Bazen şirket yönetimi, çalışanlardan kendi performans raporlarını hazırlamalarını ister. Bu sayede işletme sahipleri, çalışanların kendi çalışmalarını nasıl değerlendirdikleri hakkında fikir sahibi olabilirler. Rapor vermeniz istenirse, endişelenmeyin. İşinizdeki ilerlemeyi, başarılarınızı ve performansınızı elinizden geldiğince raporlayarak işteki başarınızı göstermek için bu fırsatı kullanın.
Adım
Bölüm 1/3: Rapor Yazmaya Hazırlanma
Adım 1. Önce şirket tarafından kullanılan rapor formatından emin olun
Performans raporu formatları ihtiyaca göre değişiklik göstermektedir. Bazı şirketler raporların e-posta ile gönderilmesini talep etmektedir. Diğer şirketler, daha fazla tartışma için belirli kriterlere göre hazırlanacak raporların politikasını belirler.
- Şirket standart bir format sağlıyorsa, o formata göre bir rapor oluşturun. Eksiksiz görünmemek için eksiksiz bir rapor sağlamak için yönergeleri elinizden geldiğince izleyin. Bazen şirketler, çalışanlarından formları doldurmalarını veya makaleler şeklinde yazılı raporlar hazırlamalarını ister.
- Raporun son teslim tarihinden önce ne rapor edeceğinizi bulmaya çalışın. Bu sayede bir yıl içindeki tüm başarıları belirlenen kriterlere göre raporlayabilirsiniz. Performansınızın belirtilen kriterleri karşıladığından emin olun.
Adım 2. Rapor için acele etmeyin
En iyi performansı gösterebilmek için iyi bir dilbilgisi ile raporlar hazırlamaya çalışın ve yazım hatası olmadan düzeltin. Birkaç taslak hazırlamalı ve ardından en iyisini seçmelisiniz.
- Şirketin taleplerini ciddiye alın çünkü iş değerlendirmesinin sonuçları her çalışanın iş geçmişinin önemli bir parçası olacaktır. İş geçmişinizde belirli kayıtlar varsa ve diğer çalışanlarla rekabet etmeniz gerekiyorsa performans raporu belirleyici olacaktır.
- Profesyonel bir dil tarzında kısa bir performans raporu hazırlayın. Kısa ve öz bir rapor oluşturmak için, her bir öğeyi ayrıntılı olarak açıklamak yerine, yıl içindeki en iyi başarılarınızın tümünü özetleyin, böylece raporunuz iki sayfadan uzun olmayacak. En önemli olduğunu düşündüğünüz performanslara öncelik verin ve destekleyici kanıtlar sağlayın. Ancak, gerçekten yararlı bilgileri seçin çünkü kimse 30 sayfalık bir raporu okumak istemez.
Adım 3. Çalışırken iyi stil yapma alışkanlığı edinin
Rapor yazmayı kolaylaştırmak için önce tüm önemli belgeleri toplayın. Belgeleri yılın başlarında toplamaya başlamak iyi bir fikirdir.
- Şirketin belirlediği formatta olduğu sürece, işin başarısını gösteren birkaç belge ekleyin. En iyi performansı gösterebilmek için doğru belge örneğini seçin. Ayrıca bir önceki değerlendirmeyi yaparken belirlediğiniz hedefleri de hazırlayın.
- Bir yıl ortası ilerleme değerlendirmesi yaptığınızda (şirket bir değerlendirme yapıyorsa) üstlerden öneri ve geri bildirim notları toplayın. Yıl boyunca elde ettiğiniz girdiler, sunduğunuz bilgileri daha spesifik ve daha kullanışlı hale getirmek için raporlar oluştururken kullanılabilir.
Adım 4. Şirketin sizden ne beklediğini bilin
Rapor yazmaya başlamadan önce “Şirket sizden ne bekliyor?” sorusuna cevap verebilmelisiniz. Cevabı bilmiyorsanız patronunuza sorun. Şirket hedeflerinin gerçekleştirilebilmesi için performans değerlendirme ile ulaşmanız gereken hedefler arasındaki ilişkiyi anlamaya çalışın.
