E-posta yazmanın iletişim kurmanın en kolay yolu olduğunu kim söylüyor? Aslında, e-posta yazmanın da etiği vardır. Diğer bir deyişle, sınıf arkadaşlarına ve öğretim görevlilerine yönelik e-postalardaki dil tarzı elbette ayırt edilmelidir, çünkü özellikle örgün eğitim potansiyel profesyonel kariyerlere açılan kapıdır. Bu nedenle, içinde meydana gelen tüm etkileşimler, e-posta gönderirken de dahil olmak üzere profesyonelce yapılmalıdır. Örneğin, e-postalar her zaman akademik e-posta adresinizle gönderilmeli ve her zaman resmi bir selamlama ile açılmalıdır. Etkileşime resmi bir iş mektubu gibi davranın. Yani, amacınızı açık, özlü ve net bir şekilde iletin ve iyi bir dilbilgisi kullanın!
Adım
Bölüm 1/3: Olumlu Bir İzlenim Yaratmak
Adım 1. Sorularınızın yanıtlarını bulmak için kurs müfredatını okuyun
Genel olarak sorularınız ders sürecinin başında öğretim üyesi tarafından sağlanan materyalde cevaplanmıştır. Sonuç olarak, profesörünüze sormakta ısrar etmek, yalnızca ciddi olmayan bir öğrenci gibi görünmenize neden olur ve ayrıca e-postanızın içeriğinin değerli zamanını alması öğretim görevlisini rahatsız edebilir.
- Kurs müfredatı genellikle ödevler, ödev teslimi için son tarihler, sınıf içi politikalar ve ödev formatları ile ilgili bilgileri içerecektir.
- Öğretim üyesi sadece bir okuma listesi veriyorsa, ders programında açıklanmayan materyalleri istemek için bir e-posta göndermekte yanlış bir şey yoktur.
Adım 2. Akademik e-posta adresinizi kullanın
Muhtemelen profesörünüz her gün düzinelerce e-posta alacaktır. Bu nedenle, e-postaların otomatik olarak spam kutusuna düşmemesi için akademik bir e-posta adresi kullanmalısınız. Ek olarak, akademik bir e-posta adresiyle bir e-posta göndermek çok daha profesyonel görünecek ve özellikle akademik e-posta adresleri genellikle öğrencinin tam adını içereceğinden, öğretim görevlilerinin gönderenin adını net bir şekilde belirlemelerine yardımcı olacaktır.
Adım 3. Temsili bir konu ekleyin
Başka bir deyişle, e-postanızın içeriğinin öğretim görevlisi tarafından yalnızca konuyu okusa bile bilindiğinden emin olun. E-postanızın amacını en başından bilmek, eğitmeninizin onu okumak ve yanıtlamak için doğru zamanı ayırmasına yardımcı olacaktır. Bu nedenle, her zaman açık ve özlü bir e-posta konusu ekleyin!
Örneğin, “Son Ödevler Hakkında Sorular” veya “Son Makaleler” yazabilirsiniz
Adım 4. Öğretim üyesinin adını ve unvanını belirterek e-postayı başlatın
Dilekleriniz ne kadar önemli olursa olsun, benzer bir resmi mektup yazarken yaptığınız gibi, e-postanıza her zaman resmi bir selamlama ile başlayın. Örneğin, e-postayı "Sevgili" yazarak başlatın. Dr. Jones” ve ardından virgül gelir. Öğretim üyesinin tercihlerine uygun bir takma ad kullanmayı unutmayın, tamam!
- Söz konusu öğretim görevlisinin doktora derecesi aldığından emin değilseniz, ona “Bay Jones” diye hitap etmeniz yeterlidir.
- İkiniz sık kişisel etkileşimleriniz varsa, “Merhaba, Efendim/Dr. Jones."
Bölüm 2/3: E-posta İçeriği Oluşturma
Adım 1. Kendinizi açıkça tanımlayın
Söz konusu öğretim görevlisi sadece size öğretmediğinden, muhtemelen size kimliğinizin hatırlatılmasına ihtiyaç duyacaktır. Bu nedenle, e-postaya her zaman adınızı, sizi bir araya getiren kursun adını ve "öğleden sonra pazarlama dersi" gibi ders saatlerini belirterek başlayın.
Adım 2. Noktanıza odaklanın
Unutmayın, öğretim görevlileri çok meşgul insanlardır. Bu nedenle, önemsiz şeyler üzerinde çok fazla zaman harcamamak için e-postanızın içeriğinin kıvrımlı olmadığından emin olun. Konuyu kısa, net ve net bir şekilde anlatın ve önemsiz veya alakasız ayrıntılardan kaçının.
Örneğin, bir ödevle ilgili sorunuz varsa, açıkça söyleyin: “Geçen Perşembe günü verdiğiniz ödevle ilgili size sormak istediğim bir şey var. Görev aslında gruplar halinde veya bireysel olarak yapılmalı, değil mi efendim/hanımefendi?”
Adım 3. Tam cümleler yazın
Unutmayın, bu e-postalar Facebook yüklemeleri veya meslektaşlarınıza gönderilen kısa mesajlar değildir! Yani, profesyonelliğinizi göstermek için her zaman tam ve resmi cümleler kullanın.
- Örneğin, "Son dersteki malzeme gerçekten harikaydı efendim/hanımefendi!" yazmayın.
- Bunun yerine, "Öğrettiğiniz ve anlayışımı aydınlatan son materyal için teşekkür ederim" yazmayı deneyin.
