Hepimiz iş yerinde organize olmanın önemli olduğunu biliyoruz, ancak çoğu insan bunu yapmakta zorlanıyor. İster inanın ister inanmayın, organize olmak göründüğü kadar zor değil. Birkaç düzeltme ve çözüm, organize bir insan olmanızı düşündüğünüzden daha kolay hale getirecek.
Adım
Yöntem 1/4: Yeri ve Zamanı Ayarlama
Adım 1. Faaliyetlerinizi izleyin
Birkaç gününüzü günlük tutarak veya günlük aktivitelerinizi takip ederek geçirin. Bir günlük tutarak, daha önce fark etmediğiniz ne yaptığınızı görebilirsiniz. Ek olarak, günlük kaydı, işleri organize etme ve üretken olma konusundaki eksiklikleriniz hakkında size biraz fikir verebilir. Bu egzersiz akılda büyük bir hedefle yapılmalıdır. Etkinlik günlükleri aracılığıyla, hangi etkinliklerin zaman kaybı olduğunu ve hangi etkinliklerin hedeflerinize ulaşmanızda size destek olabileceğini görebilirsiniz.
Adım 2. Üretken zamanınızı belirleyin
Kimimiz erken kalkanız, kimimiz değil. Muhtemelen üretken zamanınızın ne zaman olduğunu zaten biliyorsunuzdur. İster akşamları, sabahları, öğle yemeğini tercih edin, hatta iş gününün yoğun saatlerinden önce veya sonra, verimliliğinizi en üst düzeye çıkarmak için bu zamanlardan yararlanın.
Adım 3. İşinize öncelik verin
Hepimiz bazı görevlerin diğerlerinden daha önemli olduğunu biliyoruz, ancak onlara her zaman doğru şekilde öncelik vermiyoruz. Bu nedenle, görevleri önemli olarak işaretleyerek bir sıralama sistemi geliştirin ve dürüst ve esnek olun. Bilgisayarınızda veya masanızda dijital bir takvim veya yapışkan notlar kullanarak hatırlatıcılar kullanın. Listenizde öncelikli olan şeylere daha fazla zaman ve enerji ayırın. Örnekler, bugün veya yarın tamamlanması gereken görevler gibi zamana duyarlı görevlerdir. Ayrıca müşterilere, patronlara veya maaşınızı ödeyen herkese yanıt vermeye öncelik vermelisiniz. Bir görevin hassasiyetinden ve öneminden emin değilseniz, birine sormak daha iyidir.
Adım 4. Küçük görevleri hemen tamamlayın
Tüm görevlerin önceliklendirilmesi ve belirli bir zaman diliminde tamamlanması için programlanması gerekmez. Bazı görevler, hemen tamamlanabilecekleri için planlama veya zamanlama gerektirmez. Bu durumda, görevi hemen hızlı bir şekilde tamamlayabilirsiniz. Öyleyse, şimdi yap! Hafif işleri hemen yaparak ertelemezsiniz.
Adım 5. Araçları ve çalışma araçlarını düzenleyin
Masalarımız kolayca dağınıklıktan bozuk teknelere dönüşebilir ve bu da sizi düzenli bir insan olmaktan alıkoyabilir. Bazı insanların “temiz masa” politikası bile vardır. Gerçekten gerekli olmasa bile, çalışma alanınızı temizlemek daha iyidir.
- Masayı topla. Tüm çöpleri çıkarın ve ihtiyacınız olan şeyleri sistematik bir şekilde düzenleyin. Mümkün olduğunda masayı temizleyin: ofiste, molalarda veya görevler arasında yapacak bir iş olmadığında.
- Çöplerinizi hemen temizleyin. Bu şekilde masanızı temizlemeyi her zaman hatırlayacaksınız. Ayrıca biriken çöplerin canınızı sıkmasını da önleyebilirsiniz.
- İhtiyacınız olan şeyleri kolayca erişilebilir bir alanda saklayın. Tabii ki etrafınızdaki her şey çöp değil. İhtiyacınız olan araçları yakınınızda bulundurmak size değerli zaman ve çalışma alanından da tasarruf sağlayabilir.
Adım 6. Faaliyetleri ve toplantıları planlayın
Bazı insanlar yalnızca toplantı planlar, ancak yapılacaklar listesindeki etkinliklerle değil. Önemli görevleri ve toplantıları planlamak çok yardımcı olabilir. Örneğin sadece Salı ve Perşembe günleri toplantı yaparak günlerinizi gruplayabilirsiniz. “Yaratıcı zaman” veya öngörülemeyen için programınızda yer açın.
- Bir program ve takvim yöneticisi kullanın. Kağıt ve kalem kullanarak kendi zamanlama yöneticinizi oluşturabilir veya iCalendar veya Google Asistan gibi yazılım ve uygulamalar olabilir.
