Kullanıcı kılavuzu, bir prosedür veya bir şeyin kullanımı hakkında talimatlar sağlayan kağıt veya elektronik formatta (PDF veya XPS) bir kılavuzdur. "Kullanım kılavuzları" genellikle bilgisayar uygulama kılavuzlarıyla ilişkilendirilse de, bilgisayar ve televizyonlar, müzik setleri, telefon sistemleri, MP3 çalarlar ve ev ve bahçe ekipmanları gibi diğer elektronik cihazlarla birlikte kullanım kılavuzları da sağlanır. İyi bir kullanım kılavuzu, kullanıcıları ürün özellikleri konusunda eğitirken onlara bu özelliklerin nasıl etkin bir şekilde kullanılacağını öğretir. Kullanım kılavuzu, okunması ve referans alınması kolay olacak şekilde yapılandırılmıştır. Etkili içerik geliştirirken ve kullanıcı kılavuzu düzenleri tasarlarken göz önünde bulundurmanız gereken bazı adımlar şunlardır.
Adım
Bölüm 1/3: Uygun Bir Kullanıcı Kılavuzu Oluşturma
Adım 1. Kılavuzu kimin kullanacağına karar verin
İyi bir kullanım kılavuzu yazmak için, yazılı bir profil oluşturarak resmi olarak veya kullanıcı özellikleri hakkında makul varsayımlarda bulunmak için zaman ayırarak gayri resmi olarak bir kullanıcı profili geliştirmeniz gerekir. Bu tür profiller, bir kullanıcı kılavuzu yazma ekibinin parçası olduğunuzda ve amaçlanan ürün üzerinde konseptten nihai forma kadar çalışırken faydalıdır. Bir kullanıcı profili oluştururken aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurun:
- Kullanıcının konumu, örneğin evde, ofiste, uzak bir işyerinde veya arabada kılavuzu kullanacaktır. Bu faktör sadece içeriği değil aynı zamanda kılavuzun benimseyeceği yazı stilini de belirler.
- Kullanıcı kılavuzu nasıl kullanacaktır. Nadiren kullanıyorlarsa veya yalnızca bilgi bulmak için ihtiyaç duyuyorlarsa, kılavuzun bir referans belge biçiminde yapılması en iyisidir. Öte yandan, kullanıcı başlangıçta düzenli olarak kullanacaksa, referans bölümüne bir “Nasıl Başlanır” bölümü ve ürünün gerçekleştireceği en yaygın işlevlere ilişkin talimatlar eşlik etmelidir.
- Kullanıcının ürün veya benzeri bir ürünle ne kadar deneyime sahip olduğu. Ürün yeniyse veya benzer ürünlerden çok farklıysa, diğerlerinden nasıl farklı olduğuna dair bir açıklama ve nasıl kullanılacağına ilişkin talimatlar eklemelisiniz. Ürün, bir bilgisayar uygulaması gibi kullanıcıların sıklıkla zorlandığı bir şeyle ilgileniyorsa, uygun bilgileri ve ayrıntıları anlaşılır bir şekilde sağlamanız gerekir.
Adım 2. Kullanıcının anlayabileceği şekilde ihtiyaçlarına uygun bir kılavuz oluşturun
Kullanıcılar teknik açıdan bilgili kişiler değilse, yüksek düzeyde teknik dilden kaçınmak ve açık ve basit açıklamalar sağlamak muhtemelen en iyisidir. Metin ayrıca kullanıcının düşünme biçimine benzer şekilde düzenlenmelidir. Ürün özelliklerini işleve göre gruplandırmak, genellikle en sık kullanılan özelliklere göre daha mantıklıdır.
