Ödeme faturası veya genellikle fatura olarak da anılır, sağlanan hizmetlerin ayrıntılarını ve ayrıca satın alma işlemini yapan kişiye gönderilen bir ödeme talebini içeren bir belgedir. Örneğin, bir bahçıvansanız ve bir müşterinin ana sayfasına bitkiler eklediyseniz, ödeme almak için faturanıza hizmetlerinizin ayrıntılarını ekleyin.
Adım
Bölüm 1/3: Format Seçme
Adım 1. Profesyonel bir fatura oluşturun
Sık sık fatura yazıyorsanız, müşteriye her yeni fatura gönderdiğinizde değiştirebileceğiniz bir fatura şablonu oluşturmak iyi bir fikirdir. Bu şablon, özellikle müteahhitler veya sürekli olarak hizmet sağlayan diğerleri için kullanışlıdır. Favori metin işleme programınızı kullanarak fatura şablonları oluşturabilir veya bunları internette arayabilirsiniz.
- Bir fatura genellikle adınızı veya işinizi, adresinizi ve telefon numaranızı, ayrıca bir şirket logosunu, sağlanan hizmetlerin ayrıntılarını, ödenecek tutarı ve ödeme talimatlarını içeren bir başlık içerir.
- Faturalar genellikle elektronik olarak oluşturulur, numaralandırılır ve bir bilgisayara kaydedilir. Bu şekilde, faturanızın bir kopyası her zaman elinizde olur ve fatura kağıdınızı kaybetme konusunda endişelenmenize gerek kalmaz. Ancak, fatura dosyanızı her zaman Google Drive veya Dropbox gibi bir çevrimiçi dosya depolama hizmeti kullanarak yedeklediğinizden emin olun. Bu şekilde, bilgisayarınızın sabit diski arızalansa bile faturalarınızın bir kopyasına sahip olursunuz.
- Belgelerinizi düzenlemenizi kolaylaştıran bir numaralandırma sistemi seçin. Bir seçenek, oluşturma tarihini kullanmaktır. Dolayısıyla, "FTR311216", 31 Aralık 2016'da oluşturulan bir faturadır. Bir günde birden fazla fatura oluşturursanız, satıcının adının baş harflerini girin.
Adım 2. Fatura defterini seçin
Fatura defterleri kitapçılardan veya kırtasiye mağazalarından satın alınabilir. Bu kitap, sağlanan hizmetleri ve çeşitli ödeme bilgilerini listelemek için boşluklar içermektedir. Her ödeme faturası yazdığınızda, sağlanan boş alanı doldurmanız yeterlidir.
- Fatura defterleri, sattıkları mallar için fatura yazan kişiler için faydalıdır. Örneğin, ev yapımı kek satıyorsanız, her satış yaptığınızda bilgisayarınızda fatura oluşturmak yerine fatura yazmak daha kolay olabilir.
- Siz ve müşterinizin birer kopya alabilmesi için, her boş faturanın arkasında aynı kağıt katmanı olan bir fatura defteri seçin.
- Ancak yine de güvenli bir depolama alanına ihtiyacınız var. Faturanın bir kopyasını yangına dayanıklı bir kasada sakladığınızdan emin olun.
Adım 3. Çevrimiçi bir ödeme sistemi kullanın
PayPal veya Square, fatura göndermenize olanak tanır. Ancak, hizmet ücretlidir (Ocak 2017 itibariyle fatura başına %2,9 + 30 ABD Doları), ancak elektronik olarak ödeme kolaylığı bu yöntemi daha güvenilir kılmaktadır.
- PayPal hesabınızdan, üst kısımdaki "Gönder ve Talep Et" menü seçeneğini seçin. Ardından, "Fatura Oluştur ve Yönet"i seçin (fatura oluştur ve yönet). Son olarak, yeni bir fatura oluşturmak için "Oluştur" düğmesini tıklayın.
