Doğru mektup formatına karar vermek, esas olarak yazmak istediğiniz mektubun türüne ve mektubu kime hitap ettiğinize bağlıdır. Bir arkadaşınıza yazarken kullanabileceğiniz mektup formatı, resmi mektup yazmak için kullanılan formattan çok farklı olacaktır. Ayrıca, postayla gönderilen geleneksel mektup biçimi, e-posta için kullanılan biçimden farklıdır. Bir sonraki mektubunuzu yazmak için kullanabileceğiniz bir mektubu nasıl düzgün biçimlendireceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.
Adım
Yöntem 1/4: Bir İş veya Resmi Mektubu Biçimlendirme
Adım 1. Mektubunuzun üstüne adınızı ve adresinizi yazın
Sokak adreslerini, şehirleri, illeri ve posta kodlarını bloklara, sola hizalı ve tek aralıklı olarak ekleyin.
- Şehir, il ve posta kodu tek satırda, sokak adresleri ayrı satırda yazılır.
- Bu bilgileri zaten içeren antetli kağıt kullanarak bir mektup gönderiyorsanız, bu adımı atlayın. İade adresini iki kez eklemeyin.
Adım 2. Adresinizin hemen altına tarihi yazın
Mektubun yazıldığı tarihi veya mektubun tamamlandığı tarihi yazın, size kalmış.
- Tarih sola yazılır, tıpkı onun hemen üstündeki adresin yazılması gibi.
- Tarihi “ay-gün-yıl” formatında yazın. Ayı harflerle yazın, ancak gün ve yılı yazmak için sayıları kullanın. Örneğin: 9 Şubat 2013.
Adım 3. Tarih ile mektubun sonraki kısmı arasında boş bir satır bırakın
Bu, adresi bir sonraki bölümden ayıracak ve okumayı kolaylaştıracaktır.
Adım 4. Gerekirse referans satırını yazın
Mektup belirli bir noktaya referansla yazılmışsa, okuyucunun "Re:" ile başlayan bir referans satırı yazmasına yardımcı olabilir.
- Referans satırları sola dayalı olarak yazılır ve tek satırdan oluşmaya çalışılır.
- Mektuplara, iş ilanlarına yanıt verirken veya bilgi talep ederken referans satırını yazın.
- Bir referans satırı yazıyorsanız, referans satırını mektubun geri kalanından ayırmak için ondan sonra boş bir satır bırakın.
Adım 5. Alıcının adresini yazın
Alıcının adını ve unvanını, ayrıca şirket adını, sokak adresini, şehri, eyaleti ve posta kodunu not edin.
- Tüm bu bilgiler sola hizalı ve tek aralıklıdır. Alıcının adı, alıcının unvanı, şirket adı ve açık adresi ile birlikte ayrı bir satıra yazılır. Şehir, il ve posta kodu tek satırda yazılır.
- Başka bir ülkeye mektup gönderiyorsanız, alıcı adresinin altına ayrı bir satıra büyük harflerle ülke adını yazın.
- Mümkünse mektubu belirli bir kişiye hitap edin ve kişinin adını “Bay” veya “Anne” gibi uygun bir başlıkla yazın. Alıcının cinsiyetini bilmiyorsanız, başlığı yazmanıza gerek yoktur.
- Alıcının tam adresinin altına boş bir satır bırakın.
Adım 6. Mektubunuzun gövdesine kibar bir selamlama ile başlayın
Ortak bir selamlama genellikle “Sevgili Efendim” ile başlar, ardından alıcının unvanı ve soyadı gelir. Alıcının soyadından sonra virgül koyun.
- Selamlar sola dayalı olarak yazılır.
- Alıcının cinsiyetini bilmiyorsanız, alıcıya tam adıyla hitap edebilir veya alıcının iş unvanını ve ardından soyadını yazabilirsiniz.
- Selamlamadan sonra boş bir satır bırakın.
Adım 7. İsterseniz bir konu satırı yazın
Konu satırını büyük harflerle selamlamanın altına, sola hizalı olarak yazın.
