen bir numaradan aranırsanız ve arayan kişi sizi sormaya başlarsa, paranızı almaya çalışıyor olabilir.
- Telefonla pazarlamacılar her gün düzinelerce insanı arar ve çoğu telefonla pazarlamacının ne sattığıyla ilgilenmez. “Teşekkürler ama ilgilenmiyorum. İyi günler" dedikten sonra telefonu kapat. Zamanınızı ve zamanınızı boşa harcamayın.
- Bu şirketten arama almak istemiyorsanız, telefonla pazarlamacıdan numaranızı “Aramayın” listesine eklemesini isteyin. Çoğu şirket istediğinizi yapacak ve artık sizi rahatsız etmeyecekler.
- Tele pazarlamacının ne sattığıyla ilgileniyorsanız, lütfen aramayı yanıtlayın ve sesi dinleyin. Onlara ne kadar uzun süre yanıt verirseniz, size ürünlerini o kadar çok satmaya çalışacaklarını unutmayın!
- Sizinle veya başka bir aile üyesiyle konuşmak isterse, herhangi bir şey söylemeden önce adını ve kuruluşunu söylemesini isteyin - tele pazarlamacıya çok fazla bilgi vermemeniz için! Gizliyse ve kimliğini ifşa etmezse, bunu aklınızda bulundurun; yanıt vermek zorunda değilsiniz.
İpuçları
- "Merhaba?" bir numaralı selamlamadır. Arayan bir arkadaş, sevgili, anne, patron, yerel polis memuru veya bir yabancı olsun, selamlamanız her zaman “Merhaba?” diyerek kulağa kibar gelecektir.
- “Arayan Kimliği” faydalı olabilir. Daha açmadan kimin aradığını öğrenebilirseniz, aramaya daha hazırlıklı olabilirsiniz.
- " Ne ?" veya "Ha?" Arayanı sevmeseniz veya moraliniz bozuk olsa bile, aramayı yanıtlamak için iyi bir yol değildir. Görüşme sırasında kibar olun.
