Acil müdahale planları olarak daha iyi bilinen acil durum planları, operasyonel faaliyetlerin durmasına neden olan şeylerin meydana gelmesini öngörmede çok faydalıdır. Organizasyonu yönetirken, teknik rahatsızlıklardan (örneğin veri kaybı) başlayarak doğal olaylara (örneğin sel) kadar çeşitli riskler fiilen ortaya çıkabilir. Bu nedenle, her kuruluşun çeşitli olumsuz olaylarla başa çıkmak için hazırlıklı olması için etkili bir acil durum planı geliştirmesi gerekir.
Adım
Bölüm 1/3: Çeşitli Riskleri Öngörmek
Adım 1. Bir acil durum planı geliştirmeden önce hazırlanın
Acil durum planı hazırlamanın temel amacı, bir afet durumunda organizasyonun operasyonel faaliyetlerinin sürekliliğini sağlamaktır.
- İlk olarak, kuruluşun bir acil durum planı geliştirmesi gerektiğini belirten resmi bir politika tanımlayın.
- Basit ve pratik bir plan yapın. Anlaşılması kolay sözcükler kullanın ve bu planın kuruluştaki tüm personel tarafından gerçekleştirilmesi gerektiğinden okuyucu tarafından uygulanması kolay yönergeler sağlayın.
- Acil durum planı yapmanız gereken belirli nedenleri belirleyin. Kuruluşun faaliyetlerini her zamanki gibi sürdürebilmesi için bir acil durum planının başarılı bir şekilde uygulanmasını belirlemek için kıyaslama noktası görevi gören göstergeleri düşünün. İşletmenizin devamlılığında önemli rol oynayan operasyonel faaliyetleri belirleyin.
Adım 2. Üç önemli soruyu yanıtlayarak bir acil durum planı oluşturun
Bu soruların üçüne de cevap verebilecek bir plan oluşturmak, dikkate alınması gereken tek bir yönü kaçırmamanızı sağlamanın bir yoludur.
- Hangi olaylar meydana gelebilir?
- Bunu gidermek için ne gibi önlemler alacağız?
- Kendimizi hazırlamak için ne yapmalıyız?
Adım 3. Kuruluşunuzun karşılaşabileceği riskleri öğrenin
Oluşabilecek risklerin belirlenmesi, acil durum planının hazırlanmasında önemli unsurlardan biridir. Ancak süreç, her kuruluşun durumuna ve durumuna göre farklı olacaktır. Riskleri belirlerken kendi kuruluşunuzun koşullarını da göz önünde bulundurmalısınız. Aşağıdaki şekillerde iş risklerini tahmin etmek için acil durum planlarına ihtiyaç vardır:
- Doğal afetler, örneğin: sel, kasırga ve kuraklık. Diğer riskler: mali krizler, iş kazaları, personel sorunları (ör. bir kuruluş liderinin ölümü veya çalışan grevi), veri kaybı, yönetim kaosu ve ürün sorunları (ör: kusurlu ürünler).
- Yönetim, iletişim, finans, koordinasyon, lojistik ve teknik problem çözme yönleriyle ilgili planların hazırlanmasına odaklanın.
- Teknik sorunlar genellikle iletişim altyapısını yöneten ekip tarafından karşılanır. Veri veya müşteri kaybetme riskini göz önünde bulundurmalısınız.
Adım 4. Riskleri önceliğe göre değerlendirin
Riskin gerçekleşme olasılığının büyüklüğüne göre risk derecesini belirleyin. Genel olarak, acil durum planları tüm riskleri öngöremez çünkü gerçekleşme şansları aynı değildir. Gerçekleşme olasılığı en yüksek olan ve operasyonel faaliyetleri büyük ölçüde etkileyecek riskleri bulmaya çalışın.
- En ölümcül sonuçları olan olaylara odaklanın. İşlemleri etkileyen tüm olayları yazın ve 1 ile 10 arasında bir puan verin. Bu olayların her birinin etkisini düşünün, örneğin: motor yangınları fabrika yangınlarından daha düşük bir dereceye sahiptir.
