Ofisten bir süreliğine ayrılmanız gerekiyorsa veya tatile gitmeyi planlıyorsanız, insanların size uzakta olduğunuzu e-posta ile göndermelerine izin vermek isteyebilirsiniz. Bir Exchange hesabınız varsa, Outlook yerleşik işlevlerle birlikte gelir. Bir Exchange hesabınız yoksa, birkaç kural oluşturarak e-postaları otomatik olarak yanıtlayabilirsiniz. Exchange hesabınız olsun ya da olmasın, otomatik yanıtlarınızı ayarlamak için bu kılavuzu izleyin.
Adım
Yöntem 1/4: Outlook 2010/2013
Adım 1. Otomatik yanıtları etkinleştirin
Bir Exchange klasörü seçin. Mesaj deponuzdan klasörü seçin. Otomatik Yanıtlar seçeneğini görmek için bir Exchange klasörü seçmelisiniz. Otomatik Yanıtlar (Ofis Dışında) menüsünü açın. Bu menüyü Dosya sekmesine tıklayarak ve ardından Bilgi sekmesini seçerek bulabilirsiniz.
Adım 2. Yanıtınızı yapılandırın
Otomatik Yanıtlar menüsünde, Otomatik Yanıt Gönder yazan kutuyu işaretleyin. Kutuyu işaretleyerek ve saat ve tarih aralığını ayarlayarak asistanın aktif zamanını ayarlayabilirsiniz.
Adım 3. Cevabınızı yazın
Değişim sunucunuzdan gönderilen e-postalar için Kuruluşumun İçinde sekmesini kullanın. Diğer kişilerden alınan e-postalara yanıt vermek için Kuruluşum Dışında sekmesini kullanın. Cevabınızdan memnun kaldığınızda, Tamam'ı tıklayın.
Adım 4. Otomatik Yanıtları Devre Dışı Bırakın
Otomatik yanıtınız için bir tarih aralığı belirlerseniz, tarih aralığı bittiğinde asistan otomatik olarak sona erer. Bir tarih aralığı belirlemezseniz, Otomatik Yanıtlar menüsünü açıp “Otomatik yanıt gönderme”yi seçene kadar bu devam eder.
Yöntem 2/4: Outlook 2007
Adım 1. Office Assistant'ı etkinleştirin
Araçlar sekmesini tıklayın. Araçlar menüsünde İşyeri Dışı Yardımcısı'nı seçin. "Ofis Dışına Otomatik Yanıt Gönder" yazan kutuyu işaretleyin. Kutuyu işaretleyerek ve saat ve tarih aralığını ayarlayarak asistanın aktif zamanını ayarlayabilirsiniz.
Adım 2. Cevabınızı yazın
Değişim sunucunuzdan gönderilen e-postalar için Kuruluşumun İçinde sekmesini kullanın. Diğer kişilerden alınan e-postalara yanıt vermek için Kuruluşum Dışında sekmesini kullanın. Cevabınızdan memnun kaldığınızda, Tamam'ı tıklayın.
Adım 3. Ofis Dışında Yardımcısı'nı devre dışı bırakın
Otomatik yanıtınız için bir tarih aralığı belirlerseniz, tarih aralığı bittiğinde asistan otomatik olarak sona erer. Bir tarih aralığı belirlemezseniz, Otomatik Yanıtlar menüsünü açıp “Otomatik yanıt gönderme”yi seçene kadar bu devam eder.
Yöntem 3/4: Outlook 2003
Adım 1. Office Assistant'ı etkinleştirin
Araçlar menüsünde İşyeri Dışı Yardımcısı'nı seçin. "Şu anda Ofis Dışındayım" yazan kutuyu işaretleyin.
Adım 2. Cevabınızı yazın
“Aşağıdaki metni içeren her gönderene yalnızca bir kez Otomatik Yanıtla:” etiketli kutuya, e-posta yanıtı olarak kullanmak istediğiniz yanıtı girin.
Adım 3. Kuralları ekleyin
Asistanınıza, belirli gönderenlerden diğer alıcılara mesaj iletmek gibi kurallar ekleyebilirsiniz. Tanımladığınız kuralı yapılandırmak için Kural Ekle… düğmesine tıklayın. Örneğin, siz yokken önemli e-postaların kaçırılmaması için belirli bir istemciden iş arkadaşlarınıza e-posta iletecek bir kural oluşturabilirsiniz.
Adım 4. Ofis Dışında Yardımcısı'nı devre dışı bırakın
İşyeri Dışında Yardımcısı, Otomatik Yanıtlar menüsünü açıp "İş Yeri Dışında otomatik yanıtları gönderme"yi seçene kadar devam eder.