- Faaliyetlerinizi kategorize edin. Faaliyetlerinizi kategorilere ayırmak veya renk kodlaması yapmak, neyin önemli olduğuna dair görsel hatırlatıcınız olabilir. Örneğin, oluşturduğunuz kategoriler şunlar olabilir: yazışmalar, projeler, etkinlikler, toplantılar, beyin fırtınası, molalar ve egzersiz zamanı.
- Programınızı yönetmek için teknolojiyi kullanın. Çevrimiçi zamanlama yöneticileri ve Outlook gibi e-posta platformları, yapılacaklar listelerini, takvimleri ve adres listelerini birleştirebilir. Bu program yöneticisi yalnızca verimliliğinizi artırmakla kalmaz, aynı zamanda düşüncenizi de basitleştirir.
- Mümkün olduğunda işi teslim edin. Yoğun bir iş gününde, her şeyi yalnız yapmak zorunda olmadığınızı unutma eğilimindesiniz. İşinizi bir asistana bırakın veya gerçekten işinizle meşgulseniz, iş arkadaşlarınızdan belirli bir görevde size yardım etmelerini isteyin. İş yavaşlamaya başladığında iş arkadaşınızın yardımına karşılık olarak bu iyiliği iade edebilirsiniz.
Yöntem 2/4: E-postaları Sistematik Olarak Düzenleme
Adım 1. Planlanan zamanda e-postanızı kontrol edin
Çoğu ileti düşündüğünüz kadar önemli olmadığı için her zaman gelen kutunuzu kontrol etmeniz gerekmez. Hızlı takip gerektirmeyen bir iş üzerinde çalışıyorsanız, e-postanızı düzenli aralıklarla, günde yaklaşık 3 ila 4 kez kontrol edin.
Adım 2. E-postayı düzenleyin
Mesajlarınızın gelen kutunuzda birikmesine izin vermek yerine, klasörler ve bayraklar özelliğinden yararlanın. Örneğin, Outlook'taki klasörler ve alt klasörler özelliği veya Gmail'deki çoklu etiketler ve gelen kutusu özellikleri karlı olabilir. Gazeteciyseniz, dosyalarınız “Son Haberler”, “Gelecek Haberleri”, “Eski Haberler”, “Röportajlar ve Kaynaklar” ve “Fikirler” olarak adlandırılabilir.
E-postalarınızı silin ve arşivleyin. Önemli ve eski mektupları arşivleyin, ardından gerisini silin. Yukarıdaki örnekte olduğu gibi “Eski Haber” bir gazeteci arşividir. Eski e-postaları silmeye başladığınızda, dosyalamak yerine kaç e-postanın atılmaya değer olduğunu göreceksiniz. Hatta bazı insanlar "sıfır gelen kutusu", yani gelen kutunuzda okunmamış e-posta veya e-posta olmamasına bile karar verir. Dosyaları ve etiketleri kullanmanın yanı sıra arşivleme aracını kullanarak, eski e-postaları silerek ve bir e-posta temizleme uygulaması kullanarak gelen kutunuzu boşaltabilirsiniz
Adım 3. Diğer, daha verimli iletişim biçimlerini kullanın
Bazen hızlı bir telefon görüşmesi, 10 e-posta gönderip almaya eşdeğerdir. Eğer öyleyse, arayın! E-posta alışverişinin tartışmayı engelleyebileceğini ve karşılıklı yapılması gerektiğini biliyorsanız, telefonla iletişim kurmak en iyisidir. Uzun, ayrıntılı, zaman alıcı e-posta tartışmaları yapmak yerine arayarak daha fazla ayrıntı alacaksınız. İş arkadaşlarınıza e-posta gönderebilir ve “Bununla ilgili çok sorum var. Belki telefonda konuşmak daha kolay olurdu? Seni 5'te arayabilir miyim?"
Adım 4. Kesintileri sınırlayın
Stratejik molalar gerçekten yardımcı olabilir, ancak çalışma süresindeki kesintiler bunun tam tersidir. Kesintiler işinizi yavaşlatabilir, ritminizi bozabilir ve odağınızı kaybetmenize neden olabilir. Bu nedenle, meşgul olduğunuzda sesli posta kullanmayı deneyin. Bu araçlar yalnızca ofiste olmadığınız zamanlar için değildir; bu araçlar çok meşgul olduğunuzda da kullanılabilir. Birçok insanın “açık kapı” politikası vardır, ancak kapınızı her zaman açık tutmanız gerekmez. Kapıya “Aramada” veya “Oda kullanılıyor” yazan bir mesaj bırakabilirsiniz. Lütfen tekrar gelin veya bir e-posta gönderin.”
Adım 5. Buluttan yararlanın
Bulut bilişim, daha ucuz, ölçeklenebilir, daha verimli ve güncellenmesi daha kolay olduğu için dikkate değer. Bulutta bulunan içerik çok kullanışlıdır çünkü çeşitli cihazlardan erişilebilir: bilgisayarlar, tabletler, akıllı telefonlar ve diğerleri. Bulut depolama aynı zamanda dijital yedeklemenin birincil ve ikincil biçimi olarak da işlev görür. Bulutta zaten bir miktar boş depolama alanınız olabileceğinden veya düşük bir yıllık ücret karşılığında mevcut olabileceğinden, ICT yöneticisi veya yazılım sağlayıcısı ile görüşün.