- Daha sonra riskin oluşma sıklığına göre derecelendirme belirlenir. Örneğin: ayda bir meydana gelen bir risk için 1, her 100 yılda bir meydana gelen bir risk için 10 puan verin. Riskin büyüklüğünü ve kuruluş üzerindeki etkisini gösteren toplam puanı elde etmek için iki sayıyı çarpın.
- En yüksek puana sahip olaydan başlayarak bir acil durum planı geliştirin. Bu olayları tahmin etmek için çözümler hazırlayın. Ayrıca, düşük puanlı etkinlikler için iş süreçlerini iyileştirebilirsiniz. Kuruluşun faaliyetlerinin sürekliliğini sağlayan temel hususlar, örneğin nakit akışını yönetmek, pazar payını geliştirmek ve çalışan performansını iyileştirmek gibi bir öncelik olmalıdır.
Bölüm 2/3: Birden Fazla Senaryo Tanımlama
Adım 1. En yüksek riske sahip olay için senaryoyu belirleyin
Etkili bir acil durum planı geliştirmek için her bir risk için gerçekçi senaryolar tanımlayın. En yüksek risk meydana gelirse etkinin ne olacağını tahmin etmek için özel bir çerçeve oluşturun.
- Senaryoyu iyice derledikten sonra etkiyi belirleyebilirsiniz. Her senaryonun en büyük etkisini ayrıntılı olarak düşünün.
- Bir senaryodan, dereceli etki yoğunluğuna sahip planın çeşitli versiyonlarını hazırlayın, örneğin: hafif etki, orta etki ve şiddetli etki.
Adım 2. Senaryoya göre planın uygulanması için bir program yapın
Hangi personelin hangi eylemlerden ve ne zaman sorumlu olduğunu belirleyin. Ayrıca güncel bir liste veya kişi listesi hazırlayın ve kimlerin bildirimde bulunacağını belirleyin.
- Tüm sorumlu personelin ilk gün veya ilk hafta ne yapmaları gerektiğini bilmeleri için bir program hazırlayın. Her senaryo için özel bir program geliştirin.
- Kuruluşun çeşitli yönlerinde, örneğin iş tesisleri (altyapı kısıtlamaları), organizasyon (acil durumlar için uyarı sistemi veya yetenekli bir müdahale ekibi yoktur) ve kurumlar açısından engellerin ortaya çıkmasını öngörmek için senaryoya göre bir program yapın. (örneğin: finansman kaynaklarının veya ortakların harici işlerinin olmaması). Belirli yönlerden sorumlu olması gereken personeli belirleyin.
Adım 3. İşinizi tekrar çalışır hale getirmek için en önemli faktörleri düşünün
Kuruluş içindeki kapasiteleri ve zayıflıkları gözden geçirerek bunu ayrıntılı olarak tartışın. Kuruluş, her bir riski ele almak veya ele almak için yeterli yeteneklere sahip mi?
- Örneğin: meydana gelebilecek bir felaket, nehir suyunun taşması ve nehir kıyısındaki konutları sular altında bırakması nedeniyle bir seldir. Zayıf altyapı, güvenlik açığını tetikleyebilir ve kalifiye personelin mevcudiyeti bir kurumsal kapasitedir.
- Dürüst bir kaynak değerlendirmesi yapın. Sınırlı kaynaklar nedeniyle nelerin değiştirilmesi veya azaltılması gerektiğini belirleyin? Kuruluşun çalışmaya devam etmesi ve hedeflerine ulaşabilmesi için yapılması gereken eylemleri belirleyebilmeniz için iş faaliyetleri üzerindeki etkiyi belirlemek için analiz yapın.
Adım 4. Riski nasıl azaltacağınızı belirleyin
Bir acil durum planı yaptıktan sonra arkanıza yaslanıp kötü bir şey olmamasını ummayın. Riski azaltmak ve önlem almak için çeşitli adımlar atın.
- Yardım etmeye istekli meslektaşlarınız olup olmadığını öğrenin. Afet durumunda kullanılabilecek yerel kaynaklar var mı? Yardım etmek isteyen komşular var mı?