Bazen teknik terimlerin kullanılması kaçınılmazdır, örneğin pasta grafikler ve daha yaygın çubuk grafiklerle birlikte Fibonacci grafiklerini içeren grafik uygulamaları için. Böyle bir durumda, terimleri tanımlayıp bilgi verirseniz daha iyi olur, örneğin Fibonacci grafiğinin ne olduğu ve finansal analizde nasıl kullanıldığına dair bir açıklama
Adım 3. Kullanıcının çözmeye çalıştığı sorunu tanımlayın, ardından bu soruna bir çözüm sağlayın
Bir ürünün reklamını yaparken ortak sorunlara çözüm olarak özellikler sunmak iyidir, ancak bir müşteri ürüne sahip olduğunda, onu nasıl kullanacağını anlaması gerekir. Kullanıcının karşılaşacağı sorunu tanımlayın, bunu kullanım kılavuzunda açıklayın ve ardından çözümüne yönelik talimatlar izleyin.
Sorun karmaşıksa, daha küçük parçalara bölün. Her bölümü, nasıl çözüleceğine veya nasıl başa çıkılacağına ilişkin talimatlarla birlikte yazın, ardından sırayla birbirinizi izleyin. Bilgileri bu şekilde parçalamak, kümeleme veya bölme yöntemi olarak bilinir
Bölüm 2/3: Kullanıcı Kılavuzu Bileşenleri
Adım 1. Uygun bir kapak ve başlık sayfası oluşturun
Referans kartından daha fazla olan herhangi bir kullanıcı kılavuzu için bir kapağa ve katlanmış bir kağıt yaprağından (4 sayfa veya daha fazla uzunlukta) fazlasını içeren bir kılavuz için bir başlık sayfasına ihtiyacınız olacaktır.
- Kılavuz telif hakkıyla korunuyorsa, telif hakkı bildirimi, başlık sayfasının yanı sıra ön ve arka kapaklara da eklenmelidir.
- Kılavuzun ve bununla ilişkili ürünlerin kullanımına ilişkin hüküm ve koşullar varsa, lütfen bunları ön kapağın iç kısmına ekleyin.
Adım 2. Giriş bölümünde ilgili belgeye bir referans koyun
Birden fazla kullanım kılavuzu varsa, lütfen burada doğru sürüm numarasıyla birlikte başka bir belgeye başvurun. Önsöz, varsa “Bu Kılavuz Nasıl Kullanılır” bölümünün de yazılacağı yerdir.
Adım 3. Kılavuz 10 sayfadan uzunsa bir içindekiler tablosu ekleyin
Adım 4. Talimatları/prosedürleri ve referans materyallerini kılavuzun gövdesine yerleştirin
Çoğu durumda, hem prosedür hem de referans materyalin her birinin kendi bölümü olmalıdır. Ancak, kullanıcılara bir bölümdeki belirli içeriğe başvurmalarını ve onu diğer bölümlerden ayırmalarını söyleyebilirsiniz. Bu sayede kullanıcı aradığı bilgiyi hızlı bir şekilde bulabilir.
- Prosedürler, kılavuzdaki talimatlar boyunca tutarlı bir yapıda yazılmalıdır. Ürünün işlevselliğine genel bir bakışla başlayın, ardından kullanıcının ne yapması gerektiğini ve hangi sonuçları alacağını veya göreceğini açıklayın. Adımlar numaralandırılmalı ve bu makalenin her bölümünde adımlar nasıl yazıldığı gibi bir eylem fiiliyle başlamalıdır.
- Referans materyali, kontrol listelerini, sorun giderme ipuçlarını ve sık sorulan soruları içerebilir. Kılavuzun sonuna bir sözlük ve dizin eklenebilir, ancak başında sık kullanılan terimler sözlüğü sağlanabilir. Kılavuzda 20'den az sayfa varsa dizin atlanabilir.
Adım 5. Metni desteklemek için grafik görüntüleri gerektiği gibi kullanın
Grafik görüntüler veya ekran görüntüleri, özellikle kullanıcıların adımları doğru bir şekilde takip ettiklerinden emin olmak için görsel onaya ihtiyaç duyduğu karmaşık prosedürlerde, bir kılavuzdaki belirli noktaları metinden daha iyi gösterebilir. Grafik çizimler, bilgisayar destekli çizim (CAD) veya grafik düzenleme uygulamaları, dijital kamera ve fotoğraf işleme uygulamaları kullanılarak oluşturulabilir veya ekran görüntüleri kullanmak istiyorsanız, bilgisayarınızda yerleşik olarak bulunan ekran görüntüsü özelliklerini veya ekran yakalama özelliklerine sahip bir grafik programını kullanın.