- Sistematik olarak yazabilmeniz için iş tanımlarına dayalı performans raporları oluşturun. Ancak öncelikle iş tanımlarından herhangi birinin değişip değişmediğinden ve tüm iş hedeflerinin iş tanımlarında listelendiğinden emin olun.
- Yapmanız gereken eylemlere dayalı olarak her görevi tanımlayın ve ardından şirket tarafından talep edilen hedeflere ulaşmayı başardığınızı açıklayın. Bunun için şirketin sizden ne beklediğine dair bir açıklama hakkına sahipsiniz. Aksi takdirde, performans değerlendirmeleri öznel olma eğilimindedir ve asılsız eleştirilere yol açar.
Bölüm 2/3: Rapora Doğru Bilgileri Yazın
Adım 1. En iyi başarıları bilgilendirin
Vasat performans raporları yapmayın. Tamamladığınız tüm görevleri en iyi sonuçlarla raporlamak için bu fırsatı kullanın. Bana her şeyi anlat ve başarılarınla gurur duy!
- Önce şirketin performansı üzerinde en fazla etkiye sahip en iyi başarıları, özellikle şirket hedeflerine ulaşılmasını destekleyen ve son performans değerlendirmesinde tartışılan önemli şeyleri bildirin. Bir yılda yaptığınız tüm işleri tarif etmeyin.
- Ancak, bilgileri kibar ve profesyonel bir şekilde aktarmaya çalışın. Olumlu kelimeler kullanın ve iş arkadaşlarınızı aşağılamayın veya aşağılamayın. Kendi performansınıza odaklanın.
- Değerlendirilecek dönemin başında başarıları bildirmeyi unutmayın. Çalışanlar genellikle dönem sonunda yaptıkları işlere daha fazla odaklanırlar.
Adım 2. Çalışmanızın somut faydalarını ortaya çıkarın
Herkes klişeler ve sıradan şeyler içeren bir rapor hazırlayabilir, ancak gerçek kanıtlarla desteklenirse bir rapor daha kaliteli olacaktır.
- Belirli gerçekleri, rakamları, tarihleri ve diğer destekleyici verileri sunun. Örneğin: bir şirkette sosyal medya hesap yöneticisi olarak çalışıyorsanız, nicel veriler şeklinde bir rapor sağlayın ("Beğeniler"e tıklayan hesap sayısı, yorum bırakan vb.). Güvenilirliğinizi artırabilecek diğer verileri arayın.
- Değerli bir çalışan olduğunuzu göstermek için başarılarınızı şirket hedefleri ve hedefleriyle karşılaştırın.
Adım 3. İş hedeflerini listeleyin ve tartışın
Önümüzdeki yıl için iş hedeflerinin belirlenmesinde temel olarak çok spesifik bir rapor hazırlamanız gerekiyor. Ayrıca bir kişisel gelişim planı, yani elde etmek istediğiniz şeyler iletin.
- Bu hedefe nasıl ulaşılacağını açıklayın. Dönem başında yapılan performans değerlendirme sonuçlarına göre ulaşmanız gereken hedefleri ve ne kadar başarılı olduğunuzu listeleyiniz.
- Ayrıca iş tanımının dışında bir görev yapmanız isteniyorsa veya daha fazla çalışmak için inisiyatif alıyorsanız rapora yazın.
Adım 4. Temel yetkinliklerinizi tartışın
Genel olarak şirket, her çalışanın iyi çalışması için sahip olması gereken temel yetkinlikleri belirlemiştir. Bunu ayrıntılı olarak bilgilendirin ve açıklayın.
- Yetkinliğinizin şirket tarafından belirlenen standartlardan daha yüksek olduğunu gösterin.
- Başarılarınız ve şirket hedefleri arasında somut bir ilişki olduğunu kanıtlamak için şirketin standart terimlerine göre "yetkinlik" kelimesini kullanın. Performansınızı aynı terimlerle açıklayın.