- Konu satırını kısa ama açıklayıcı tutun. Sadece bir satırdan oluşmaya çalışın.
- Bunun alışılmamış olduğu ve sık kullanılmaması gerektiği unutulmamalıdır.
- Zaten bir referans satırı eklediyseniz, konu satırı eklemeyin.
- Konu satırı eklerseniz, konu satırından sonra boş bir satır bırakın.
Adım 8. Mektubun amacını açıklayan kısa bir girişle mektubun gövdesine başlayın
Mektubun paragrafları sola dayalı, ancak her paragrafın başlangıcı girintili olarak yazılır.
Adım 9. Mektubun daha uzun gövdesiyle mektubun girişini takip edin
Bu bölüm mektubun amacını açıklamalı ve ayrıca mektupta yazılan her şeyi özetleyen bir sonuç içermelidir.
Mektubun gövdesini kısaca yazın. Her paragraf tek aralıklıdır, ancak her paragraf arasında ve son paragraftan sonra bir boş satır bırakın
Adım 10. Mektubunuzu kibar bir kapanış selamı ile bitirin
Kibar kapanış selamlama örnekleri arasında “Saygılarımızla”, “Selamlar” veya “Teşekkürler” sayılabilir. Kapanış selamını sola dayalı ve ardından virgül gelecek şekilde yazmayı unutmayın.
Kapanış selamının sadece ilk kelimesinin ilk harfi büyük yazılır
Adım 11. Adınızla kapanış selamını takip edin
Ancak, tam adınızı ve ardından aşağıdaki satıra iş unvanınızı yazmadan önce kapanış selamlamasının altına üç boş satır bırakın.
Adım 12. Mektubunuzun en sonunda ekleri listeleyin
Bir ek ekliyorsanız, adınızın ve unvanınızın bir satır altına “Ekler” / “Ek” yazın ve mektupta bulunan ekleri not edin.
- Herhangi bir ek eklemezseniz bunun zorunlu olmadığını unutmayın.
- Ekler sola dayalı ve tek aralıklıdır.
Adım 13. İstenirse, daktilonun baş harflerini girin
Mektubu başka biri yazıyorsa ve siz dikte ediyorsanız, mektubunuzun en altında, ekin bir satır altında daktilo yazanın adını ve soyadını listeleyin.
Adım 14. Yazdırdıktan sonra mektubu imzalayın
Mektubu kapanış selamı ile adınız arasında bir kalemle imzalayın. Bir mektubu kalemle imzalamak, alıcıya bu mektubu göndermek için zaman ayırdığınızı ve bunun önemli olduğunu gösterir.
Yöntem 2/4: Yakın Bir Arkadaşa veya Akrabaya Mektup Biçimlendirme (Kişisel Mektup)
Adım 1. Tarihi yazın
Mektubun sağ üst köşesine mektubun yazıldığı tarihi veya mektubun tamamlandığı tarihi ekleyin.
- Tarihi “ay-gün-yıl” formatında yazın. Ayı harflerle yazmak genellikle standart biçimdir, ancak bu tür mektuplar için tüm tarihi sayılarla yazabilirsiniz.
- Tarih sağa dayalı olarak yazılır.
Adım 2. Dostça bir selamlama yazın
“Sevgili” selamlaması hala en yaygın kullanılan selamlamadır, ancak alıcıyla olan ilişkinize bağlı olarak alıcının adını herhangi bir formalite olmaksızın yazabilirsiniz.
- Selamlar sola dayalı olarak ve ardından virgülle yazılır.
- Bir arkadaşınıza veya meslektaşınıza yazarken, genellikle yalnızca adlarını yazabilirsiniz. Örneğin: "Sevgili Jane".
- Daha da kişisel bir mektup için, "Sevgili" yerine "Merhaba", "Merhaba" veya "Hey" gibi sıradan bir selamlama kullanmak isteyebilirsiniz.