Adım 6. Çevrimiçi yer imlerini kullanın
Çoğu tarayıcı, favori web adreslerinizi veya sık ziyaret ettiğiniz adresleri kolayca ve hızlı bir şekilde erişebilmeleri için kaydetmek ve düzenlemek için bir yer imi özelliğine sahiptir. En son haberleri kontrol etmek için önemli siteleri unutmamak için bu özellikten yararlanın.
Yöntem 3/4: Zamanı En İyi Şekilde Kullanmak
Adım 1. Aynı anda birkaç şey yapmaktan kaçının (çoklu görev)
Tüm uzmanlar buna inanıyor. Bu, TV'de hızlı ve havalı görünse de, aynı anda birçok şeyi yapmak verimsizdir ve organize olma çabalarınızın etkinliğini etkileyebilir. Bunun yerine, tüm dikkatinizi önce bir göreve adamanız, onun üstesinden gelmeniz ve listenizdeki diğer şeylere geçmeniz daha iyi olur.
Adım 2. Kendiniz için bir program yapın
Neyse ki çoğu iş, dakikalara dayalı günlük bir program oluşturmanızı gerektirmez. Ancak, günlük programınızı ve günün önemli görevlerini veya olaylarını işaretlemek, görevlerinize odaklanmanızı sağlayabilir.
- Belirli etkinlikler için zaman sınırları belirleyin. Bazı görevler bir zaman sınırı ayarlamayı gerektirmez, ancak üretkenliğinizi artırmak için diğerleri parametrelendirilmelidir. Gerekenden daha fazla zaman alan bazı görevleri düşünün ve bunlar için daha sonraki bir tarihte bir zaman sınırı belirleyin.
- Diğer aktiviteler için ekstra zaman ayırın. Bazı görevler, deneyiminizden öğreneceğiniz gibi, genellikle gereğinden uzun sürer, ancak bu kötü bir şey değildir. Bu tür etkinlikler ve özellikle önemli etkinlikler ve toplantılar için önce ve sonra ekstra zaman ayırın.
Adım 3. Bir zamanlayıcı, kronometre veya çalar saat uygulaması kullanın
Bu nesneler doğru kullanıldığında etkili olabilir. Bazı insanlar, bir aktiviteye başlamadan önce kendilerine yeterli uyarıyı vermek için alarmlarını gerekli zamandan 10, 15 veya 30 dakika önce kurmayı seçerler. Ayrıca bir hatırlatıcı aracı (hatırlatıcı) ayarlayabilirsiniz.
Adım 4. Ertelemeyin
Kendinize gerçekten bir aktiviteyi ertelemeli misiniz yoksa tembel olmak mı istiyorsunuz diye sorun. Gevşemek istiyorsanız, ertelemeyin - yapın! Ancak bir aktiviteyi geciktirmek kaçınılmaz ise mutlaka not alın ve aktiviteyi somut bir planla yeniden planlayın. Ya da doğaçlama bir plan düşünebilirsiniz. Örneğin, yüz yüze bir toplantıyı iptal etmeniz gerekiyorsa, bunun yerine bir konferans araması veya web konferansı yapmak isteyebilirsiniz.
Yöntem 4/4: Fiziksel ve Ruh Sağlığının Korunması
Adım 1. Bir ara verin
Zihninizi dinlendirmek, üretkenliğinizi ve zihinsel sağlığınızı korumak için çok önemlidir. Genellikle çalışmakla çok meşgulüz, dinlenmek için zamanımız olmuyor. Mola vermek, verimliliğimizi artırmak için bize çok ihtiyaç duyulan bir mola verir. Ancak molalar aynı zamanda durup zamanımızı iyi kullanıp kullanmadığımızı sorgulamak için bir fırsat sağlar.
Adım 2. Daha iyi uyuyun
İyi bir gece uykusu olmadan ertesi gün baş dönmesi, yorgun veya uyuşuk hissedeceksiniz. Bu, iş programınızı ve verimliliğinizi etkileyebilir. Her gece 7 ila 8 saat kesintisiz uyku almayı hedefleyin.
Adım 3. Kendinizi iş arkadaşlarınızla kıyaslamayın
İş arkadaşlarınızın çoğu, sizin yapmanız gerekenden farklıdır ve herkesin kendi işini organize etme yöntemi vardır. İş arkadaşlarınız için mantıklı ve verimli olan bir yöntem sizin için işe yaramayabilir veya tam tersi.
Adım 4. Organize olmanın devam eden bir süreç olduğunu kabul edin
Mükemmel olmayı beklemeyin. Düzen, sürekli dikkat gerektiren uzun bir süreçtir. Her gün en iyi şekilde organize olmayacaksınız, ancak düzenli bir insan olmaya çalışmak verimliliğinizi artırabilir.