- Faturanın "Fatura Adresi:" bölümünü doldurmak için müşterinin e-posta adresini bilmeniz gerekir. PayPal veya Square, hesabı bu e-posta adresiyle faturalandırır.
4. Adım. Özel bir fatura uygulaması edinin
Invoice2go gibi faturalama uygulamaları, telefonunuzdan fatura gönderip takip etmenize ve otomatik ödeme hatırlatıcıları ayarlamanıza olanak tanır. Müşteriler, kredi veya banka kartı kullanarak çevrimiçi ödeme yapabilir.
Adım 5. Muhasebe yazılımı ile faturalar oluşturun
İşletmenizi yönetmek için muhasebe yazılımı kullanıyorsanız, bir faturalama sistemi dahil edilmelidir. Örneğin, QuickBooks'un kontrol panelinde size süreç boyunca rehberlik eden kullanıcı dostu bir "Fatura" düğmesi vardır. Müşterilerinizin anında ödeme seçenekleri olmayacak, ancak faturalandırma durumunu diğer işletme kayıtlarıyla birlikte izleyebilirsiniz.
Bölüm 2/3: Temel Bilgiler Dahil
Adım 1. Şirket bilgilerini ekleyin
İster bilgisayarda ister fatura defteri kullanın, şirket adını en üste yazın. Şirket adınızın hemen altına aşağıdaki bilgileri ekleyin:
- Şirketin tam adresi
- Şirket telefon numarası
- E-posta adresi veya herhangi bir iletişim bilgisi
Adım 2. Tarihi yazın
Siz ve müşteri fatura tarihini bilmelisiniz. Bunun nedeni, son ödeme tarihinin genellikle fatura oluşturma tarihini temel almasıdır.
Adım 3. Gerekirse fatura numarası
Müşteri ile yapılan işlem sayısına göre sırayla fatura numaralarına ihtiyacınız olacaktır. Örneğin, aynı müşteriye 3 farklı etkinlikte bir pasta sattıysanız, üçüncü satışın faturası #3 olarak numaralandırılır.
- Sabit bir mağazadan alınmış fatura fişi kullanıyorsanız, faturanın önceden numaralandırılmış olması gerekir.
- Muhasebe yazılımı veya PayPal kullanıyorsanız, fatura da otomatik olarak numaralandırılacaktır.
Adım 4. Müşteri bilgilerini yazın
Müşterinin veya müşterinin veya şirketin adını ekleyin. Müşterilere müteahhitlik hizmetleri sağlıyorsanız, şirketin adresini ve telefon numarasını da eklemelisiniz.
Bölüm 3/3: Belirli Şeyleri Yazma
Adım 1. Sağlanan hizmetlerin bir açıklamasını yazın
Müşterinin sağladığı tüm işleri, hizmetleri veya ürünleri dahil edin. Birden fazla hizmet veriyorsanız, her birini bir liste halinde listeleyin. Hizmet veya ürünle ilgili aşağıdaki bilgileri ilgili listeye ekleyin:
- Sağlanan hizmetler veya ürünler. Örneğin, "Thomas süslemeli 1 doğum günü pastası."
- Hizmet teslim tarihi
- Servis ücreti
- Her ürün veya hizmet listelendikten sonra toplamı hesaplayın ve faturalanan son tutarı ekleyin.
Adım 2. Belirli ödeme koşullarını belirtin
Faturanın belirli bir tarihten önce ödenmesini istiyorsanız, bu bilgileri ekleyin. Nakit, çek veya kredi kartı gibi kabul edilen ödeme türüyle ilgili ayrıntıları girin.
Ayrıca maliyete eklenecek vergiyi de hesaplayın. Faturalandırılan tutarı doğru bir şekilde belirleyebilmek için ülkenizde geçerli vergi oranlarını arayın
Adım 3. Ek bilgi sağlayın
Faturanın altına iade politikasının bir açıklamasını yazın. Bu fırsatı müşteriye teşekkür etmek ve sunduğunuz diğer ürün veya hizmetleri listelemek için de kullanabilirsiniz.
