Dosya depolama sistemi, düzgün bir ofis yönetimini yönetmenin önemli yönlerinden biridir. En iyi dosya depolama sistemi kurulumunu belirleyin, böylece belgeye erişme yetkisi olan herkes, ister başka biri ister kendiniz olsun, ihtiyacınız olan belgeyi kolayca bulabilir. Yetersiz bir sistem, belgelerle uğraşmanızı zorlaştırır, çünkü bunlar çoğu zaman gizlenir veya kaybolur, böylece çalışma tezgahı dosya yığınlarıyla dolar.
Adım
Adım 1. Uygulamak istediğiniz dosya depolama sistemini belirleyin
Hangi sistemi seçerseniz seçin, örneğin buna göre düzenlenmiş her belgeyi nereye kaydedeceğinizi bildiğinizden emin olun:
- Alfabe. Bu sistem en iyi şekilde dosya depolama müşteri, hasta veya müşteri adına göre yapıldığında uygulanır.
- Konu veya kategori. Genel olarak, konuya veya kategoriye göre düzenlenen bir dosya depolama sistemi, düzgün bir şekilde yönetilirse çok faydalıdır, ancak belgeler düzgün bir şekilde düzenlenmezse çok kafa karıştırıcı olabilir.
- Sayı veya kronolojik. Bu seçenek, belge bir satın alma faturası veya ödeme makbuzu gibi serileştirilmiş veya tarihliyse en iyisidir.
Adım 2. Dosya çekmecesinde asılı bir klasör oluşturun
Manila karton klasörünü koymak için bir yer işlevi gördüğünden, asılı klasörün çekmeceden çıkarılması gerekmez. Bu klasör, asılı klasöre dahil edilecek ve gerekirse alınacaktır.
Adım 3. Belgeleri kategoriye göre yığınlara ayırın
Belge yığını 3-4 cm'ye ulaştığında alt kategorilere ayırın. Birden çok ince belge yığını birleştirilebilir ve ardından yeni bir kategori adı tanımlanabilir. Belgeleri sıralamanızı kolaylaştıran bir ad seçin.
Adım 4. Her yığını bir manila karton klasörüne koyun ve net bir şekilde etiketleyin
Daha düzenli bir görünüm için, etiketlerin sıraya dizilmesi yerine ortada yazılabileceği bir yer sağlayan bir klasör kullanın.
Adım 5. Manila karton klasörünü asma klasöründe saklayın
İnce belge yığınlarını saklamak için normal bir asılı klasör kullanabilirsiniz. Bununla birlikte, kalın belge yığınlarını veya alt kategorilere ayrılmış belgeleri depolamak için kare tabanlı bir asılı klasör kullanın. Bu durumda dosyalar istenildiği gibi sıralanabilir ancak en sık kullanılan sıralama alfabetiktir.
Adım 6. Asılı klasörü, manila karton klasöründe listelenen etikete göre etiketleyin
Klasörlerin önden arkaya değil soldan sağa doğru yerleştirilmesi için klasörü dosya dolabına dikey konumda yerleştirmeniz gerekmedikçe, plastik etiketi klasörün en soluna yerleştirin. Bu durumda plastik etiketi sağ tarafa yerleştirin.
Adım 7. Etiketli klasörler halinde gruplanamayan belgeler varsa klasörler ekleyebilmeniz için asılı klasörler ve yedek manila karton klasörleri hazırlayın
Klasöre çok fazla veya çok az belge yüklemeyin. Klasör etiketlerini değiştirmeniz gerekip gerekmediğini düşünün ve belgelerin yeni kategoriler halinde gruplandırılması gerektiğinden yeniden sıralama yapın.
Adım 8. Yıl sonunda, dosya dolabından tüm klasörleri çıkarın, yeni manila karton klasörlerini kategoriye göre etiketleyin ve ardından asılan klasörlere geri koyun
Halihazırda mevcut olan klasörlerde birleştirilmesi gereken belgeler olup olmadığını görmek için tüm dosyaları kontrol edin ve ardından diğer belgeleri arşiv olarak kaydedin.
İpuçları
Renkli etiketler yapmak istiyorsanız, bunları bir bilgisayar kullanarak yazdırın veya klasörü daha çekici hale getirmek için başka bir yöntem kullanın. Ancak, yeni bir klasör eklemek gibi değişiklikler yapmanız gerektiğinde, renk seçmek zor olduğu veya elle etiketlemek zorunda kalacağınız için kafanız karışabilir. Bu nedenle, basit bir yöntem kullanın
Uyarı
- Belirli kategorilerde gruplanamayan belgeler için çeşitli kategoriler oluşturmayın, çünkü bu yöntem belgelerin yığılmaya devam etmesine neden olur.
- Dosya depolama sistemini belirledikten sonra, belgeleri düzenli olarak yönetmeyi alışkanlık haline getirin. Dosyaları her gün masanıza kaydetmek için zaman ayırın. Belgeleri büyük bir sepete koymaya kalkışmayın çünkü sepet hızla dolacak ve yeni bir dosya yığını haline gelecektir.