- Bir grafik görüntü oluşturduğunuzda, onu bir kelime işlemci veya masaüstü yayıncılık uygulamasında kullanabilmeniz için sıkıştırılmış bir biçimde kaydedin. Ayrıca, sayfaya daha iyi sığdırmak için resmin boyutunu küçültmeniz gerekir, ancak yine de kullanıcıya tam ayrıntı sağlarsınız. (Gerekirse, orijinal görüntüyü bölümlere ayırabilir ve ilgili bölümleri destekleyici metinle birlikte gösterebilirsiniz).
- Prosedürde birden çok grafik görüntü kullanıyorsanız, görüntülerin aynı uzunluk ve genişlik boyutlarında veya orijinal görüntünün boyutuyla orantılı olarak tutarlı bir boyutta oluşturulduğundan emin olun. Bu şekilde, görüntü kullanıcılar için daha çekici görünecektir. Aynı şey bir bilgisayardan ekran görüntüsü alırken de geçerlidir; fotoğraf çekerken bilgisayarın standart renk şemasını gösterdiğinden emin olun, aksi takdirde sihirbaz renkli bir ekran görüntüsü görüntüler.
- Photoshop ve Paint Shop Pro gibi görüntü düzenleme uygulamalarının iyi görüntü yakalama yetenekleri olsa da, Snagit gibi ekran görüntüsü almaya adanmış programlar, ekran görüntülerini kolayca değiştirme, kataloglama ve açıklama ekleme olanağı da sunar.
Bölüm 3/3: Kullanımı Kolay Bir Kullanıcı Kılavuzu Tasarlama
Adım 1. Okunması kolay bazı yazı tipleri seçin
Bir bilgisayar bir dizi yazı tipini destekleyebilmesine rağmen, bir kullanım kılavuzu oluşturmanın amacının okunması kolaydır. Birden çok eşleşen yazı tipi seçmek, bu hedefe ulaşmanın en iyi yoludur. Yazı tipleri iki türe ayrılabilir: serif ve sans serif.
- Serif yazı tiplerinde, harfleri oluşturan ana satırların sonunda küçük dekoratif çizgiler bulunur. Serif yazı tipleri Times New Roman, Baskerville ve Book Antiqua'dır. Serif yazı tipleri, baskı kılavuzları için ana gövdede 10-12 boyutlarında görüntülenen çoğu metin için mükemmeldir.
- Sans serif yazı tipleri, süslemeler olmadan yalnızca harfleri oluşturan satırları içerir. Sans serif grubuna ait yazı tipleri Arial, Calibri ve Century Gothic'tir. Sans serif yazı tipleri, PDF dosyalarında veya çevrimiçi kılavuzlarda 8 ila 10 arasındaki çoğu metin boyutu için kullanılabilir, ancak süslenmemiş olmaları 12 veya daha büyük yazı tiplerinde görüntülenen cümlelerin okunmasını daha zor hale getirir. Bununla birlikte, yazı tipleri, daha büyük boyutlarda başlıkları ve başlıkları görüntülemek için etkin bir şekilde kullanılabilir ve daha küçük boyutlarda, sütun ve tablolardaki dipnotlar ve sayılar için mükemmeldir.
- Genel olarak, rehberiniz için Arial veya Times New Roman gibi basit bir yazı tipi seçmek en iyisidir, ancak bir fantezi veya bilim kurgu ortamında geçen bir video oyunu için bir kılavuz yazıyorsanız, alıntılar veya başlıklar için dekoratif bir yazı tipi kullanabilirsiniz.. (Alıntı durumunda, genellikle basit bir yazı tipi kullanabilir ve alıntının tamamını italik olarak görüntüleyebilirsiniz).