Adım 5. Akıllıca değerlendirin
Bir performans değerlendirmesinden geçmeden önce, kendinizi değerlendirmeniz istenebilir. Doğru değeri belirlemek için bunun ne anlama geldiğini anlamalısınız.
- Bir A genellikle liderlik sergileyen ve şirket içinde değişiklik yaratabilen çalışanlara verilir. B notu genellikle hedefin üzerinde performans gösteren ve davranışları örnek teşkil eden çalışanlara verilir.
- Genellikle hedeflere ulaşan ve iyi davranan çalışanlara C notu verilir. D değeri, performansın hedefin altında olduğunu ve yetersiz olarak kabul edildiğini gösterir. E değeri, çalışanlar iyi çalışmadığı için düşük performansı yansıtır. Her bir değerin tanımını ve şirket düzenlemelerine göre değerin nasıl belirleneceğini sağlamak için eksiksiz bilgi arayın.
Adım 6. Raporu elinizden geldiğince derleyin
Bazen şirketler, çalışanlardan belirli bir sırayla performans raporları hazırlamalarını ister. Belirtilmemişse, raporu aşağıdaki sırayla oluşturun:
- Olumlu ve ikna edici bir açılış cümlesiyle başlayın. Bu cümle, yıllık performans raporunun en önemli kısmıdır.
- Bundan sonra, başarılarınızı ayrıntılı destekleyici verilerle birlikte yazın. Her başarı için “neden?” Sorusunu sorun. Bu şekilde, katkınızın alakalı ve saygıya değer olduğunu kanıtlayabilirsiniz. Asla olumsuz kelimelerle performans raporu hazırlamayın.
- Ulaşamadığınız hedefler veya geliştirmeniz gereken bazı yönler varsa bunları raporun sonuna yazmayın ki, raporun başı ve sonu olumlu şeyler içersin. Raporun son kısmı, hatırlaması en kolay kısım olduğu için en önemli kısımdır. Bu nedenle, iyileştirmeniz gereken şeyleri raporun ortasında listeleyin.
Bölüm 3/3: Doğru Kelimeleri Kullanma
Adım 1. Kendi iş performansınızı tanımlayan bir rapor oluşturmaya odaklanın
Bildiğimiz gibi, bu raporu kendiniz değerlendirmeniz istendiği için oluşturdunuz. Ancak, birçok insan olumsuz şeyler içerir ve diğer insanlar hakkında konuşur.
- Performans raporlarını nefsi müdafaa için kullanmayın. Elinizden geldiğince olumlu olun, örneğin: "İş arkadaşlarım, meslektaşlarım ve müşterilerle görüştükten sonra her zaman bir toplantı programı belirlerim çünkü onların zamanına ve meşguliyetlerine gerçekten değer veririm." Zamanı takdir etmek olumlu bir izlenim verebilir ve akıllıca bir zihniyet gösterebilir.
- Başkaları hakkında tartışmayın çünkü bu rapor başkalarının çalışmalarını veya kişiliğini eleştirmek için değildir.
- Ayrıca başarıları bildirirken kendinizi başkalarıyla karşılaştırmanız gerekmez. Aynı performans düzeyine ulaşamayan iş arkadaşlarınızı düşürmeden ne yaptığınızı açıklayın.
Adım 2. Zayıf yönlerinize yapıcı eleştiri yazın
Yalnızca iyi şeyler içeren bir rapor gerçekçi görünmeyebilir, ancak hataları kabul ederken çok dikkatli olmalısınız.
- Bu sorunla uğraşırken samimiyetinizi göstermek için ayrı bir bölümde kendinize bir eleştiri yapın. Örneğin: “İşe o kadar çok önem veriyorum ve en iyi sonuçları elde etmek istiyorum ki iş arkadaşlarımı daha az önemsediğimi düşünüyorum. Bu sorunu çözmek için iletişim becerilerimi geliştirmeye devam edeceğim.” Bu ifadeler yazar hakkında olumlu bir imaj verebilir (işe odaklanan bir mükemmeliyetçi iyi bir şeydir) ve kişinin kendi zayıflıklarının farkında olma yeteneğini gösterir.