- Bir ebeveyne veya gerçekten saygı duymanız gereken birine yazıyorsanız, alıcının kişisel unvanını ve soyadını ekleyin. Örneğin: "Sevgili Bayan Roberts"
- Selamlama ile mektubun ana metni arasında boş bir satır bırakın.
Adım 3. Mektubunuzun ana metnine giriş, gövde/gövde ve sonucu yazın
Giriş ve sonuç, her biri yalnızca birer kısa paragraf olmalıdır, ancak mektubun gövdesi genellikle çok daha uzundur.
- Mektubun ana metni sola hizalı, ancak her paragrafın ilk satırı girintili.
- Mektubun ana metninin tamamı tek aralıklıdır. Kişisel bir mektupta genellikle paragraflar arasında paragraf bırakmazsınız, ancak mektubunuzun okunmasını kolaylaştıracaksa yapabilirsiniz.
- Ana metni kapanış selamından ayırmak için ana metninizin son cümlesinden sonra boş bir satır bırakın.
Adım 4. Uygun bir kapanış selamlaması ile kapatın
"Saygılarımızla", kişisel mektuplar için bile hala oldukça yaygın olarak kullanılmaktadır. Ancak mektup yeterince sıradansa, daha az geleneksel bir kapanış selamlaması ekleyebilirsiniz. “Sonra görüşürüz!” Gibi bir şey deneyin. veya “Sonra görüşürüz!” yakın bir arkadaşına yazarsan
- Kapanış selamından sonra virgül koyun, ancak adınızı ondan sonra yazmayın.
- Kapanış selamı harf başlığına paralel olarak yazılır.
Adım 5. Mektubunuzu imzalayın
Mektubunuzu kapanış selamının altına imzalayın. Genellikle adınız bir yazıcıda basılmak yerine elle yazılır.
Mektubun alıcısıyla genellikle birbirinize ilk isimlerle hitap ederseniz, sadece adınızı yazabilir ve onunla işiniz bitebilir. Ancak, alıcı adınızdan kim olduğunuzu bilmiyorsa, soyadınızı da eklediğinizden emin olun
Yöntem 3/4: Resmi veya İş E-postasını Biçimlendirme
Adım 1. E-postanızın amacının kısa ama doğru bir tanımını yazarak başlayın
Bu açıklama, e-postanın gövdesinde değil, e-postanızın konusunda bulunur.
E-postanızın alıcısı tarafından e-postanız bekleniyorsa, bu açıklama yalnızca tartışılan konuya bir referans olabilir. Bu e-posta beklenmezse, açıklama yazmak biraz zor olabilir. Bir açıklama yazmanın amacı, okuyucuların e-postanızı açıp okuduklarında e-postanızın ne hakkında olduğunu tahmin edebilmeleridir. Bu, açıklamanın okuyucularınızı e-postanızı açıp okumaya motive etmesi gerektiği anlamına gelir
Adım 2. E-postayı resmi bir selamlama ile yazmaya başlayın
Genellikle "Sevgili" ile başlar ve ardından e-postanın alıcısının veya e-posta gönderdiğiniz şirketin resmi unvanı gelir.
- Mümkünse mektubu belirli bir alıcıya yönlendirin. İsimsiz alıcılara mektup göndermekten kaçının. “Kimi İlgilendirebilir” seçeneğini yalnızca başka bir seçenek yoksa kullanın.
- Aslında, selamlamadan sonra kullanılacak en uygun noktalama işareti hala iki nokta üst üste işaretidir. Ancak günümüzde çoğu insan resmi e-posta yazarken selamlamadan sonra virgül kullanır.
- Alıcıyı “Anne” mi yoksa “Baba” mı ile selamlayacağınızdan emin değilseniz, alıcının tam adını yazmanız yeterlidir.
- Resmi selamlamadan sonra boş bir satır bırakın.
Adım 3. Mektubun ana metnini kısa ama bilgilendirici olacak şekilde yazın
Herhangi bir mektup türü gibi, ana metin bir giriş, gövde ve sonuç içermelidir. Vücut parçaları dahil tüm parçaları mümkün olduğunca kısa ve kesin tutun.