Yöntem 4/4: Exchange Hesabı Olmadan Otomatik Yanıt Gönderme
Adım 1. Bir şablon oluşturun
Bir Exchange hesabı olmadan Otomatik Yanıt seçeneği kullanılamaz. Ancak yine de bir şablon ve bazı kurallar kullanarak otomatik yanıtlar ayarlamak mümkündür. Yeni bir e-posta oluşturarak başlayın. Bu, otomatik yanıtınız için şablon olacaktır.
- Durumu kısaca açıklayan bir Konu seçin. Örneğin, “Ofis dışında olana kadar”. Alıcıların aldıklarının otomatik yanıt olduğunu hemen anlamaları için Konu bölümüne " otomatik yanıt " kelimelerini de yazabilirsiniz.
- Kısa bir mesaj yazın. E-postanın gövdesine, onu alan herkese uygulanabilecek genel bir mesaj yazın. Alıcıya sizinle veya iletişim kurabilecekleri başka biriyle nasıl iletişim kuracağını söyleyin.
Adım 2. Şablonunuzu kaydedin
Mesajdan memnun kaldığınızda, Farklı Kaydet'i tıklayın… "Farklı kaydet türü" açılır menüsünde Outlook Şablonu'nu seçin. Bu, dosyayı Outlook'a yüklenen bir şablon olarak kaydeder.
Adım 3. Bir kural oluşturun
Otomatik yanıtın düzgün çalışması için süreci otomatikleştirecek bazı kurallar tanımlamanız gerekir. Office 2003/2007'de Araçlar menüsüne tıklayın ve Kurallar ve Uyarılar 'ı seçin. Office 2010/2013'te Dosya sekmesine tıklayın, Bilgi'yi seçin ve ardından Kurallar ve Uyarılar'a tıklayın. Bu, E-Posta Kuralları menüsünü açacaktır.
- Yeni Kural düğmesini tıklayın. Bir şablon seçmeniz istenecektir. “Boş bir kuraldan başla” bölümünden “Mesajlar geldiğinde kontrol et”i seçin. Sonrakine tıkla.
- Hangi mesajı yanıtlayacağınıza karar verin. Gelen kutunuza gelen her mesajı yanıtlamak istiyorsanız, “Kime kutusunda adımın nerede olduğu” kutusunu işaretleyin. E-postanın konusu veya gövdesinde belirli kelimelerle belirli bir teslimat veya e-posta belirleyerek bunu daraltabilirsiniz. Seçiminizi yaptıktan sonra İleri'ye tıklayın.
- Şablonunuzu yükleyin. Daha önce oluşturduğunuz mesajı yüklemek için bir sonraki pencerede "belirli bir şablonu kullanarak yanıtla" kutusunu seçin. "Belirli bir şablon" için açıklama kutusundaki bağlantıya tıklayın. Bu, şablonu nereye kaydedeceğinizi soran bir iletişim kutusu açacaktır. "Dosya Sisteminde Kullanıcı Şablonları"nı seçin. Daha önce oluşturduğunuz mesajı açın.
- İstisnalarınızı belirleyin. Şablon yüklendikten sonra, belirli alıcılar veya belirli mesaj türleri gibi yanıtların gönderilmesini istemiyorsanız örnekleri belirtebilirsiniz. Seçiminizi yaptıktan sonra İleri'ye tıklayın.
- Kuralınıza bir ad verin. Bitirmeden önce kuralınıza bir ad atamanız gerekir. Gelecekte kuralı hızla devre dışı bırakabilmeniz için hatırlaması kolay bir şey kullanın. Kuralı etkinleştirmek için "Bu kuralı aç" kutusunu işaretleyin ve ardından Bitir'i tıklayın.
Adım 4. Kuralı devre dışı bırakın
İşe döndüğünüzde, Kurallar ve Uyarılar menüsünü yeniden açarak kuralı devre dışı bırakabilirsiniz. Etkin kurallar listenizden oluşturduğunuz İşyeri Dışında kuralını seçin ve ardından Sil düğmesini tıklayın.
İpuçları
- Bir kuruluş genellikle şirketiniz olarak tanımlanır ve e-posta sisteminizde Exchange Server hesapları olan kişileri içerir.
- Araçlar menüsü ana Outlook penceresinde görünür. Ana pencere, Outlook'u başlattığınızda görünen pencereyle aynıdır ve Dosya, Düzenle, Görünüm, Git, Araçlar, Eylemler ve Yardım menülerini içerir. E-posta mesajları, kişiler veya görevler gibi öğeleri oluşturmak veya görüntülemek için kullandığınız pencerede Araçlar menüsü yoktur.
- Kuruluşumun dışındaki kişilere otomatik yeniden oynat kutusunu işaretlerseniz, sekme adının yanında Kuruluşum Dışında sekmesi görüntülenir (Açık).
- Kişi, Exchange Sunucusu Kişiler klasörünüzde olmalıdır. Kişi yalnızca kişisel klasörler (.pst) dosyasının parçası olan bir klasördeyse, otomatik yanıt mesajı gönderilmez.