- İyileştirilmesi gereken yönlerden bahsedin. Raporun tamamını iyileştirme planlarıyla doldurmayın. Başarıları açıklamaya odaklanın, ancak iyileştirilmesi veya iyileştirilmesi gereken bazı yönleri listelemeniz gerekiyor. Ancak, kendinizi aşırı eleştirmeyin çünkü özgüveniniz eksik olarak algılanacaksınız.
- İyileştirme planları sunarak olumlu bir zihniyet sergileyin. Olumlu ve eylem odaklı olun. Planınızı yapıcı kelimelerle açıklayın. Başarısızlığınız hakkında bir hikaye anlatmak yerine, belirli bir yönü geliştirmek istediğinizi ve hangi eylemleri yapacağınızı söyleyin.
Adım 3. Kariyer geliştirme fırsatları önerin
Eğitime katılma veya bir toplantıya davet edilme şansı elde etmek istiyorsanız, performans raporu bunu aktarmanın harika bir yoludur. Bu rapor üzerinden tazminat teklif etmeyin.
- Ayrıca şirket için faydalı olan yenilikçi projeler yapma konusundaki düşüncelerinizi paylaşın.
- Patronunuzun neden başkalarıyla tartışmak, ikramiye dağılımını belirlemek vb. konularda sizden bir rapor hazırlamanızı istediğini bulmaya çalışın.
Adım 4. Tam cümleler kullanın
Birçok çalışan, raporların dağınık görünmesi için mümkün olduğunca fazla bilgi yazmaya çalışır. Raporunuzun karışık bir not gibi görünmesine izin vermeyin.
- Örneğin, çok kısa olduğu için "gözden geçirilmiş içerik" ifadesini kullanmaktan kaçının. Tartıştığınız konuyu açıklamak veya noktadan noktaya bilgi aktarmak için tam cümleler kullanmak iyi bir fikirdir.
- Acil amirinize ek olarak, raporunuz başka biri tarafından, örneğin daha üst düzey bir yönetici tarafından okunabilir. Bu nedenle, herkesin ne söylemeye veya yapmaya çalıştığınızı bildiğini varsaymak yerine, net ve ayrıntılı bilgi vermelisiniz.
Adım 5. Olumlu ve dürüst olun
Düzeltilmesi gereken şeyler olsa bile, bunları daha sonra gerçekleştirebilirsiniz. Geçmişteki başarısızlıklara değil, geleceğe odaklanın.
- Olumsuz, şikayet eden, huysuz veya kibirli bir izlenim bırakmayın. Olumlu bir tutum sergileyin, takım halinde çalışabilirsiniz ve başarılarınızı alçakgönüllülükle açıklayın.
- Şirket hakkında sevmediğiniz şeyler varsa, bunları rapora yazmayın. Şirket tarafından neden size ihtiyaç duyulduğunu kanıtlamak için bu fırsatı kullanın.
Adım 6. Kanıtlayın, sadece konuşmayın
Raporunuzda sadece genel ifadeler değil, spesifik bilgiler sağlamaya çalışın.
- Örneğin: “Ben güvenilir bir çalışanım. Ofise geldim ve toplantı odasına zamanında geldim.” Saygıya layık olduğunuza dair doğru katılım verilerini ve belirli kanıtları sağlasanız iyi olur.
- Raporunuzu daha kullanışlı ve güvenilir kılmak için genel ifadeleri destekleyecek kanıtlar (sayılar dahil) sağlayın.
Bağlantıyı okuyun:
İpuçları
- Raporları önceden hazırlayın. Zamanınız bitene kadar ertelemeyin.
- Olumlu bir tutum gösterin!
- Belirlediğiniz hedefleri ve çalışma hedeflerini net bir şekilde hatırlayabilmek için geçen yılın performans raporunu tekrar okuyun.
Uyarı
- Rol yapmayın veya yalan söylemeyin.
- Performans raporlarında iş arkadaşlarınız hakkında olumsuz bilgi vermeyin.