- Hangi yazı tiplerinin kullanılacağına karar verdikten sonra, kağıt üzerinde iyi göründüklerini doğrulamak için örnek sayfalar oluşturun. Ayrıca, yazma işlemine devam etmeden önce kılavuzun görüntülenmesi için onay vermekten sorumlu kişiye bu örnek sayfayı göstermelisiniz.
Adım 2. Düzeni düşünün
Kılavuz için bir yazı tipi seçtikten sonra, içeriği sayfanın üstünde nasıl yapılandıracağınıza karar vermeniz gerekir.
- Genel olarak, belge başlığını veya bölüm başlığını, belki de sayfanın solundaki kılavuz başlıklarını ve sayfanın sağındaki bölüm başlıklarını kullanarak muhtemelen üstbilgi veya altbilgiye yerleştirmelisiniz. Sayfa numarasını üstbilgiye veya altbilgiye, dışa (üstbilgi veya altbilgi) veya ortalanmış (yalnızca altbilgiye) yerleştirmelisiniz. Ayrıca sayfa numarasını altbilginin ortasına ve sonraki sayfayı üstbilginin dış köşesine yerleştirerek her bölümün veya bölümün ilk sayfasını diğer sayfalardan ayırmanız gerekebilir.
- Ekleme metnini, metnin geri kalanından ayırt etmek için renkli bir kutunun veya bir blok kutunun içine koymanız gerekebilir. Metnin okunmasını zorlaştırmaması için bir renk veya engelleme düzeyi seçtiğinizden emin olun.
- Kenarlarda ciltlenecek fazladan boşluk olacak şekilde her tarafta oldukça geniş bir kenar boşluğu bırakın.
Adım 3. Kullanım kılavuzu için birim türünü düşünün
Kılavuz 4 sayfadan uzun ise sayfalar belirli bir şekilde ciltlenmelidir. Dahili belgeler sayfanın köşesinden bir zımba ile zımbalanabilse de, ürünle birlikte gelen harici kullanım kılavuzu genellikle aşağıdaki 3 yöntemden biri kullanılarak zımbalanır:
- 21 x 27,5 cm, 21 x 35 cm veya 27,5 x 42,5 cm katlanmış kağıda yazdırılan kılavuzlar için yandan zımbalama yöntemi (zımba ile sayfanın kenarlarına kenetlenir). 48 veya daha az sayfalık en ucuz kılavuzlar bu şekilde ciltlenmiştir.
- Sırt dikişi yöntemi (sayfanın kenarına dikilmiştir), bazı daha uzun kılavuzlar bu şekilde ciltlenmiş olsa da, otomobiller dışındaki ürünlerle birlikte verilen kılavuzlardan ziyade üçüncü taraf referans kılavuzları için daha sık kullanılır. (Paint Shop Pro Kılavuzu, JASC Software tarafından üretilmeye devam ederken orijinal olarak bir tel dikiş kılavuzu içeriyordu).
- Spiral ciltleme, dış mekan gibi daha zorlu ortamlarda kullanılan kılavuzlar için en uygunudur (bu durumda yandan zımbalama ve tel dikiş yöntemleri sayfaların kaymasına neden olacak kadar güçlü değildir). Bazı spiral ciltli kılavuzlarda, ıslandığında veya çamura maruz kaldığında zarar görmelerini önlemek için plastikle lamine edilmiş sayfalar da olabilir.
Adım 4. Rehberlik için bir şablon belge oluşturun
Birçok kelime işlem ve masaüstü yayıncılık uygulaması, kullanıcı kılavuzları için şablon belgeler oluşturma seçeneği sunar. Böylece, siz yazarken metin, sihirbazın üzerinde çalıştığınız bölümü için seçtiğiniz yazı tipiyle otomatik olarak görünecektir. (Aslında bu makale orijinal olarak bir Microsoft Word şablonu kullanılarak yazılmıştır). Bu programların çoğu aynı zamanda gerektiğinde değiştirebileceğiniz standart bir şablon seti içerir, böylece sıfırdan kendinizinkini oluşturmak zorunda kalmazsınız.
