Denetçilerle uğraşmak çok zahmetli olabilir çünkü denetlenen kurumun birçok zor görevi vardır. Haksız görünebilir, ancak gerçek şu ki denetçinin işi daha az değildir. Aradaki fark, denetçinin çok sayıda istihdam öncesi araştırma yapması ve denetlenene denetim sürecinde birçok görev verilmesidir. Denetçi çok iyi bir kariyer, süreç aynı olmasına rağmen, iş sürekli değişiyor, böylece her gün her zaman yeni ve farklı bir şey var. Elbette, denetçi olmadan önce nasıl denetim yapacağınızı bilmelisiniz. Ancak, temel bilgiler bir kez öğrenildiğinde, denetim oldukça basit ve ödüllendirici bir iştir.
Adım
Bölüm 1/4: Denetimi Planlama
Adım 1. Denetim için uygun olduğunuzdan emin olun
Tüm denetçilerin değerlendirmelerinde objektif olmaları gerekir. Bu nedenle denetçinin şirketten tamamen bağımsız olması gerekir. Bu, denetçinin aşağıdakiler dahil olmak üzere denetim dışında şirketle herhangi bir ilişkisi olmaması gerektiği anlamına gelir:
- Şirketle ilgisi yoktur (denetlenmiş şirket hisseleri veya tahvilleri yoktur).
- Şirket tarafından başka bir sıfatla istihdam edilmemiştir.
- Değerlendirilmekte olan malzeme hakkında yeni bir görüş elde etmek için denetim süreci boyunca düzenli olarak rotasyona tabi tutulur.
Adım 2. Denetimin boyutunu değerlendirin
Denetim sürecine girmeden önce denetçi veya denetim ekibi, yapılacak işin kapsamını analiz etmeli ve değerlendirmelidir. Bu, kaç ekip üyesinin kullanıldığını ve işin uzunluğunu tahmin etmeyi içerir. Ayrıca, denetim sırasında tüm özel veya yoğun iş incelemelerinin bir değerlendirmesi yapılmalıdır. Tüm bu kapsam değerlendirmeleri, denetçinin (gerekirse) bir ekip oluşturmasına ve denetlenen şirket için bir zaman çerçevesi sağlamasına yardımcı olacaktır.
Adım 3. Olası hataları bulun
Denetçi, denetime başlamadan önce, şirketin mali bilgilerinin yanlış beyan edildiği alanları tahmin etmek için sektöre ilişkin deneyim ve bilgi birikimini kullanmalıdır. Bu, şirketin mevcut çalışma ortamı hakkında derinlemesine bilgi gerektirir. Tabii ki, bu değerlendirme çok özneldir. Bu nedenle denetçi, kendi yargısına güvenmelidir.
Adım 4. Bir denetim stratejisi geliştirin
Ön değerlendirme yapıldıktan sonra, denetimi planlamanız gerekecektir. Çok önemli olabilecek alanlar da dahil olmak üzere yapılması gereken her türlü eylemi hazırlayın. Mümkünse her ekip üyesini her göreve atayın. Ardından, tamamlanması gereken her eylem için bir zaman çizelgesi oluşturun. Yeni bilgiler nedeniyle bu zaman çizelgesinin denetim sürecinde önemli ölçüde değişebileceğini unutmayın.
Bölüm 2/4: Denetimin Yürütülmesi
Adım 1. Bildirim mektubu sağlayın
Denetlenen şirketin tüm şirket bilgilerini hazırlaması için yeterli zaman ayırmanız gerekir. Denetimin dönemini (örneğin mali yıl) ve denetim için hazırlanması gereken belgelerin bir listesini belirtin, bunlara aşağıdakiler dahildir:
- Denetlenen yıla ait banka hesap özetleri.
- Banka hesap mutabakat raporu. Bu, banka hesap özetlerinin nakit makbuzlar ve ödeme fişleri ile karşılaştırılacağı yerdir.
- Denetlenen dönem için kaydı kontrol edin.
- İptal edilen kontroller.
- Genel bir günlükte (el ile veya gelirler ve karlar dahil olmak üzere şirket işlemlerini izleyen çevrimiçi bir sistem) kaydedilen işlemlerin listesi.
- Tüm giderler için makbuzlar ve makbuzlar dahil olmak üzere çek ve iade formları talepleri.
- Depozito makbuzu.
- Yıllık bütçe ve aylık sayman raporları.
Adım 2. Düzenlenen tüm çeklerin uygun şekilde imzalandığını, kaydedildiğini ve doğru hesaplara kaydedildiğini kanıtlayın
Kanıtlanabilirse daha iyi. Ancak, bir dış denetçi olarak bu sizin kapsamınızın dışındadır. Her işlemin uygun hesaba kaydedildiğinden emin olmanız yeterlidir.
Örneğin, biri hammaddeler ve diğeri ofis malzemeleri için olmak üzere iki farklı Borç Hesabı olabilir
Adım 3. Tüm mevduatların doğru şekilde kaydedildiğinden emin olun
Yani mevduat, defteri kebirde uygun hesaba ve satıra girilir. En temel düzeyde, bu hesap alacak hesaplarıdır, ancak şirketin karmaşıklığına bağlı olarak belirli alacak hesaplarına da ayrılabilir.