- Ana metin sola hizalı.
- Her paragrafın başlangıcının girintili olması gerekmez.
- Ana metin tek aralıklıdır, ancak her paragraf arasında ve son paragraftan sonra boş bir satır bırakın.
Adım 4. Kibar bir kapanış selamı kullanın
Mektubunuzun ana metninden sonra “Saygılarımızla” veya başka bir aynı derecede kibar kapanış selamı yazın ve onu virgülle takip edin.
- Kapanış selamını sola dayalı olarak yazmayı ve selamlamanın sadece ilk kelimesinin ilk harfini büyük harfle yazmayı unutmayın.
- Kullanılabilecek diğer resmi kapanış selamları arasında "Teşekkürler", "Selamlar" ve "Selamlar" yer alır.
Adım 5. Kapanış karşılama mesajının hemen altına adınızı yazın
Kağıda yazılan/basılan mektupların aksine, e-postalarınızı kalemle imzalayamazsınız.
Adınız sola dayalı
Adım 6. İletişim bilgilerinizi en alta yazın
Adınızdan sonra boş bir satır bırakın, ardından fiziksel adresinizi, telefon numaranızı, e-posta adresinizi ve varsa web sitenizi veya blogunuzu yazın.
Tüm bilgiler sola dayalı ve tek aralıklı olarak yazılır. Her iletişim bilgisi ayrı bir satıra yazılır
Yöntem 4/4: Arkadaşlar için E-postaları Biçimlendirme
Adım 1. E-posta konusu bölümüne e-posta konunuzun kısa ama kesin bir açıklamasını yazarak başlayın
Bu açıklama, alıcıların e-postanızı açmadan önce bir bakışta konusunu bilmelerini sağlar ve onlara e-postanızın ne hakkında olduğunu tahmin edebilmeleri için yeterli bilgi verir.
Adım 2. E-postanın metin bölümüne kibar bir selamlama veya selamlama yazarak başlayın
“Sevgili varlık” gibi istediğiniz kibar selamlamayı yazabilirsiniz. Bunu alıcının adıyla takip edin.
- Selamlar sola dayalı olarak yazılır.
- Yakın bir arkadaşınıza yazıyorsanız, selamlamayı tamamen aradan çıkarabilir ve sadece ilk adıyla başlayıp virgülle devam edebilirsiniz.
- Selamlama ile e-postanızın gövdesi arasında boş bir satır bırakın.
Adım 3. E-postanızın gövdesini yazın
Tüm mektup türleri gibi, e-postanızın gövdesi bir giriş, gövde ve sonuç içermelidir. Ancak yakın bir arkadaşınıza e-posta yazıyorsanız bu tür bir format gerekli olmayabilir.
Adım 4. E-postanızı bir kapanış selamı ile sonlandırın
Bir arkadaşınız için bir e-postayı kapatırken, kapanış selamlamasının resmi olması gerekmez, ancak e-postanızın sona erdiğinin bir işareti olmalıdır.
Çok yakın bir arkadaşınıza yazıyorsanız, bazen bir kapanış selamı yazmak yerine e-postanızı adınızla bitirmenizde bir sakınca yoktur
İpuçları
- Amerika Birleşik Devletleri'ndeki resmi mektuplar ile Birleşik Krallık'taki (Birleşik Krallık) resmi mektuplar arasında küçük farklılıklar olduğuna dikkat edilmelidir. İngiltere'de iade adresi ve tarihi sağa hizalanır ve varsa konu satırı ortalanır. Ayrıca tarih “gün-ay-yıl” biçiminde yazılır ve selamlamadan sonra iki nokta üst üste değil virgül yazılır.
- Burada açıklanan ve bazen blok formatı olarak anılan formatı beğenmediyseniz, değiştirilmiş blok formatını ve yarı blok formatını da kullanabilirsiniz. Bu biçimler temelde aynı bilgileri içerir ve yalnızca konumlar farklıdır.