Adım 4. Doğru e-posta tonunu kullanın
Bir öğretmenle ilk kez iletişim kurarken profesyonel bir ton ve dil bilgisi kullanmayı unutmayın. Yani, herhangi bir nedenle ifadeleri kullanmayın! Öğretim görevlisine birkaç kez mesaj attıysanız, e-postanızı daha rahat bir tonda da yazmalısınız, özellikle öğretim görevlisi gayri resmi davranan ilk kişiyse (size ifadeler göndermek gibi).
Adım 5. İsteğinizi kibarca sunun
Aslında, pek çok öğrenci hocalarından talepte bulunmayı sever. Yapma, çünkü hiçbir şey elde etmene yardım etmeyecek! Bunun yerine, profesörünüzün kabul edebileceği veya etmeyebileceği bir istek şeklinde niyetlerinizi belirtin.
Örneğin, ödev teslimi için son teslim tarihinin uzatılmasını istiyorsanız, "Büyükannem yakın zamanda vefat etti, bu yüzden lütfen ödev teslim tarihini uzatın, tamam mı?" Yazmayın. "Üzgünüm efendim/hanımefendi, bu hafta benim için çok zor oldu çünkü anneannem yeni vefat etti. Eğer öyleyse, evrakların teslimi için bana ek bir süre verir misiniz?"
Adım 6. Doğru noktalama işaretlerini kullanın
E-posta akranlara yönelikse, e-postanın alıcısı elbette yanlış nokta veya virgül koymakla ilgili bir sorun yaşamayacaktır. Ancak, e-posta bir öğretmen içinse, her noktalama işaretinin doğru yere yerleştirildiğinden emin olun.
Adım 7. Her kelimeyi doğru yazımla yazın
İnternette metin dilinin yaygın olarak kullanılmasına rağmen, asla profesyonel bir e-postada kullanmayın! Başka bir deyişle, her kelimeyi "Bay" yerine "Bay" gibi tam biçiminde yazın. E-postalarınızın daha profesyonel görünmesi için doğru yazımı kullanın!
Yazımı kontrol etmek için bir uygulama veya bilgisayar programı yardımıyla e-postanın içeriğinin doğruluğunu kontrol etmeyi unutmayın
Adım 8. Büyük harfleri doğru şekilde yerleştirin
Özellikle, bazı isim türleri (takma adlar gibi) gibi, cümlelerin başında listelenen kelimeler büyük harfle yazılmalıdır. E-postalara kısa mesaj konuşmaları gibi davranmayın ve her zaman doğru şekilde büyük harf kullandığınızdan emin olun.
Bölüm 3/3: E-postayı Sonlandırma
Adım 1. Öğretmeninizin yapması gereken eylemleri belirtin
Başka bir deyişle, e-postanın sonunda dileğinizin veya isteğinizin açıkça belirtildiğinden emin olun. Örneğin, ondan bir cevap istiyorsanız, bunu söylemeyi unutmayın. Onunla görüşme ihtiyacı hissediyorsanız, bu amacı da iletin.
Adım 2. E-postada kullanılan dil bilgisini yeniden okuyun
Dilbilgisi hatası yapılmadığından emin olmak için e-postayı tarayın. Çoğu zaman, bu işlem düzeltilmesi gereken bir veya iki küçük hatayı tespit etmenize yardımcı olacaktır.
Adım 3. E-postayı öğretmeninizin bakış açısından tekrar okuyun
E-postanızın bir şey talep ediyormuşsunuz gibi gelmediğinden emin olun. Ayrıca niyetlerinizin doğrudan, net bir şekilde iletildiğinden ve daha az önemli olan kişisel bilgilerle renklendirilmediğinden emin olun. Etkisiz olmasının yanı sıra, bu davranış aynı zamanda profesyonelce değildir.
Adım 4. E-postayı resmi bir kapanış selamlaması ile sonlandırın
Tıpkı e-postanızı profesyonel bir selamlama ile başlattığınızda olduğu gibi, e-postayı bitirmek için de aynısını yapın. Örneğin, "Saygılarımızla" veya "Selamlar" gibi resmi bir kapanış selamlaması kullanın ve ardından virgül koyun ve tam adınızla biter.
Adım 5. Bir hafta sonra yeniden e-posta gönderin
E-posta gönderildikten sonra, yanıt için profesörünüzü korkutmaya devam etmeyin. Ancak, e-postanıza bir hafta veya daha uzun bir süredir yanıt gelmediyse, ilk e-postanızı kaçırması ihtimaline karşı aynı e-postayı geri göndermeyi denemek iyi bir fikirdir.
Adım 6. Aldığınız e-posta yanıtına yanıt verin
Söz konusu öğretim üyesinden bir e-posta yanıtı aldıktan sonra, e-postayı doğru bir şekilde aldığınızı göstermek için yanıtlamayı unutmayın. Örneğin, kısa bir teşekkür notu gönderebilir veya gerekirse aynı yazım kurallarıyla daha profesyonel bir yanıt vermek için daha uzun bir yanıt gönderebilirsiniz. Sorununuz veya sorunuz e-posta ile yanıtlanmadıysa, ondan şahsen buluşmasını istemeyi deneyin.
- Örneğin, “Cevap için teşekkürler efendim/hanımefendi. Sınıfta görüşürüz."
- Daha sonra öğretim görevlisi ile görüşme ihtiyacı hissederseniz, “Bu konudaki görüşlerinizi gerçekten takdir ediyorum. Dilerseniz sizinle daha detaylı görüşmek için doğrudan görüşebilir miyim?”