- Etkili bir acil durum planı, iyileştirilmesi gereken çeşitli yönleri ortaya çıkarabilir, böylece başlangıçta çok faydalı olan bir plana artık ihtiyaç kalmayabilir.
- Örneğin: sigorta korumasına olan ihtiyacı fark ediyorsunuz veya bir afet yönetimi simülasyonu gerçekleştiriyorsunuz. Veri kaybını önlemek için bir veri yedekleme sistemi kurun. Her senaryo için bir plan yapın.
Bölüm 3/3: Bir Acil Durum Planının Uygulanması
Adım 1. Acil durum planını tüm çalışanlara iletin
Acil durum planını, bir acil durum meydana gelmeden önce mümkün olan en kısa sürede organizasyonun yönetiminin tüm seviyelerine bildirmeniz gerekir.
- Paniği önlemek için bu planın ne zaman uygulanması gerektiği konusunda kafalarının karışmaması için her personelin rollerini ve sorumluluklarını açıklayın.
- Her personelin sorumluluklarını plana göre yerine getirebilmesi için faydalı eğitim sağlayın. Gözlemler yapıldıktan sonra gerekli simülasyonları yapın ve ayarlamaları yapın.
Adım 2. Planınızı test edin
Daha verimli ve etkili olmak için testi 4 aşamada gerçekleştirin. Bölümler arası sorunlar veya çatışmalar varsa, planı düzeltin ve yeniden test edin.
- Üst düzey personel ile toplantılar yapın. Acil durum planını tam olarak gözden geçirmesi ve işi sonuna kadar yapan insanları takdir etmesi için toplantının tarihini ve saatini belirlemesine izin verin.
- Bölüm planlarını gözden geçirmek için bölümler arası toplantılar yapın. Bu aşamada, kaynakları tahsis etmeniz ve ortaya çıkan çatışmaları belirlemeniz gerekir.
- Önemli sistem arızalarının nedenini bulun. Plan değerlendirmesi, sistem ve/veya satıcı arızalarını simüle ederek departman içinde yapılabilir. Senaryo simülasyonları, ekipmanı kapatmadan veya çalışmaya devam etmesi gereken süreçleri geciktirmeden gerçekleştirilebilir.
- Bir deneme çalıştırması yapın. Ancak, operasyonları geçici olarak durdurarak acil durum planını test etmeniz gerekir.
Adım 3. Acil durum planını güvenli ve kolay erişilebilir bir yerde saklayın
Bir felaket durumunda, planın alev almasına veya sel tarafından süpürülmesine izin vermeyin. Gerektiğinde erişimi kolaylaştırmak için plan dosya depolama alanınızı gizli tutmayın.
- Plan dosyasını ve kopyalarını, gerektiğinde en kısa sürede kullanılabilecekleri şekilde birkaç yerde saklayın.
- Planın bir kopyasını orijinalinden farklı yerlerde saklayın. Lütfen bazı yetkili kişilere ona nasıl erişeceklerini söyleyin.
Adım 4. İncelemeleri yürütmek için düzenli bir program oluşturun
Planın hazırlanmasının altında yatan varsayımların artık geçerli olmaması için değişiklikler her zaman gerçekleşir. Risk, planın hazırlandığı zamandan daha büyük olabilir.
- Planları hazırlarken ve ayarlarken birkaç kişiyi dahil edin. Örneğin: yeni çalışanlardan farklı bir bakış açısıyla girdi sağlamalarını veya iyileştirmeler yapmalarını isteyin.
- Planı hazırlarken kullanılan tüm varsayımları mevcut verilerle karşılaştırın veya üçüncü taraf kontrolünden geçirin. Bilgisayarınızdaki yedekleme sistemi düşündüğünüzden daha az veri depolayabilir.
İpuçları
- Acil durum planının önemini göz ardı etmeyin, böylece bir tane oluşturmamış olursunuz!
- Çeşitli senaryolarda acil durum planları geliştirin.
- Bir komite oluşturarak ve bir başkan atayarak planlamaya başlayın. Her departmanın kendi planlarını geliştirebilmesi için becerilere, araçlara ve bilgiye sahip kişileri seçin.
- Kaçırılan şeyleri bulmak için hazırlanan planları tekrar okuyun.