Örneğin, ürün satışlarından elde edilen gelir alacak hesaplarına dahil edilecek, temettüler ise dağıtılmamış karlara dahil edilecektir
Bölüm 3/4: Mali Raporların ve Raporların Denetimi
Adım 1. Tüm mali tabloları gözden geçirin
Denetlenen döneme ilişkin mali durum tablosunu ve gelir tablosunu gözden geçirin. Tüm işlemlerin uygun şekilde hesaplandığından ve defteri kebire kaydedildiğinden emin olun. Tüm olağandışı para yatırma veya çekme işlemleri kaydedilmeli ve doğrulanmalıdır. Her ay tüm hesapların mutabakatının yapılıp yapılmadığını kontrol edin.
- Olağandışı mevduatlar büyük olabilir veya yurtdışında bulunan bir iş biriminden gelebilir. Olağandışı para çekme işlemleri, büyük miktarda paranın uzun bir süre boyunca bir kişiye veya iş birimine taşınmasını içerir.
- Mutabakat, iki farklı rapor veya belgenin karşılaştırılması anlamına gelir. Örneğin, nakit ve yatırımlar banka hesap özetlerinde ve aracı kurumlarda karşılaştırılır. Ayrıca, alacak hesapları ve borç hesapları, müşteri makbuzları ve ödemeleriyle karşılaştırılmalıdır. Stoklar için, defteri kebirdeki hesapların doğruluğunu sağlamak için fiziki sayımlar ve değerlemeler en az bir yıllık bir süre boyunca gerçekleştirilir.
- Uzlaşma için denetçinin tüm işlemleri tek tek incelemesi gerekmez. Tüm işlemlerin toplamının istatistiksel bir örneğini almak (yani, küçük bir sayıyı analiz etmek ve ardından tüm işleme yüzde bir hata atamak) kısa sürede benzer sonuçlar verebilir.
Adım 2. Şirketin ülke yasa ve yönetmeliklerine uygunluğunu sağlayın
Kâr amacı güden bir şirketi denetliyorsanız, şirketin vergiden muaf durumunu ve formu doldurmanın geçerliliğini kanıtlayın. Şirketin tüm gerekliliklere uyduğundan ve şirketin devletten vergi muafiyeti aldığını kanıtlayan tüm formları doldurduğundan emin olun.
Adım 3. Tüm sayman raporlarını inceleyin
Tüm raporların kaydedildiğinden ve raporlardan defteri kebire kadar olan rakamların tamamen aynı olduğundan emin olun. Yıllık sayman raporunun hazırlanıp sunulmadığını kontrol edin.
Bölüm 4/4: Denetimleri Tamamlama ve Görüş Bildirme
Adım 1. Mali denetim çalışma kağıtlarını tamamlayın
Bu belge, denetlenen dönemdeki tüm faaliyetlerin bir özetidir (genellikle yıllık, bazen üç ayda bir). Aralarında:
- Dönem başındaki nakit bakiyesi
- Denetlenen dönemdeki tüm makbuzlar
- Denetlenen dönemdeki tüm ödemeler
- Dönem sonunda nakit
Adım 2. İç kontrol departmanına iyileştirmeler önerin
Herhangi bir tutarsızlığı not ettiğinizden emin olun. İstenirse, şirketin performansını bütçelere veya diğer ölçütlere göre derecelendirin.
Örneğin, tüm çekleri imzalamanın yalnızca bir kişi değil, iki kişi gerektiğini önermek isteyebilirsiniz. Vergi amacıyla hala saklanması gereken ancak yıl sonunda atılan belgeler olabilir. Kopyaların değil, asılların saklanması gerektiğini bildirin. Tüm e-postaların saklanması gereken süreyi açıklayın, genellikle 7 yıl
Adım 3. Denetim görüşünüzü belirleyin
Denetimin sonunda denetçi bir görüş bildirmelidir. Bu belge, şirket tarafından sağlanan finansal bilgilerin hatasız olup olmadığını ve Finansal Muhasebe Standartları Beyanı'na (PSAK) göre uygun şekilde raporlanıp raporlanmadığını belirtir. Şirketin finansal tablolarının kriterleri karşılayıp karşılamadığı denetçinin muhakemesine bağlıdır. Finansal tablolar doğru ve hatasız raporlanmışsa, denetçi olumlu görüş, açıklayıcı paragraf içeren olumlu görüş veya koşulsuz görüş verir. Aksi takdirde denetçi olumsuz görüş verir veya görüş vermekten kaçınır. Bu görüş, denetçinin (herhangi bir nedenle) denetime devam edemeyeceğini hissetmesi durumunda da kullanılır.
Adım 4. İmzaladığınız denetim sonuç belgesini gönderin
Bu, denetimi tamamladığınızı ve herhangi bir tutarsızlık olması durumunda tüm finansal tabloların doğru veya sorunlu olduğunu bildirdiğiniz bir beyandır. Eksik kontroller (açıklama yapılmadan) veya yanlış hesaplamalar gibi sorunlarla karşılaşırsanız, lütfen hepsini bu raporda açıklayın. Sorunu düzeltebileceğini veya bir sonraki denetim döneminde tekrar oluşmasını engelleyebileceğini düşündüğünüz tüm bilgileri eklemeniz faydalı olacaktır.
